Compra para pagar (P2P) Visão geral da cadeia de suprimentos

A compra para pagar o processo, também conhecido como processo P2P, conecta os processos de compras e cadeia de suprimentos inteira dentro de uma empresa através do processo de recebimento de mercadorias e, finalmente, ao pagamento emitido ao fornecedor.

Nos últimos anos, as empresas analisaram cuidadosamente sua compra para pagar processos para:

• Reduza a cadeia de suprimentos geral e os custos de estoque
• Liberte o dinheiro necessário
• Melhorar o desempenho operacional
• Tomar decisões financeiras aprimoradas

Além de reduzir a cadeia de suprimentos e os custos gerais de estoque, melhorar a compra para pagar o processo pode adicionar uma visibilidade que permita à gerência a oportunidade de ter uma melhor comunicação com o fornecedor sobre onde os itens estão no processo de entrega e o pagamento ao fornecedor.

Elementos da compra para pagar o processo

Existem muitos elementos no processo P2P, cada um dos quais é importante no processo geral. O processo começa com o fornecimento de itens e termina com o pagamento ao fornecedor selecionado.

Abastecimento

O processo P2P começa com o departamento de compras sendo solicitado por pesquisa e desenvolvimento ou pelo departamento de produção para encontrar um fornecedor para um item ou serviço especial. O departamento de P&D pode ter produzido uma especificação dentro da qual o fornecedor precisa executar. 

Em alguns casos, o item pode ser o item de estoque padrão necessário para o processo de produção e só pode exigir que o departamento de compras encontre o melhor item de qualidade pelo melhor preço. Dependendo do item ou serviço necessário, o departamento de compras pode emitir uma solicitação de cotação (RFQ) ou pode selecionar fornecedores adequados com base em relacionamentos anteriores.

Contratos

Quando o departamento de compras selecionar um fornecedor ou fornecedores adequados, haverá um processo de contratação em que fornecedores e o departamento de compras negociarão um contrato com base em preços, condições de pagamento e cronogramas de entrega.

Compra

Depois que os contratos são assinados entre a empresa e o fornecedor, os pedidos de compra podem ser levantados e enviados ao fornecedor. Para melhorar o tempo de entrega dos itens, a empresa pode enviar o pedido de compra eletronicamente, em vez de enviar ou enviar por fax.

Ao enviar um pedido eletrônico de compra, as informações podem ser inseridas diretamente no sistema de computador do fornecedor. Para garantir que haja visibilidade, o fornecedor deve fornecer às informações de progresso da empresa, como datas de entrega atualizadas e documentos, como aviso de envio avançado (ASN).

Entrada de mercadorias

Após o envio dos itens do fornecedor, o próximo passo é que esses itens cheguem ao cliente. Os itens serão verificados para garantir que a quantidade seja a mesma que o pedido de compra, além de verificar os itens quanto a danos e qualidade.

Se houver algum problema com os itens recebidos, o cliente informará o fornecedor para que qualquer um dos itens possa ser retornado ou um desconto organizado.

Faturamento

O fornecedor pode faturar o cliente a qualquer momento após os itens forem enviados. Ao usar uma solução de faturamento eletrônico, o processo P2P pode ser simplificado para que as informações sejam inseridas no sistema de contas do cliente a pagar.

Quando os itens são recebidos, combinados com a fatura e o pedido de compra, o processamento da fatura pode começar.

Processamento de faturas

No processo P2P, o processamento de faturas deve ser feito para que quaisquer descontos oferecidos pelo fornecedor sejam obtidos. No contrato negociado, o fornecedor pode oferecer descontos para pagamento que é feito pelo cliente antes que o pagamento seja devido.

Por exemplo, o fornecedor pode oferecer um desconto de cinco por cento para pagamentos feitos menos de dez dias após o recebimento dos itens.

Análise

Como parte do processo P2P, uma empresa deve ter viabilidade completa para seus gastos com compras. O monitoramento constante dos gastos identificará áreas que podem ser uma causa de preocupação, como fornecedores, aumentando os preços ou gastos desonestos.

Um processo P2P que incorpora as melhores práticas pode economizar dinheiro às empresas. Deve incluir limitações sobre o que pode ser comprado fora do processo P2P padrão.

Ao permitir compras não padrão, as incidências de custos desnecessários aumentam e policiando essas compras podem desperdiçar recursos que podem ser salvos se o processo P2P correto foi usado.