Pessoal arquiva a visão geral e a política de arquivos de amostra

Um arquivo de pessoal é uma documentação salva dos empregadores sobre o histórico e o status de todo o relacionamento de emprego com um funcionário individual. O empregador mantém essa documentação de emprego em um arquivo de pessoal por três razões.

• Como empregador, você deseja ter informações precisas e organizadas quando precisar de acesso às informações por qualquer motivo. Alterações nos contatos de emergência, endereços de funcionários, acompanhamento de avaliações de desempenho, cartas disciplinares, reconhecimento de funcionários e materiais de inscrição em emprego são exemplos dos tipos de informações que o empregador deseja poder acessar rapidamente.
• O empregador precisa manter a documentação sobre questões de pessoal, como seleção de funcionários, desempenho, histórico de trabalho, lógica de compensação e aplicativos de promoção interna, para citar apenas alguns. Uma reivindicação da EEOC, um processo ou mesmo a necessidade de justificar a falta de aumento ou promoção a um funcionário exigir que o empregador tenha coletado e retido esse tipo de documentação do funcionário.
• Alguns registros de funcionários são exigidos pelos governos federais ou estaduais para que os empregadores mantenham. Organizar as informações dos funcionários em um arquivo de pessoal faz sentido para acesso e conformidade e prontidão legal.

Tipos de arquivos de pessoal

Um empregador geralmente mantém vários tipos de arquivos de pessoal, uso comercial, confidencialidade dos funcionários, privacidade médica e conformidade legal. Não existe lei que diga quantos arquivos um empregador é obrigado a manter-se as leis cobrem o acesso dos funcionários a arquivos e outros funcionários de práticas relacionadas.

No entanto, existem muitas leis, e há melhores práticas de pessoal para a confidencialidade dos funcionários, que governam o conteúdo dos arquivos de pessoal e que têm acesso a essas informações. Estes são os arquivos de pessoal que a maioria dos empregadores nos EUA mantém. (Leis e práticas mundiais podem diferir.)

• Arquivo de pessoal: Este é o principal arquivo de funcionários que contém o histórico da relação de emprego.
• Arquivo de folha de pagamento: Você deseja manter um arquivo separado para todos os problemas de folha de pagamento em relação ao salário e benefícios. Você não quer dar à sua folha de pagamento acesso às informações do pessoal.
• Arquivo médico de funcionários: A Lei Federal de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais. Muitos empregadores mantêm esses arquivos bloqueados em uma gaveta de arquivo em um armário bloqueado.
• I-9 Formulários de funcionários: Você precisa manter um arquivo separado para todos os funcionários (não por funcionário) I-9 formulários, pois você não deseja funcionários do governo, que estão autorizados a verificar esses formulários em uma variedade de circunstâncias, olhando através de seus arquivos de pessoal de funcionários principais e confidenciais.

Acesso aos funcionários a arquivos de pessoal

Os funcionários têm acesso aos arquivos de pessoal de seus funcionários sob a orientação e supervisão da equipe de recursos humanos. Os arquivos do pessoal dos funcionários são considerados propriedade do empregador que tem a responsabilidade de mantê -los e protegê -los.

Política de arquivo de pessoal de amostra

A seguir, é apresentada uma política de arquivo de amostra para uso em sua empresa. Ele discute os vários arquivos recomendados e quem deve ter acesso a cada arquivo.

Exemplo de política sobre arquivos de pessoal

A empresa mantém três arquivos de funcionários para cada funcionário.

Arquivos de pessoal

Um arquivo de pessoal é mantido para cada funcionário (nome da sua empresa). Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de recursos humanos.

O acesso a este arquivo é limitado à equipe de RH e assume que o gerente de cada funcionário mantém seu próprio arquivo com documentos relevantes para o desempenho do trabalho do funcionário.

Documentos típicos em um arquivo de pessoal incluem o pedido de emprego, um formulário de contato de emergência da família, histórico de ação disciplinar documentada, currículo, manual de funcionários e assinatura de willemployer, informações atuais e avaliações de desempenho por escrito e avaliações por escrito.

Nem todos os arquivos de pessoal contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo de pessoal tem alguns documentos que são iguais.

Arquivos da folha de pagamento

Os arquivos da folha de pagamento também são mantidos; Os arquivos da folha de pagamento contêm um histórico de empregos, departamentos, mudanças de compensação do funcionário e assim por diante. O acesso ao arquivo da folha de pagamento é limitado à equipe de contabilidade e RH apropriada.

Arquivo médico do funcionário

Um arquivo médico de funcionários também é mantido. O conteúdo do arquivo médico não está disponível para ninguém, exceto os recursos humanos designados por equipe e o funcionário cujos registros são retidos no arquivo. No nome da sua empresa), os arquivos médicos recebem o mais alto grau de armazenamento e confidencialidade seguros.

Visualizando arquivos de funcionários

Um funcionário pode ver seu arquivo de pessoal entrando em contato com uma equipe de recursos humanos durante o horário comercial normal. A equipe de RH agendará uma consulta durante a qual o funcionário pode ver o conteúdo de seu arquivo. Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento de seu arquivo de pessoal que deve ser visto na presença de uma pessoa da equipe de RH.

Perguntas ou preocupações sobre o conteúdo do arquivo de pessoal e acesso

Se você tiver dúvidas ou preocupações sobre o conteúdo dos arquivos recomendados ou sua capacidade de acessá -los, entre em contato com um membro da equipe de RH,

Isenção de responsabilidade: Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas para precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.