Plano de gerenciamento de partes interessadas

No gerenciamento de projetos, um plano de gerenciamento de partes interessadas é um documento formal que descreve como as partes interessadas estarão envolvidas no projeto. Uma parte interessada é uma pessoa ou grupo que tem interesse no projeto. Ao pensar em quando e como as partes interessadas estarão envolvidas, uma equipe de projeto pode maximizar o impacto positivo das partes interessadas no projeto.

O que são as partes interessadas?

As partes interessadas podem ser internas e externas à organização. Exemplos de partes interessadas internas incluem executivos e unidades de negócios, como contabilidade e tecnologia da informação. Unidades de negócios normalmente têm representantes na equipe do projeto. As partes interessadas externas podem ser grupos de interesse, empresas e organizações cívicas. É raro que as partes interessadas externas sejam representadas na equipe do projeto. Para agências com autoridade regulatória, as indústrias que eles regulam são geralmente o mais importante grupo de partes interessadas externas para qualquer projeto. Se uma parte interessada for identificada pela equipe do projeto, essa parte interessada deve ser contemplada no plano de gerenciamento de partes interessadas.

É impraticável para uma equipe de projeto consistir em membros que representam todos os grupos de partes interessadas. Em muitos casos, é impossível. No entanto, a equipe do projeto precisa de entrada e adesão das partes interessadas para o projeto ter sucesso. Por exemplo, uma organização governamental deseja renovar completamente e modernizar seu programa de software proprietário mais usado. Quase todo mundo na organização usa o programa de alguma forma. Todo tipo de usuário não pode ser diretamente representado na equipe do projeto; portanto, a equipe cria maneiras de reunir informações das partes interessadas e decide maneiras de informar as partes interessadas sobre o status do projeto. Esses métodos de coleta de estratégias de entrada e comunicação estão documentados no plano de gerenciamento de partes interessadas.

Stakeholder vs Communication Plan

Pode haver uma quantidade significativa de sangramento entre o plano de gerenciamento de partes interessadas de um projeto e o plano de comunicação. Suas funções são muito semelhantes. Um plano de gerenciamento de partes interessadas é mais amplo, pois facilita a entrada do projeto, bem como as saídas descrevem. Um plano de gerenciamento de partes interessadas é mais estreito, pois aborda apenas aqueles com interesses adquiridos, enquanto um plano de comunicação pode incluir públicos mais amplos.

Evolução

O plano de gerenciamento de partes interessadas é normalmente mantido pelo gerente do projeto. À medida que um projeto avança, o gerente do projeto analisa o plano de gerenciamento de partes interessadas e o traz periodicamente de volta à equipe do projeto para considerar as atualizações. Um projeto pode parecer muito diferente no meio de sua linha do tempo do que nos estágios de planejamento, por isso é importante garantir que os documentos orientadores de um projeto sejam alterados se as circunstâncias exigirem.

Exemplo

Aqui está um exemplo de como um plano de gerenciamento de partes interessadas pode mudar ao longo de um projeto. Uma agência estatal embarca em um projeto de regulamentação. Ao começar, o patrocinador do projeto e o gerente de projetos criam uma lista de partes interessadas para colocar no plano de gerenciamento de partes interessadas. Uma das primeiras tarefas da equipe do projeto é desenvolver o plano. Depois de alguns meses, um membro da equipe do projeto identifica a uma parte interessada que ninguém pensou no início do projeto. O gerente do projeto adiciona a nova parte interessada ao plano e chama uma reunião da equipe do projeto para discutir como envolver as novas partes interessadas. Depois que a equipe decidir o que fazer, o gerente do projeto informará o patrocinador do projeto.

O plano de gerenciamento de partes interessadas é um documento vivo. À medida que o projeto muda, o plano de gerenciamento das partes interessadas pode mudar com ele para atender melhor às necessidades do projeto. Com um plano de gerenciamento de partes interessadas, uma equipe de projeto pode reunir adequadamente informações e feedback das partes interessadas, além de manter as partes interessadas informadas.