Guia de planejamento de conferências passo a passo

Organizar uma conferência desde o início requer uma quantidade enorme de premeditação e coleta de dados. Todo o processo pode levar alguns anos, dependendo do tamanho do grupo, mas é concebível lançar uma conferência bem -sucedida em um único ano, se você puder tomar decisões rápidas.

A realidade do planejamento de uma conferência é que, sem nenhuma experiência, você pode perder muito tempo pensando demais a cada pequeno detalhe, enquanto ignora questões mais importantes. Para tornar o processo mais simples para os iniciantes, descrevemos as etapas mais importantes, fornecendo links para nossas orientações mais detalhadas em cada assunto em particular. O resultado aqui é um guia de planejamento da conferência que o ajudará a começar com um modelo sólido no lugar.

Etapa 1: crie uma visão de sua conferência

Todo evento começa com uma visão, mas você precisará transformar sua visão em palavras e números para medir os custos e tomar decisões de planejamento informadas. Primeiro, você precisa começar com o básico do planejamento de eventos como quem, o que, quando, onde e por quê.

Etapa 2: Criando um plano de negócios

A menos que sua conferência esteja sendo financiada por uma concessão ou organização, você precisará mapear de onde vem seu dinheiro e para que está sendo usado. A primeira parte desta equação, a receita, deve ser calculada no início do processo de planejamento.

Agora, para colocar um preço em uma conferência, você precisa ter uma idéia do que planeja oferecer aos participantes. Sua formação de itinerário e alto -falante será o fator de venda para possíveis registrantes.

Etapa 3: Comparando locais e serviços

Depois de ter uma idéia mais específica sobre quando sua conferência ocorrerá e quantas pessoas você deseja participar, você pode começar a comprar um local apropriado. Lembre -se de que sua seleção de local também determinará seus custos de catering e áudio/visual. Isso ocorre porque a maioria dos centros de conferências e hotéis de eventos exigem que você use seus serviços internos para qualquer evento no local.

A maioria das conferências precisará fornecer algum tipo de acomodações noturnas para os hóspedes que viajam de fora da região. Essa necessidade cria outro conjunto de considerações para levar em consideração sua decisão do local.

Etapa 4: Recrutamento e gerenciamento de registrantes

Até as conferências mais populares devem comercializar efetivamente seu evento para preencher todos os assentos da casa. A participação é o fator mais importante para o sucesso do seu evento. Bons números de participação trazem oportunidades de receita e patrocínio. E quanto mais pessoas você registrou criará mais demanda por aberturas de publicidade e participação. Para encurtar a história, se você pode desenhar uma multidão, então todo o resto se encaixará muito mais fácil.

Gerenciar o registro se torna mais difícil à medida que seu evento cresce em tamanho. É aqui que um sistema de registro on -line pode ajudá -lo a rastrear o número, os pagamentos de processos e organizar dados.

Etapa 5: Planejando detalhes no local

Finalmente, depois de organizar e implementar os elementos comerciais da conferência, você pode começar a pensar nos detalhes no local. Isso inclui como os participantes navegarão na conferência, o layout geral de cada sala e a distribuição de alimentos e bebidas. Esta é a parte do planejamento de uma conferência que a maioria das pessoas se associa ao planejamento de eventos. A melhor maneira de coordenar todos os detalhes é percorrer seu itinerário como seus convidados. Imagine como eles vão pensar e agir em cada ponto do dia para resolver problemas antes de surgirem.

Etapa 6: Dicas de gerenciamento de exposições

As conferências geralmente apresentam uma área de exposição ou piso de convenção, onde patrocinadores e fornecedores alugam espaço para promover seus produtos. Esta pode ser uma oportunidade muito lucrativa para sua conferência se você organizar tudo bem. Lembre -se de que uma área de exposição exigirá um compromisso significativo de tempo e recursos, portanto, verifique se você está preparado para gerenciar as necessidades de vários fornecedores antes de se comprometer com esse formato.