Os papéis e responsabilidades de um líder de reunião

O líder da reunião é o funcionário responsável pelo planejamento, organização, gerenciamento dos detalhes e convidando os participantes a uma reunião. Ele ou ela é o funcionário responsável e responsável pelo progresso da reunião real. Eles tomam ações específicas antes, durante e após a reunião para garantir que a reunião atinja seus objetivos com sucesso.

O que é um líder de reunião?

O líder da reunião é fundamental para tornar as reuniões e as equipes bem -sucedidas. Em algumas reuniões, o líder já é o chefe do departamento, o líder da equipe ou a pessoa nomeada pela gerência sênior para liderar uma iniciativa. Esses funcionários foram selecionados para sua função de liderança por causa de suas habilidades percebidas como gerente ou líder.

Outras vezes, um funcionário pode emergir como o líder naturalmente. Esses líderes são funcionários que outros funcionários admiram e respeitam. Em outras ocasiões, uma equipe pode decidir girar o papel de liderança entre todos os membros. Isso permite que todos os membros da equipe continuem desenvolvendo suas habilidades como líderes de reunião e na criação de reuniões bem -sucedidas, em geral.

Responsabilidades do líder da reunião

Aqui estão algumas das principais responsabilidades de um líder de reunião.

• O líder da reunião determina a meta, tarefa ou propósito que deve ser realizado na reunião. Isso geralmente é uma tarefa ou parte da descrição do trabalho do líder.
• O líder da reunião decide se uma reunião é o melhor método possível para obter a meta ou propósito ou atingir o resultado desejado. Responda à pergunta: é necessária uma reunião?
• O líder da reunião determina quem precisa ajudar a planejar a reunião.
• O líder da reunião decide sobre a agenda para a reunião. (Em reuniões em andamento, esta tarefa é realizada no final da reunião atual.)
• O líder da reunião determina a data, hora e local com mais frequência usando um calendário organizacional compartilhado.
• O líder da reunião reúne a reunião de pré-trabalho, como leitura, informações financeiras, histórico, atas relacionadas à equipe e assim por diante.
• O líder da reunião convida os participantes e distribui tarefas e pré-trabalho, permitindo o máximo de tempo possível para que os participantes estejam preparados para a reunião.
• O líder da reunião garante que a reunião tenha um gravador ou um ator minuto para documentar o processo e quaisquer compromissos, itens de ação ou decisões. Ela também nomeia um cronometrista quando necessário para a conduta ordenada de uma reunião.
• O líder da reunião pode usar um quebra -gelo para aquecer os participantes e criar um ambiente no qual os participantes da reunião se sentem confortáveis ​​se comunicando e trocando idéias e informações.
• O líder da reunião chega cedo e lidera a reunião, mantendo -a no caminho certo e envolvendo todos os participantes, para que cada um ache que sua presença era essencial na reunião. Isso garante sua participação na próxima reunião
• O líder da reunião apalha a reunião da empresa para que os participantes não se sintam maçantes e entediados. Seja usando quebra -gelo, humor ou exemplos divertidos, nenhuma reunião deve terminar sem rir.
• O líder da reunião garante que os próximos passos e itens de ação sejam atribuídos e tratados.
• O líder da reunião regeria a reunião e planeja a agenda para a próxima reunião.
• O líder da reunião segue os participantes entre as reuniões para garantir que os itens de ação estejam no caminho certo e oferecer assistência e/ou recursos se o voluntário estiver enfrentando problemas.

Papéis de líder adicionais

O líder da reunião assume essas responsabilidades, mas também tem papéis relacionados à comunicação, relatórios e desempenho de companheiro de equipe.

Todo membro de uma equipe ou reunião que é multifuncional tem a obrigação de manter seu departamento ou função informado sobre as atividades e o progresso de uma reunião ou uma equipe em andamento. Eles também têm a responsabilidade de buscar informações de colegas de trabalho que não estão na equipe ou na reunião. Nem todo funcionário pode comparecer a cada reunião.

Se um participante da reunião estiver se apresentando ineficazmente na reunião, o líder tem a responsabilidade de corrigir o comportamento por meio de técnicas eficazes de líder de reunião durante a reunião e treinamento eficaz fora da reunião. Um participante da reunião que monopoliza a reunião com suas opiniões ou critica outros membros por deles deve ser corrigido antes que o indivíduo sabota o sucesso da reunião.

A linha inferior

Um líder de reunião eficaz não garante que um projeto ou equipe tenha um desempenho com sucesso, mas ele ou ela é um fator que contribui para que projetos, departamentos, reuniões ou equipes tenham sucesso.