Lista de verificação de planejamento do seminário

O seminário é talvez o evento mais comum que os planejadores organizarão. E a maioria dos seminários é agendada como um dia 1/2 ou um dia inteiro. Para os interessados ​​em criar uma lista de verificação para planejar um seminário, o seguinte oferece uma estrutura de alto nível para planejar e executar um seminário.

E para aqueles que estão planejando uma conferência de vários dias ou várias sessões, considere adotar uma abordagem semelhante. No entanto, sua lista de verificação de planejamento do seminário será mais longa.

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Confirme o objetivo do evento

 Imagens de Morsa / Getty Images 

Antes de realizar qualquer pesquisa sobre seleção de locais, verifique se você está familiarizado com os objetivos básicos do evento:

• Quem é o público?
• Qual é o tópico do seminário?
• Onde deveria estar localizado?
• Por que as pessoas vão participar?
• Qual é a agenda do seminário?

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Revise o Guia de Especificações de Eventos do Aprex

O Conselho da Indústria da Convenção estabeleceu uma série de ferramentas que devem ser vistas como uma excelente fonte de melhores práticas que ajudarão o evento ou o planejador de reuniões a acompanhar os detalhes para o planejamento de eventos. Com ferramentas gratuitas de download, isso ajudará qualquer planejador de eventos a criar uma lista de detalhes relevantes. Isso inclui, mas não se limita a:

• Perfil do evento (data, horários, localização, contatos, etc.)
• Informações de contato do organizador do evento/host
• Informações de contato do fornecedor
• Perfil do participante
• Espaço necessário
• Comida e bebida
• Requisitos A/V
• Função/configuração da sala

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Crie um perfil de evento

Depois que um planejador tem algumas das perguntas básicas sobre o evento abordado, é hora de pesquisar possíveis locais para a reunião. É importante trabalhar em estreita colaboração com o organizador/host do evento para determinar o tipo de local e onde o seminário pode ser mais conveniente para o organizador e o hóspede (a lista de idéias pode ser infinita):

• Hotel local
• Instalação de conferência local
• Espaço de restaurante privado
• Museu do Clube Privado/Galeria de Arte

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Descreva as necessidades do seminário e as propostas de locais de reqeuest.

A maioria dos locais fica feliz em fornecer uma estimativa para um possível seminário. O contato de catering ou vendas precisará das seguintes informações da BEO:

• Data (s) possível (s) para o evento
• Número de Participantes
• Estilo de configuração da sala (sala de aula, forma de U, etc.)
• Hora do evento (conta para configuração/desmontagem)
• Requisitos de comida e bebida
• Necessidades A/V (incluindo telas, microfones, etc.)
• Configuração da sala

Dica: Contrate um técnico A/V para ser dedicado ao seu evento no hotel.

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Confirmar e/ou desenvolver a agenda

É fundamental para o planejador de eventos trabalhar em estreita colaboração com o organizador/host do evento, porque a agenda do evento frequentemente muda em relação à conversa inicial até o dia real do evento. O planejador de eventos deve estar pronto para ajustar o plano e trabalhar em estreita colaboração com o local para garantir que tudo funcione bem.

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Confirme o acordo BEO

Uma vez que o planejador conhece o número direcionado de participantes e requisitos logísticos para o seminário, eles devem garantir o espaço do evento e os requisitos relacionados. A maioria dos acordos deve permitir ao planejador a oportunidade de reduzir/aumentar os requisitos de alimentos e bebidas até um certo número de dias antes do evento. No entanto, muitos acordos limitarão o quanto permitirão que um grupo reduza as quantidades, portanto, estimar bem.

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Crie comunicações e materiais de eventos

Este é um item com o qual alguns planejadores podem estar envolvidos, enquanto outros não podem. Essencialmente, alguns planejadores de reuniões serão responsáveis ​​por cada um dos seguintes:

• Criando convites de eventos
• Agenda de impressão e outro material
• Garantir presentes/sorteios de participantes
• Produzindo crachás de nomes
• Sinalização de eventos de envio e exibição

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Trabalhe em estreita colaboração com o host do evento para finalizar a logística

Antes do evento, existem algumas etapas importantes que um planejador de reuniões conclui antes do evento. Isso inclui a confirmação do seguinte:

• Palestrantes de eventos
• Requisitos de evento A/V
• Contagem de participantes do evento
• Funções e responsabilidades do anfitrião
• Necessidades de materiais de evento (verifique várias vezes)

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Configuração do evento

Certifique -se de permitir tempo na programação da BEO para configuração de eventos e é recomendável chegar aproximadamente duas horas antes do evento.

Dica: Se o seminário estiver agendado pela manhã, peça ao contato do local de vendas para permitir que seu grupo se instale na noite anterior (mas não deixe nada valioso no site público).

Todos os materiais de eventos, folhetos, sinalização, displays, presentes, tabelas de registro, crachás e muito mais devem estar prontos para o evento.

Aviso: Os palestrantes às vezes mudam de slides na noite anterior e fornecem novas apresentações que precisam ser adicionadas ao PowerPoint 10 minutos antes do evento.

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Execução do evento

Depois de preparar, é hora do seminário. Espere o seguinte:

• Alguns participantes sempre chegarão cedo.
• Alguns participantes sempre chegarão tarde.
• Freqüentemente há alguma falha técnica.