Prós e contras de 3 estruturas organizacionais do projeto

A maneira como sua organização está estruturada influencia como você gerencia e executa projetos. Também pode influenciar quanta autoridade e alcance você deve fazer seu trabalho como gerente de projeto.

Existem três estruturas organizacionais comuns, e os gerentes de projeto trabalham em todos eles: funcional, projeto e matriz. Vamos dar uma olhada nas vantagens e desvantagens de cada um, para que você saiba o que você está enfrentando quando se junta a uma nova estrutura.

Estrutura organizacional funcional 

Em uma estrutura de organização funcional, o gerente de projeto e todos os recursos funcionam na mesma divisão da empresa, como o departamento de vendas e marketing. Geralmente, o gerente funcional tem mais autoridade do que o gerente de projeto.

Vantagens

A estrutura funcional fornece o menor poder como gerente de projeto, mas oferece muitas outras vantagens:

• Funciona bem para pequenas equipes e pequenos projetos, porque a função tem controle total sobre os membros da equipe e outros recursos necessários.
• Você pode acessar facilmente os especialistas que precisa, porque eles estão na mesma área funcional.
• É rápido reunir todos para resolver problemas relacionados ao projeto.
• Você pode limitar as ferramentas de comunicação do projeto que você precisa usar porque a equipe é relativamente pequena e simples.
• Você geralmente recebe membros entusiasmados da equipe que desejam trabalhar no projeto porque oferece oportunidades de carreira. O trabalho do projeto pode ser uma ótima maneira de motivar sua equipe.
• Se você estiver entregando o projeto a uma equipe funcional, será a equipe funcional em que você trabalha, o que pode facilitar o fechamento de um projeto.

Desvantagens

Embora essa estrutura tenha muitas vantagens, considere também algumas desvantagens: 

• O trabalho ocorre em um silo, o que pode significar que você não tem acesso a pessoas fora de sua divisão funcional.
• As pessoas da equipe do projeto podem ser mais leais ao seu departamento ou gerente de equipe do que ao seu trabalho no projeto, o que pode criar conflitos.
• Um grande projeto pode acabar com um gerente de projeto funcional para cada função. Pode resultar em trabalho caindo nas rachaduras se todos os gerentes de projeto não funcionarem harmoniosamente juntos.
• O trabalho funcional pode ser isolado, pois você não tem a oportunidade de interagir amplamente com a empresa. Manter um foco estratégico pode ser mais difícil.

Estrutura organizacional do projeto

As equipes dedicadas são montadas para trabalhar em projetos em uma estrutura organizacional do projeto. O gerente do projeto provavelmente tem responsabilidade de gerenciamento de linha pelos membros da equipe do projeto. Exemplos disso incluiriam grandes construções de construção, mas também iniciativas corporativas que exigem uma equipe dedicada. O gerente de projeto tem autoridade final, relatando ao patrocinador do projeto e ao conselho do projeto. Os indivíduos da equipe trabalham diretamente para o gerente do projeto.

Vantagens

A vantagem óbvia de uma estrutura de projeto é que você tem mais controle sobre a equipe, mas outras vantagens também estão em vigor:

• As equipes podem ter um forte senso de identidade. É a estrutura mais fácil da qual criar uma forte cultura de equipe.
• Toda a equipe está focada nos objetivos da equipe, portanto, existe conflito de lealdade com o trabalho diário para as pessoas que trabalham no projeto. O trabalho diário deles é o projeto.
• Os recursos são dedicados ao projeto, por isso é muito mais fácil agendar o trabalho. Você saberá quando os membros da equipe estiverem disponíveis e não há risco, eles serão retirados em pouco tempo para o trabalho de negócios como de costume para outro gerente.
• Os projetos executados nessa estrutura são ótimos ambientes para melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos, bem como mais habilidades de liderança técnica.

Desvantagens

A estrutura do projeto é a mais fácil de trabalhar, mas ainda tem algumas desvantagens:

• Ter uma equipe dedicada a um projeto é um compromisso caro. Tende a ser uma opção apenas em grandes projetos.
• Se você remover as pessoas de seus trabalhos funcionais, eles podem achar difícil voltar, especialmente se o projeto for longo. O trabalho do projeto o estica, então retornar ao seu cargo anterior depois de trabalhar em um ambiente multidisciplinar em um novo projeto desafiador, não é uma perspectiva atraente para muitas pessoas. Assim, gerenciar a transição da equipe quando você fecha um projeto se torna ainda mais importante.
• Às vezes, fechar um projeto pode significar perder o emprego se a empresa seguiu em frente e outra função não estiver disponível para você.
• Por sua natureza, equipes dedicadas sugam recursos para trabalhar em apenas uma coisa. Eles podem limitar o número de projetos que a empresa pode fazer a qualquer momento, especialmente quando projetos diferentes exigem as mesmas habilidades.
• Os gerentes de projeto desse tipo de estrutura também fazem gerenciamento de linha para suas equipes, o que significa gastar tempo e esforço em tarefas de recursos humanos que você não teria que fazer em outras estruturas. Se você gosta desse elemento de trabalho com pessoas, esse fator pode ser uma vantagem. 

Estrutura organizacional da matriz 

A terceira opção é uma estrutura de matriz. Recursos são compartilhados em todo o trabalho como o trabalho e o trabalho do projeto. Isso pode significar ter dois gerentes ou responsabilidade de "linha pontilhada" para um gerente de projeto, bem como com o gerente da equipe. A estrutura da linha de gerenciamento funcional normalmente está em vigor primeiro, e o gerente de projetos pega a linha pontilhada.

Essa estrutura divide o poder e a autoridade entre o gerente da equipe funcional ou da divisão e o gerente de projeto. Você precisará usar suas habilidades de negociação em todo o seu poder.

Vantagens

As estruturas da matriz são muito comuns porque permitem que os gerentes façam escolhas flexíveis com a forma como as pessoas gastam seu tempo. Você provavelmente trabalhará em um ambiente de matriz em algum momento de sua carreira. As vantagens dessa estrutura são:

• Os recursos são usados ​​com eficiência e podem se movimentar entre os projetos conforme necessário.
• Você pode trabalhar em muitas coisas diferentes, às vezes em paralelo-embora esse ponto possa ser discutido como uma desvantagem também. 
• Equipes e indivíduos podem ser muito receptivos. Se surgir um novo projeto que tenha que ter prioridade, é fácil o suficiente para girar e de repente se concentrar em outra coisa. Você não pode fazer isso facilmente em uma estrutura de projeto, o que leva mais tempo para se dissipar e se reagrupar.
• A estrutura exige que todos usem o mesmo ciclo de vida e metodologia de gerenciamento de projetos, portanto, mover -se entre os projetos é fácil. As pessoas podem ingressar em uma equipe de projeto com relativamente pouco integração necessária quando a terminologia e os processos são comuns. 

Desvantagens

Como em todas as configurações, este também tem suas armadilhas. Apesar de ser uma estrutura comum, poucos locais de trabalho modernos racharam os problemas de sobrecarga. Dar a pessoas demais para fazer pode ser fácil se você não tiver sistemas para gerenciar e monitorar toda a sua carga de trabalho. Outras desvantagens são:

• O conflito entre os projetos é comum porque você pode estar lutando pelos mesmos recursos que outro projeto.
• O outro projeto pode ter cercado os melhores recursos-as pessoas mais apropriadas com as habilidades certas-ou seu gerente de linha podem não disponibilizá-las para o trabalho do projeto.
• Pode haver algum conflito entre tarefas comerciais como de costume e trabalho de projeto para indivíduos, especialmente quando ambos os gerentes estão dando-lhes prioridades diferentes.
• Recursos podem ter um conflito sobre o caminho do desenvolvimento que eles seguem para suas futuras carreiras. Embora você saiba que deseja permanecer no gerenciamento de projetos, você pode ter a opção de progredir em uma função funcional mais sênior ou uma função mais orientada ao projeto. Mas ter muitas opções de carreira é uma coisa boa, mesmo que faça decisões difíceis.

Uma estrutura organizacional que funciona perfeitamente para todo o trabalho comercial como costume nem sempre funciona para projetos, e você precisa gerenciar no ambiente em que trabalha. Obter alguma experiência em cada uma dessas estruturas é uma boa ideia para que você possa experimentá -las em primeira mão. Isso ajudará você a decidir qual ambiente se combina melhor e se encaixa em suas habilidades e preferências. Então você pode fazer uma escolha informada se tiver a chance de decidir seu futuro ambiente de trabalho.

Compreender os prós e contras de cada estrutura organizacional do projeto oferece a chance de descobrir onde é melhor gastar seu tempo e influência para tirar o máximo proveito de sua equipe e ajudar seu projeto a concluir com sucesso.