As cinco etapas de um projeto

Cada projeto de trabalho importante passa por cinco fases. O comprimento e os detalhes podem variar de projeto para projeto, mas todos ainda seguirão a mesma estrutura básica. Enquanto algumas metodologias do projeto, como abordagens ágeis, comprimem ou repetem os seguintes estágios em ciclos iterativos, o trabalho de cada fase é visível e distinto em todos os projetos.

Os cinco estágios

Os estágios formais de um projeto são os seguintes:

1. Iniciação: Formação da equipe do projeto, fretamento do projeto e kick-off
2. Planejamento: Finalizando o escopo do projeto, definindo a quebra detalhada do trabalho, avaliando riscos, identificando requisitos de recursos, finalizando o cronograma e se preparando para o trabalho real
3. Execução: executar o trabalho real exigido pela definição e escopo do projeto
4. Monitore e controle: O gerenciamento, relatórios e controle reais dos recursos e orçamentos durante a fase de execução
5. Projeto Fechar: Entrega do projeto, avaliação das lições aprendidas, adiamento da equipe do projeto

Um gerente de projeto liderará sua equipe por meio dessas cinco fases em sucessão em relação ao tamanho do projeto, até que o projeto esteja completo. Para projetos do tipo de desenvolvimento ágil ou iterativo, o planejamento e a execução ocorrem em surtos ou sprints curtos, com os estágios repetindo até que o projeto seja concluído para a satisfação do cliente.

Vejamos esses estágios em mais detalhes.

Iniciação

Uma iniciação sólida do projeto não apenas definirá seu projeto para o sucesso, mas também estabelecerá as bases para todos os estágios futuros. Durante o início, você receberá os membros da equipe do projeto, informará -los sobre as metas gerais do projeto e perguntará ao cliente ou proprietário do projeto o maior número possível de perguntas para que você possa planejar o projeto com eficiência. Também é um ótimo momento para criar entusiasmo da equipe sobre o projeto e coletar detalhes de última hora que possam influenciar o planejamento do projeto. Etapas adicionais incluem:

• Análise das partes interessadas
• Atribuição de um patrocinador executivo
• Desenvolvimento e comunicação de documentos de fretamento
• Reunião formal de pontapé inicial

Planejamento

Depois de iniciar o projeto e reunir todas as informações relevantes, você começará a planejar seu projeto. O estágio de planejamento depende do tamanho do seu projeto, quanta informação você tem para organizar e quão grande é sua equipe. O resultado do planejamento deve ser um plano ou cronograma claro do projeto, do qual todos seguirão suas tarefas designadas.

O uso de um programa de planejamento de projeto, como o Microsoft Project ou Basecamp, é extremamente útil ao planejar um projeto. Existem outras opções gratuitas disponíveis online também. Ainda assim, embora usar um programa de planejamento de projeto seja útil, nem sempre é necessário. Usar o Excel e o Word para criar seu plano e comunicá -lo à equipe é igualmente eficaz.

Tarefas específicas na fase de planejamento incluem:

• Criando um plano de comunicação para as várias partes interessadas envolvidas
• Desenvolvendo uma estrutura detalhada de detalhamento do trabalho
• Identificando o caminho crítico
• Plotar recursos no plano do projeto e refinar o sequenciamento do trabalho com base em dependências do projeto e restrições de recursos
• Desenvolvendo uma programação detalhada
• Avaliando riscos e desenvolvimento de um plano de priorização e mitigação de risco

Execução

Agora que você tem um plano de projeto sólido, a equipe pode começar a executar o projeto contra suas tarefas designadas. Este é o estágio em que todos começam a fazer o trabalho. Você deseja iniciar oficialmente a fase de execução com reuniões pessoais para garantir que todos tenham o que precisam para começar a executar sua parte do projeto. Começar a equipe no caminho certo é parte integrante do sucesso de um projeto, então articule o plano de cronograma e comunicação claramente. 

Monitore e controle

Enquanto o projeto está na fase de execução, você começará a monitorar e controlá -lo para garantir que ele esteja se movendo como planejado. Existem várias maneiras de monitorar e controlar um projeto. Check-ins casuais com líderes de equipe, "stand-ups" diariamente organizados ou mais formais de status semanais são efetivos. As informações que saem dessas reuniões ou canais de comunicação informarão o ciclo de feedback e, finalmente, qualquer re-planejamento e ajustes que possam ser necessários para o projeto.

Atividades importantes adicionais nesta fase incluem:

• Aderir ao seu plano de comunicação pré-estabelecido para garantir a conscientização das partes interessadas sobre o status do projeto
• Monitorando equipes de trabalho e atividades de trabalho no caminho crítico
• Identificando oportunidades para melhorar o desempenho do cronograma, rastreando ou concluindo atividades em paralelo ou, quando necessário, travando o cronograma adicionando recursos
• Monitoramento real vs. custos planejados
• Em alguns casos, o monitoramento, o cálculo e o relatório sobre valor ganho para o plano do projeto
• Monitorar e atenuar riscos e refinar o plano de risco conforme necessário

Projeto Fechar

Depois que todos os detalhes e tarefas do seu projeto forem concluídos e aprovados pelo proprietário do cliente ou do projeto, você pode finalmente fechar seu projeto. Isso pode parecer uma formalidade, mas o fechamento de um projeto é tão importante quanto sua iniciação, planejamento e execução.

Um bom gerente de projeto documentará todas as informações do projeto e organizará -as perfeitamente para que eles possam voltar a ele, se necessário. Este também é um bom momento para manter um post-mortem no projeto, para que todos os membros da equipe possam refletir sobre o que deu certo ou errado durante o projeto. Todas as notas importantes do projeto também devem ser documentadas para que o resultado possa ser compartilhado com outros membros do projeto e arquivado em uma pasta de histórico do projeto. Por fim, é importante adiar formalmente a equipe do projeto, fornecendo feedback e avaliações de desempenho, conforme indicado pela política da sua empresa.