O que há em um documento de escopo do projeto

Quando você está iniciando uma nova iniciativa, o documento do escopo do projeto é uma informação crítica para toda a sua equipe. Ele define o produto final a ser entregue ao cliente, quando deve ser entregue e a que custo.

Essencialmente, este documento define os limites do trabalho, para que cada membro da equipe e o cliente entendam o que o projeto implica. Tão importante quanto isso entende o que faz não implica.

Os benefícios

Uma declaração de escopo do projeto uma vez compartilhada com todos os membros da equipe e dos clientes do projeto, é parte integrante do gerenciamento de projetos. Entre seus benefícios:

• Um entendimento comum entre todos os envolvidos dos recursos esperados, qualidade e tempo do projeto
• Um meio de se comunicar com outras partes interessadas no projeto para obter seu apoio e envolvimento
• Uma ferramenta para concentrar os esforços da equipe no trabalho necessário para atender às necessidades do cliente

Além disso, se forem sugeridas alterações que estão além dos limites do escopo original, a afirmação se torna a base para estimar e propor modificações. Se as alterações forem aceitas por todas as partes interessadas, a declaração do escopo poderá ser revisada. 

Começando

O gerente do projeto precisa buscar informações de membros da equipe, clientes, patrocinadores executivos e outras partes interessadas para entender e descrever a saída necessária da iniciativa do projeto. Isso geralmente é chamado de entrega.

A descrição da entrega deve incluir um custo ou uma faixa de custo aceitável para o projeto. Ele também define os principais recursos a serem incluídos e o prazo para entrega.

Uma vez acordado pelo cliente, gerente do projeto, equipe do projeto e patrocinador executivo, qualquer alteração na declaração do projeto deve ser feita usando um processo de mudança cuidadosamente controlado e documentado. 

Um impacto em cascata

Depois que a declaração ou documento do escopo é acordado, cada parte da equipe a usa como base para suas próprias estimativas do trabalho, tempo e custos envolvidos. Quanto mais precisa e precisa a declaração do escopo, maior a probabilidade de as equipes de trabalho produzirão estimativas precisas e requisitos de recursos. 

Exclusões podem ser importantes

Não é incomum um documento do escopo do projeto listar itens específicos que devem ser excluídos da entrega. Por exemplo, o documento de escopo de um contratado para construir uma casa pode estipular que as licenças ambientais devem ser obtidas pelo proprietário e não são de responsabilidade do contratado que construía a casa.

O que pode dar errado?

A falta de clareza é uma fonte comum de estresse e falha do projeto. Um documento vago ou ambíguo deixa muitas questões abertas a debater e julgamentos desinformados. Isso pode afetar os recursos, qualidade, tempo e custo do projeto. 

Outra armadilha a ser evitada é conhecida como "Scope Creep."Se a declaração do escopo for vaga, o cliente será tentado a fazer demandas que estão além da intenção ou dos limites dos planos originais. 

Ajustando o escopo

Embora as mudanças frequentes do escopo atrasem a conclusão do projeto e possam adicionar custos significativos, às vezes são necessários e razoáveis. Os gerentes de projeto confiam em um processo de "gerenciamento de mudanças" que identifica a alteração solicitada, revisa todas as estimativas de tempo, custo e carga de trabalho correspondentes e reavalia o projeto para novos riscos, dada a mudança.

O gerente de projeto e o patrocinador executivo geralmente tomam a decisão final sobre a alteração do escopo somente quando a situação foi totalmente analisada. As alterações são documentadas em um registro de decisão e depois comunicadas à equipe de projeto maior.