O melhor sistema de gerenciamento de tempo

Muitas pessoas confundem o tempo de rastreamento do gerenciamento de tempo. Eles religiosamente acompanham tudo o que fazem todos os dias, por semanas ou até meses. E então eles param de fazer isso porque não perceberam nenhuma mudança positiva. Claro, eles eliminaram alguns eventos e priorizaram outros. Mas eles não conseguiram nada; Eles acabaram de reorganizar. No final do dia deles, eles ainda estão cansados ​​e frustrados.

Mas acompanhar como você gasta seu tempo não é gerenciamento de tempo. O gerenciamento do tempo é fazer alterações na maneira como você gasta seu tempo. Para um gerenciamento de tempo eficaz, você deve aplicar um sistema de gerenciamento de tempo que o ajudará a ver onde as mudanças podem e devem ser feitas ... o que significa que a primeira etapa do gerenciamento de tempo é analisar como você gasta seu tempo para determinar quais mudanças você querer fazer.

Use categorias para um sistema eficaz 

Como você consegue tempo? O segredo de um sistema efetivo de gerenciamento de tempo está nas categorias. Olhe para o seu calendário para amanhã. Provavelmente já está cheio de eventos e atividades que você espera realizar.

Enquanto você trabalha ou depois, você estará preenchendo os espaços em branco com detalhes sobre o que você fez. No final do dia, observe a lista e rotule cada tarefa e/ou evento com uma das seguintes categorias. Quanto tempo durante o seu dia de trabalho você gastou:

Apagar incêndios

Um telefonema inesperado. Um relatório necessário para uma reunião que deveria ter sido impressa ontem. Um arquivo ausente que deve estar em sua mesa. Quanto do seu dia foi gasto no modo de crise? Para a maioria das pessoas, esta é uma categoria negativa que drena sua energia e interfere em sua produtividade.

Lidar com interrupções

Ligações telefônicas e pessoas que aparecem no seu escritório provavelmente estarão no topo da lista ao atribuir eventos a esta categoria. Mais uma vez, para a maioria das pessoas, esta é uma categoria negativa porque interfere na (e às vezes mata) a produtividade.

Fazendo tarefas planejadas

É o uso mais positivo do tempo durante o seu dia de trabalho. Você está no controle e realizar o que pretendia realizar. Tarefas planejadas podem incluir telefonemas, reuniões com funcionários e até mesmo respondendo a um email-se essas são tarefas que você colocou em sua agenda.

Trabalhando ininterrupto

Você pode não estar trabalhando em uma tarefa que planejou fazer, mas está conseguindo fazer algo e, para a maioria das pessoas, este é um modo de trabalho muito produtivo e positivo.

Tempo de inatividade ininterrupto

Esses momentos durante o dia de trabalho são usados ​​para reenergizar e reagrupar. Almoço ou um intervalo da manhã pode contar se forem ininterruptos. Se você tiver a sorte de trabalhar com uma empresa que oferece instalações de exercícios no local ou cochilas, isso também contaria. Todo mundo precisa de uma certa quantidade de tempo de inatividade ininterrupto incorporado ao seu dia para ser produtivo durante o tempo de trabalho.

Uma semana do seu passado é a chave para o futuro

Agora que você entende as categorias deste sistema de gerenciamento de tempo, é hora de usá -las para analisar sua semana de trabalho "típica". Usando qualquer sistema de calendário que você use para listar compromissos e atividades em sua vida diária, volte e selecione uma semana típica recente.

Passe pelas entradas de cada dia útil e as categorize de acordo com as categorias de gerenciamento de tempo acima se você ainda não. Manter um total em execução no fundo de cada dia facilitará a ver como você passou seu tempo de trabalho todos os dias.

Agora você tem os dados necessários para fazer alterações na maneira como você gasta seu tempo no trabalho. Você está gastando muito tempo apagando incêndios? Então você precisa fazer as mudanças organizacionais ou físicas para prevenir ou adiar essas crises constantes. Limpe e reorganize sua mesa, por exemplo, para que você possa encontrar os arquivos necessários com facilidade e estabelecer uma rotina de colocar os arquivos necessários para o dia seguinte na sua mesa antes de sair para o dia.

Não recebendo tempo de inatividade suficientemente ininterrupto durante o seu dia de trabalho? Então você precisa agendar um horário para você durante o seu dia de trabalho. Por exemplo, pare de almoçar em sua mesa e deixe o prédio fisicamente para o seu almoço estipulado.

Ou agende um "recesso" de 10 a 15 minutos na sua tarde para lanche e esticar em seu escritório. As tempos de inatividade programadas não precisam ser longas. Apenas cinco minutos gastos fazendo algo completamente relacionado ao trabalho pode ser suficiente para aumentar sua produtividade e para o seu bem-estar.

Você pode gerenciar efetivamente seu tempo

Ao aplicar categorias de trabalho de gerenciamento de tempo e fazer as alterações que você precisa fazer para gastar mais do seu tempo durante o dia de trabalho nas categorias positivas e menos tempo nas categorias negativas, você poderá realmente gerenciar seu tempo efetivamente - e realizar o verdadeiro objetivo da gestão do tempo, sentir -se melhor.