A importância da documentação em recursos humanos

A documentação é o registro escrito e retido dos eventos de emprego de um funcionário. Esses registros são compostos por elementos governamentais e legalmente exigidos, documentos exigidos pela política e prática da empresa, documentos sugeridos pelas melhores práticas de recursos humanos e manutenção de registros formais e informais sobre eventos de emprego.

Documentação sobre um registro de emprego

O registro de documentação de um funcionário é um relato por escrito de suas ações, discussões, incidentes de treinamento de desempenho, violações de políticas testemunhadas, ações disciplinares, contribuições positivas, recompensa e reconhecimento, investigações, falha em atender aos requisitos e objetivos, avaliação de desempenho e mais.

Pense na documentação de emprego como seu histórico de relacionamento de um funcionário com sua organização para o bem e para o mal.

A manutenção desses registros permite que o empregador e o funcionário preservem um histórico escrito dos acontecimentos e discussões que ocorreram em torno de qualquer evento específico. Documentation of the employment relationship provides a written record that may be necessary to support such actions as employee promotion, employee pay raises, and disciplinary action-including employment termination.

A documentação sobre os funcionários, quando necessário, geralmente é positiva e negativa. É factual, não julgador. Ele descreve os eventos à medida que ocorrem, não com base nas opiniões e pensamentos de The Beholder sobre o evento. A documentação também descreve as ações que foram tomadas em instâncias notáveis, como fornecer reconhecimento formal de funcionários ou tomar medidas disciplinares.

Lembre -se, você precisa criar documentação o mais próximo possível de quando o incidente ocorrer possível para que os registros sejam oportunos, detalhados e precisos. 

Em um processo legal, a documentação sobre o desempenho passado de um funcionário geralmente é fundamental para o resultado que o empregador experimenta do evento. Apresentar uma imagem justa do desempenho do funcionário sem se concentrar puramente nos acontecimentos negativos é o objetivo.

Tipos de documentação

Políticas, procedimentos, manual dos funcionários e planos de desenvolvimento de desempenho também são formas de documentação que registram o comportamento esperado e os requisitos do local de trabalho para manter um local de trabalho ordenado e justo no qual os funcionários sabem o que é esperado deles.

Os registros também são as declarações escritas do acusado, do acusador e testemunhas de eventos hostis no local de trabalho que envolvem má conduta dos funcionários, como assédio sexual ou outra transgressão séria.

Esta documentação também inclui registros permanentes, como o pedido de emprego assinado, referências de emprego por escrito, materiais de aplicação, como currículos e cartas de apresentação e verificações de antecedentes. Mantido de lado do arquivo de pessoal dos funcionários, outras documentos como o formulário I-9 (que verifica a elegibilidade do funcionário de trabalhar no U.S.) também é mantido, assim como os registros médicos, os registros da FMLA e assim por diante.

A documentação também pode ser informal, como no registro de um gerente de suas discussões com um funcionário ao longo de um ano. É importante que os gerentes mantenham esta documentação sobre todos os membros da equipe de relatórios. Nenhum funcionário deve ser destacado por causa do desempenho para documentar. Este tratamento de um funcionário de maneira diferente dos outros pode ser interpretado como discriminação posteriormente.

A documentação pode ser formal e retida no arquivo de pessoal do funcionário. Espera -se que os funcionários assinem esta documentação para reconhecer que receberam uma cópia e revisaram o conteúdo em sua totalidade. A assinatura do funcionário não significa acordo com as declarações na documentação.

Uso da documentação

A documentação de incidentes críticos, positivos ou negativos, também é recomendado para que os gerentes tenham um registro de desempenho dos funcionários que abrange um período de tempo.

As organizações podem usar a documentação que mantêm de outras maneiras. Isso pode incluir procedimentos, instruções de trabalho e instruções de software de computador para citar alguns, mas para fins da função de recursos humanos, esses são os usos comuns da documentação. A próxima seção descreve as instruções sobre como documentar adequadamente.

Amostras de documentação de desempenho

A documentação sobre o desempenho de um funcionário permitirá que você discipline, encerre ou promova, recompense e reconheça de maneira justa. Sem documentação, é difícil defender qualquer uma dessas ações e potencialmente arriscada para o empregador.

O empregador deve evitar acusações em potencial sobre o tratamento discriminatório dos funcionários. Todas as legalidades à parte, bons empregadores querem criar um ambiente de trabalho justo, consistente e favorável às metas dos funcionários e planos de carreira.

Esse ambiente é suportado pela documentação profissional do gerente sobre o desempenho dos funcionários, como comportamento e ações elogiosas que precisam de correção ou melhoria. Como documentá -los foi discutido anteriormente em detalhes. As situações a seguir oferecem mais exemplos de documentação apropriada.

Documentando atraso e absenteísmo

Errado:

Mark geralmente está atrasado para o trabalho. Mark perde muito trabalho.

Certo:

1 de abril: Mark chamou doente e perdeu oito horas de trabalho.

4 de abril: Mark chegou ao trabalho às 10 A.m., Duas horas de atraso em seu horário de início programado.

6 de abril: Mark agendou uma consulta médica e depois ficou em casa para ter um novo forno instalado.

12 de abril: Mark chamou doente e perdeu oito horas de trabalho.

Documentando desempenho

Errado:

Maria não é confiável. Ela quase nunca faz o que se comprometeu a fazer.

Certo:

2 de maio: Mary prometeu que o primeiro rascunho da proposta do produto estaria disponível para revisão na reunião semanal de hoje. Mary não produziu um rascunho de documento como esperado. Disse que estava muito ocupada e as pessoas cuja ajuda que ela precisava não voltaram com ela.

O gerente respondeu: que ajuda você precisava? Informação? Quem não voltou para você e o que você precisa deles?

Carl e Michael precisavam atualizar Mary sobre seu progresso.

O que está deixando você tão ocupado que você não teve tempo de acompanhar seu compromisso? Faz muitos compromissos com horas limitadas para cumpri -los.

O que eu posso fazer para te ajudar?

Quando você disponibilizará o rascunho do documento para revisão? 

Para concluir

Essas amostras fornecem uma visão geral de como é a documentação eficaz versus a documentação que é escrita incorretamente. Siga este conselho para documentar de maneira eficaz e legalmente.

Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.