Escrevendo para negócios

O objetivo da redação de negócios é transmitir informações a outra pessoa ou solicitar informações delas. Para ser eficaz, escrita para os negócios, você deve estar completo, conciso e preciso. Seu texto deve ser escrito de tal maneira que o leitor poderá entender facilmente o que você está dizendo ou perguntando a eles.

Muita escrita para negócios é desleixada, mal escrita, desorganizada, repleta de jargão e incompleta. Muitas vezes é muito longo ou muito curto. Todos esses atributos contribuem para a redação de negócios ineficaz.

Esteja você escrevendo uma proposta de vendas, um email para seu chefe ou um manual de instruções para um pacote de software, existem certas etapas que você deve seguir para ser eficaz. Siga estas cinco etapas:

1. Organize seu material
2. Considere seu público
3. Anote seus pensamentos
4. Revise seu material
5. Edite seu material

Organização é fundamental

Se você não organizar seu material, ele não fluirá bem e não fará sentido. Escrever pode ser simples ou complicado. Ao escrever um e -mail anunciando uma reunião da equipe, isso é tão simples quanto coletar seus pensamentos. Por outro lado, você provavelmente precisará desenvolver um contorno complexo antes do material acabado se estiver escrevendo os resultados de um estudo farmacêutico inovador. Qualquer que seja a tarefa, sem um nível apropriado de organização (mesmo organizando seus pensamentos), você não pode incluir tudo o que precisa ou deixa de dar destaque aos tópicos mais importantes. Omissões ou foco incorreto deixarão sua empresa escrever menos clara.

Conheça seu público

Antes de começar a escrever, pense no seu público -alvo pretendido. Por exemplo, uma apresentação sobre o novo programa 401 (k) da sua empresa pode ter o mesmo esboço quando dado ao seu CFO e aos funcionários, mas o nível de detalhes que você incluirá variará. Você também precisa considerar o tom. Um e -mail rápido para sua equipe, lembrando -o da empresa anual Picknick, não terá o mesmo tom que sua missiva sobre o relatório anual da sua empresa.

Além disso, lembre -se de que você se comunicará com mais eficácia ao seu público se você se concentrar no que deseja que eles ouçam, e não no que você vai dizer.

Uma palavra sobre boa escrita

Bons escritores têm diferentes estilos de escrita. Alguns preferem escrever tudo e depois voltar e editar. Outros preferem editar à medida que avançam. Às vezes, seu estilo preferido varia dependendo do que eles estão escrevendo.

Enquanto você escreve (ou quando você edita), esteja ciente do comprimento. Você deve usar palavras suficientes para deixar seu significado claro, mas não use palavras desnecessárias apenas para torná -lo florido. A escrita de negócios precisa ser clara e concisa, não detalhada e florida. Lembre -se, ninguém no negócio tem tempo para ler mais do que o necessário.

Por outro lado, não faça sua peça muito curta. Você deve escrever o suficiente para que seu significado seja claro e não seja mal compreendido. Imagine se um equipamento em um armazém fosse rotulado como "usado mas bom."Não estaria claro se isso significava que o equipamento havia sido muito usado ou que o equipamento não era mais novo, mas ainda funcional. Algumas palavras adicionais teriam deixado o significado claro. Além disso, evite usar jargões ou abreviações, porque eles podem significar coisas diferentes para leitores diferentes.

Revisão e edição

Independentemente do seu estilo de escrita, todos os escritores precisam revisar e editar todo o material escrito, até e -mails. Depois de terminar de escrever, revise seu trabalho. Você pode então precisar editá -lo. A revisão está relendo o que você escreveu para garantir que todas as palavras em sua cabeça o fizessem corretamente no papel. Porque nosso cérebro trabalha mais rápido que os dedos, você pode omitir palavras, deixar um final ou usar o homônimo errado (e.g., "lá" em vez de "deles"). A revisão captura esses erros. Obviamente, a revisão de um e-mail de uma linha é fácil e apenas olhando sobre ele como você digita pode ser suficiente. No entanto, se você estiver escrevendo um manual de instruções, sua revisão será mais complicada e levará mais tempo.

Depois de revisar seu material, é hora de editar. Às vezes, a revisão e a edição podem ser feitas simultaneamente, mas é mais eficaz quando são feitas sequencialmente.

O motivo pelo qual você edita é consertar ou mudar o que você escreveu para tornar o som material (e ler) melhor. Ao escrever para os negócios, isso significa corrigir os erros e tornar o texto o mais claro e conciso possível.

Você não está escrevendo um romance

Quando você está escrevendo para os negócios, você não está escrevendo o próximo "grande romance americano."Sua escrita deve ser tão descritiva quanto necessário, mas você não precisa pintar fotos de palavras vívidas usando muitas palavras grandes e figuras de fala. Se você quer dizer "casas de vidro", não escreva "domicílios vítreos", escreva "casas de vidro."