Estruturas de governança do projeto

A governança pode ser um dos assuntos mais secos no gerenciamento de projetos, mas também é um dos mais importantes. É a maneira como a gerência sênior sabe que suas equipes estão fazendo um bom trabalho, e isso as tranquiliza que o projeto está se desenrolando como deveria. Ele também fornece os cheques e saldos necessários para que os gerentes saibam que o dinheiro está sendo gasto de maneiras apropriadas e alinhadas ao caso de negócios.

Por fim, é responsabilidade do patrocinador do projeto garantir que haja governança adequada, mas os gerentes de projeto também podem assumir um papel ativo nisso. Qualquer que seja o seu papel, ajuda a entender a governança do projeto e como ajuda as equipes a alcançar seus objetivos.

Definindo a governança do projeto

"Governança", em termos de gerenciamento de projetos, refere -se às políticas, processos, padrões, procedimentos e diretrizes que determinam como os projetos são liderados, executados e controlados por sua organização. É a estrutura dentro da qual um projeto progride. Inclui os aspectos financeiros do projeto, bem como a logística, o pessoal e os materiais relacionados ao projeto.

A governança pode ser extensa e "pesada", com muita burocracia, ou "luz", com o mínimo de supervisão. Os gerentes devem buscar o nível certo de governança para seu meio ambiente e cultura. Garantir que suas políticas de governança se encaixem no objetivo do projeto é um fator -chave para garantir que sejam eficazes.

A governança começa no topo. Em grandes empresas, isso deve incluir um compromisso com as diretrizes de governança do projeto do conselho da empresa. A atitude e os padrões que são esperados pelos membros do conselho serão filtrados nos quadros de projetos, líderes de projeto e equipes.

Por que a governança do projeto é importante

Seu patrocinador do projeto e outras partes interessadas querem saber que você está gastando o orçamento do projeto da maneira certa. Eles querem ver que você está rastreando o progresso do seu projeto de maneira eficaz e entrando para gerenciar o risco do projeto como necessário, mas a justificativa para uma boa governança do projeto vai além do que isso.

Governança não é apenas um problema interno. A governança é exigida pelos clientes, especialmente pelos do setor público. Governos e reguladores perguntam (e, em alguns casos, aplicar) certos padrões para determinados projetos. Muitas empresas devem aderir à orientação da legislação externa, como a lei de Sarbanes-Oxley, aprovada em 2002 para exigir que as empresas tomem certas medidas para garantir auditorias precisas, responsabilidade e transparência. A forte governança do projeto é apenas uma pequena maneira de provar que sua empresa opera de maneira eficaz e dentro das diretrizes e regulamentos especificados para o seu setor.

A governança do projeto também ajuda você:

• Melhore seu retorno sobre o investimento e rastreie esses investimentos de maneira eficaz
• Ganhe adesão para projetos
• Evite causas comuns para a falha do projeto, criando mais oportunidades para reconhecê -las no início do processo
• Comunicar com mais eficácia
• Introduzir padronização em projetos, facilitando a comparação do desempenho
• Minimizar o risco
• Desenvolver e motivar a equipe em um ambiente estruturado

Como é a governança do projeto

Então, como é a boa governança do projeto em um projeto? Você reconhecerá certas atividades e qualidades quando um projeto tiver governança adequada.

Existe um ciclo de vida disciplinado de gerenciamento de projetos que inclui pontos definidos para aprovação. Esses são pontos em que a viabilidade do projeto é discutida e é tomada uma decisão sobre se continuar com o trabalho ou não.

Os projetos têm um caso de negócios claro, E os casos de negócios têm informações suficientes para permitir que as equipes de gerenciamento tomem as decisões certas. Essas decisões são adequadamente documentadas e comunicadas.

Pessoas que trabalham em projetos têm Funções e responsabilidades definidas. Os indivíduos que compõem a equipe do projeto são experientes e qualificados em suas funções relevantes. Processos e procedimentos devem permitir que as equipes do projeto revisem seu projeto e solicitem suporte independente, se necessário.

Existe um cultura de aprendizado contínuo Isso permite que as equipes do projeto melhorem continuamente e discutam as lições aprendidas em um ambiente sem culpa.

As partes interessadas estão envolvidas e confiam no processo. A governança de um projeto está ligada às estruturas de governança na organização em geral. O principal objetivo da governança do projeto é garantir que os projetos sejam realizados da maneira certa, o que está intrinsecamente ligado à governança financeira em nível corporativo, gerenciamento de riscos corporativos e mais.

A governança do projeto deveria encaixe -se perfeitamente nos seus processos organizacionais atuais. Em outras palavras, não crie um novo processo de gerenciamento financeiro quando você já tem um que funciona em outras áreas! Use o que existe atualmente e ajuste os processos corporativos para torná -los adequados para usar em um ambiente de projeto.

5 áreas de foco para a governança do projeto

Quando você começa a investigar, você perceberá que a governança do projeto é difundida através de todos os elementos do gerenciamento de projetos. No entanto, existem algumas áreas de foco importantes em que a governança é particularmente relevante.

• Metodologias e processos: eles ajudam você a entregar trabalho de maneira confiável e sustentável.
• Gerenciamento do conhecimento: isso é crucial para garantir que a organização aprenda com a experiência do projeto. A gestão do conhecimento é essencial se você quiser parar de cometer os mesmos erros várias vezes.
• Maturidade do gerenciamento de projetos: à medida que seu gerenciamento organizacional de projetos amadurece por meio da experiência, sua capacidade de entregar com sucesso.
• Buy-in de nível sênior: o compromisso com a governança do projeto começa no topo. Se você tiver suporte gerencial, isso será cascata em todos os níveis dos negócios e a abordagem da governança será mais sustentável.
• Cultura de apoio: uma cultura de apoio, não a culpa, garantirá que os gerentes de projeto tenham o ambiente certo para prosperar. Uma cultura de apoio, liderada pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos ou Diretor de Projeto, ajudará os gerentes de projeto a atingir seus objetivos e os do projeto.

O que fazer se não houver padrão corporativo

Muitos gerentes de projeto em organizações menores se vêem executando projetos em um ambiente que é favorável e onde há uma adesão para o conceito de gerenciamento de projetos, mas há uma falta de estruturas organizacionais formais para se alimentar.

Nessa situação-que não é exclusiva de pequenas organizações-você estará projetando seu modelo de governança de projeto do zero. Se não houver uma abordagem de governança do projeto que você possa tirar a prateleira e se encaixar no seu projeto, você terá que construir o seu próprio.

Isso não é tão difícil quanto parece. Comece com a configuração do básico:

• Crie um documento "papéis e responsabilidades".
• Certifique -se de ter um patrocinador do projeto.
• Certifique -se de ter uma placa de projeto ou grupo de direção e organize reuniões regulares para as quais você pega e distribui minutos.
• Configurar um processo de gerenciamento de risco.
• Configure um processo de gerenciamento de mudanças.
• Crie pontos no cronograma do seu projeto, onde você verifica a viabilidade do projeto em relação aos objetivos originais do caso de negócios (o final de cada estágio da fase é o ponto natural para colocar esses cheques).