O que é um seminário?

Um seminário é um programa comercial onde os participantes recebem informações ou treinamento sobre um tópico específico. Um seminário geralmente é mantido para grupos de 10 a 50 indivíduos e freqüentemente ocorre em um espaço de reunião de hotel, uma instituição acadêmica ou dentro de uma sala de conferências de escritório. Alguns tipos comuns de seminários em negócios se concentram no desenvolvimento pessoal ou nas estratégias de negócios.

O que são seminários?

Seminários, às vezes chamados de conferências, são eventos patrocinados por empresas ou corporações com a intenção de circular conhecimento, novas técnicas ou novas práticas para seus funcionários.

Seminários não devem ser confundidos com workshops. Os workshops tendem a ser mais práticos, enquanto os seminários geralmente são voltados para aprender sobre um tópico específico ou subtópicos relacionados. Eles podem envolver palestrantes convidados que são especialistas no campo relevante para dar credibilidade às informações que estão sendo apresentadas.

Os palestrantes convidados devem ser examinados e selecionados por seu conhecimento e experiência do setor, bem como por sua entrega. Se um especialista do setor não puder falar bem ou interessar pessoas, dinheiro e tempo serão desperdiçados.

Um exemplo, considere uma corporação de tecnologia que deseja garantir que seus programadores estejam atualizados com as mudanças recentes na linguagem de programação que eles usam. Os planejadores encontrariam especialistas no idioma que poderiam ensinar as mudanças, localizar um local e coordenar a participação dos funcionários. Eles também verificariam com o especialista para ver se havia necessidade de equipamentos especiais, materiais ou qualquer outra coisa necessária para um fluxo de seminário bem -sucedido.

Como funcionam os seminários?

Um seminário pode ser iniciado e planejado de maneiras diferentes. Geralmente, uma corporação identifica uma área em que deseja educar alguns funcionários. Os planejadores identificam locais e especialistas disponíveis e, em seguida, criam um cronograma para o evento. Eles identificam métodos e requisitos de apresentação, bebidas, banheiros, custos estimam e desconfique quaisquer situações que possam interferir no seminário.

Se você está planejando um evento, é importante organizar e ter uma lista de verificação detalhada para se manter em tarefa. Existem vários itens que devem estar na sua lista de verificação de planejamento de seminários.

Confirme o propósito do evento

Você primeiro precisará entender por que o evento está sendo mantido. Por exemplo, você pode estar trabalhando em um seminário voltado para especialistas que esperam refinar seus conhecimentos ou manter -se atualizados sobre novos desenvolvimentos. Faça perguntas específicas para determinar o que eles precisam para que você possa trabalhar para fornecê -lo.

Revise o Guia de Especificações do Conselho da Indústria de Eventos

O Conselho da Indústria de Eventos (anteriormente Apex) estabeleceu uma série de ferramentas que oferecem uma excelente fonte de melhores práticas para ajudar o evento ou o planejador de reuniões a acompanhar os detalhes.

Crie um perfil de evento

Depois que um planejador tem algumas das perguntas básicas sobre o evento coberto, é hora de criar um perfil de evento. Este relatório geralmente inclui informações sobre localização, acordos de assento, participação, custos e qualquer outra informação sobre o evento.

Fique informado

Você quer garantir que o seminário não esteja competindo com eventos semelhantes ou para o mesmo público. Por exemplo, se você está desenvolvendo um novo evento para um setor que já tem um grande evento na primavera, evite agendar o seu na primavera também.

Solicitar propostas do local

Solicitar lances de possíveis locais. Dependendo do tamanho e do escopo de um evento, esta etapa deve ser dada com bastante antecedência. Locais para grandes eventos podem reservar até um ano ou mais antes do tempo.

Descreva as necessidades do seminário

Determinar os recursos necessários para atingir os objetivos do evento.

Orçamento com cuidado

As despesas podem ser montadas para um grande evento como um seminário, portanto, esteja preparado com um orçamento detalhado.

Solicitar patrocínios

Uma das melhores maneiras de ajudar a financiar um seminário é ter patrocinadores. Empresas que enviam os participantes a seminários geralmente estão dispostos a comprar patrocínios também.

Confirmar e desenvolver a agenda

O planejador de eventos deve estar pronto para ajustar o plano e trabalhar em estreita colaboração com o local para garantir que tudo funcione bem.

Confirme o pedido de evento do banquete

A ordem do evento de banquete é um esboço de todo o seminário que atua como um guia para a equipe do local. Depois que o planejador conhece o número direcionado de participantes e os requisitos logísticos para o seminário, eles devem enviar este documento ao gerenciamento do local para que possam começar seus preparativos.

Crie comunicações e materiais de eventos

Tudo, desde convites de eventos até a agenda, precisa ser impresso ou projetado para publicação e distribuição on -line.

Finalize a logística com o host

Confirme palestrantes de eventos, requisitos de tecnologia, contagem de participantes, funções e responsabilidades do host e materiais de evento, acompanhando ligações ou reuniões presenciais.

Permitir tempo suficiente para configurar

Todos os materiais de evento, folhetos, sinalização, displays, presentes, tabelas de registro, crachás de nome e muito mais devem estar prontos para o evento.

Descubra quanto tempo levará para concluir todos os itens que você precisa e planeje para trás a partir da data do evento para garantir que você tenha tempo suficiente para obter tudo agendado e concluído.

Utilizar tecnologia

Do marketing aos registros de eventos, facilite para os participantes em potencial aprender sobre se inscrever no seminário online. Aproveite as ferramentas de mídia social, criando uma hashtag exclusiva a ser incluída em postagens e oferecendo incentivos para as pessoas compartilharem ou marcarem amigos em postagens.

Tem planos de contingência

Quanto maior o evento, mais possibilidades existem para algo dar errado. Parte do planejamento de um evento envolve um brainstorming de problemas em potencial que podem surgir dos hóspedes que chegam cedo para especialistas que não mostram. Tem planos de backup no lugar. Bons planos de backup podem transformar um desastre em potencial em um evento que os participantes pensavam ter ficado perfeitamente.

Tipos de seminários

Geralmente existem três tipos diferentes de seminários que podem ser planejados. Cada um dos três tem públicos e propósitos diferentes, exigindo diferentes abordagens para locais e custos.

Desenvolvimento pessoal

Projetado para o treinamento e enriquecimento de funcionários, os seminários de desenvolvimento pessoal abordam tudo, desde habilidades difíceis, como tecnologia a habilidades sociais, como a psicologia da liderança, e como essas habilidades podem ser aplicadas à profissão em questão.

Esses seminários podem assumir a forma de retiros ou discussões intensivas; Eles também podem ser usados ​​para treinar gerenciamento ou novos funcionários nos principais valores ou procedimentos da empresa. Por exemplo, uma empresa que desenvolveu uma nova estratégia ou abordagem para sua equipe de vendas pode administrar seminários para treinar vendedores sobre as mudanças e a melhor forma de implementá -las.

Negócios

Seminários de negócios atraem empreendedores ou pequenos empresários. Eles compartilham histórias e estratégias de sucesso, bem como informações sobre marketing, licenciamento e franquia ou outras preocupações. Um exemplo de um desses seminários pode ser uma reunião focada no marketing através das mídias sociais. Os participantes aprenderiam as melhores práticas para promover seus negócios através do Facebook, Twitter, Instagram e outras plataformas de mídia social.

Academia

Às vezes, um planejador de eventos é chamado a executar um seminário em um ambiente acadêmico. Menos formal que uma palestra de classe, um seminário permite que pequenos grupos atendam e discutam tópicos acadêmicos ou leitura necessária, além de definir metas para pesquisa e investigação contínua.

Um distrito escolar que está renovando seu currículo de ciências, por exemplo, pode realizar um seminário para que seus professores de ciências abordem os novos padrões e práticas.

Takeaways -chave

• Seminários são eventos projetados para transmitir informações, conhecimentos ou práticas que são benéficas para o público.
• Existem três tipos gerais de seminários.
• É melhor usar a lista de verificação preparada pelo setor de planejamento para criar eventos.
• Sempre planeje contingências.
• Verifique se os especialistas são conhecidos por sua entrega e também por especialização.