Preparando -se para uma auditoria de compra de trabalhadores físicos

Como muitos empresários, você pode temer o pensamento de uma auditoria de compensação de trabalhadores físicos. A perspectiva de uma auditoria pode parecer menos assustadora se você souber o que registra a seguradora precisará e organizá -los com antecedência. Alguma preparação avançada de sua parte ajudará a garantir que a auditor.

Agendar a auditoria

Se a seguradora de remuneração do seu trabalhador planeja realizar uma auditoria física, deve notificá -lo por carta ou telefone logo após o expiração da política de remuneração do seu trabalhador. A auditoria deve estar agendada para uma data que seja conveniente para você. Você precisará de um tempo de entrega adequado para coletar as informações necessárias. Peça à seguradora uma lista dos dados que o auditor exigirá para a auditoria. 

Observe que seu auditor designado pode ou não ser um funcionário da seguradora. Algumas seguradoras mantêm um departamento interno de auditoria com seus funcionários. Outros terceirizam a função de auditoria para uma empresa de auditoria independente. O processo deve ser o mesmo, seja um funcionário da seguradora ou um empreiteiro executar a auditoria.

Registros que você precisará

O auditor precisará de dados financeiros para o período coberto pela política que está sendo auditada. Aqui está o tipo de informação que você pode ser solicitado a fornecer:

• Contabilidade contábil
• Formulários fiscais, particularmente o formulário 941 e 944, empregadores federal declaração fiscal (trimestral e anual, respectivamente)
• Registros de desembolsos em dinheiro
• Pagamentos pelos serviços prestados por contratados independentes. O auditor precisará verificar se esses trabalhadores não são seus funcionários.
• Pagamentos por serviços prestados por subcontratados
• Certificado de seguro para cada subcontratado que você contratou
• Formulários W-2 e 1099
• Descrição do trabalho para cada trabalhador. Certifique -se de descrever com precisão os deveres do trabalhador.
• Descrição de suas operações comerciais
• Registros da folha de pagamento para o prazo da política. O auditor precisará verificar todas as fontes de pagamento fornecidas a cada trabalhador (salário, bônus, etc.).
• Limitações da folha de pagamento aplicáveis ​​a diretores executivos, parceiros, proprietários únicos ou outros diretores cobertos pela política
• Sua planilha de classificação de experiência

Depois de coletar os dados necessários, você precisará organizá -los. Coloque todos os seus registros de folha de pagamento (como formulários W-2, estupres de pagamento e registros de horas extras) juntos, para que a informação seja facilmente acessível. Da mesma forma, coloque todas as informações relacionadas aos subcontratados, incluindo valores de pagamento e certificados de seguro, em um só lugar. Seus esforços serão recompensados, tornando a auditoria mais fácil e rápida.

Reunião com o auditor

Quando o auditor chegar, direcione -o para um local tranquilo, onde o indivíduo pode trabalhar sem ser perturbado. Tente ser cooperativo e responda às perguntas do auditor da melhor maneira possível. Se você pedir a um funcionário de confiança que se encontre com o auditor em seu nome, certifique -se de que ele ou ela:

• conhece bem o seu negócio
• entende todas as fases das operações da sua empresa
• sabe quais tarefas são executadas por cada funcionário
• Entende a política de remuneração dos trabalhadores da sua empresa, incluindo as classificações que ela contém
• Entende os registros financeiros da sua empresa, incluindo dados da folha de pagamento, para que ele possa responder a perguntas do auditor

Se sua empresa utilizar uma empresa de contabilidade externa para lidar com suas funções de contabilidade e folha de pagamento, você pode enviar o auditor ao escritório do seu contador? Não! Seu contador pode fornecer os registros financeiros que o auditor precisa, mas uma auditoria física deve ser realizada em suas instalações.

O que está incluído na folha de pagamento?

A base dos prêmios de compensação do trabalhador é remuneração (folha de pagamento), o valor monetário dos serviços que seus funcionários prestam à sua organização. Sua seguradora calcula seu prêmio multiplicando uma taxa vezes a sua remuneração e dividindo o resultado por 100. O NCCI e alguns funcionários estaduais das autoridades de compensação fornecem uma definição por escrito de remuneração. Embora a definição varia de estado para estado, geralmente inclui o seguinte:

• Salários e salários grosseiros, incluindo salários e salários retroativos
• Total de comissões recebidas por um trabalhador, incluindo qualquer empate contra eles
• Bônus, incluindo planos de bônus
• Férias, férias e pagamento doentio
• Pagamento de hora extra. Na maioria dos estados, o pagamento de horas extras é calculado à taxa de tempo seguinte. Por exemplo, se a taxa horária de um trabalhador for de US $ 20 e ele recebe US $ 600 por 20 horas de horas extras, apenas US $ 400 do pagamento de horas extras seriam incluídos como remuneração.
• Pagamentos feitos por você que, de outra forma
• Pagamento a trabalhadores em outra base que não o tempo trabalhado. Exemplos são planos de trabalho, compartilhamento de lucros ou incentivos.
• Pagamento ou subsídios para ferramentas manuais ou ferramentas elétricas portátil que os trabalhadores usam para realizar seus empregos
• Valor de aluguel de um apartamento ou casa fornecida a um funcionário. Além disso, o valor de outros alojamentos e refeições recebidas por um trabalhador como parte de seu pagamento
• Pagamentos deduzidos do pagamento bruto dos trabalhadores por aposentadoria, cafeteria ou planos de poupança
• Folha de pagamento para funcionários de subcontratados não segurados (veja os comentários abaixo)

O que é excluído da folha de pagamento?

O significado de remuneração normalmente exclui certos custos. Enquanto as exclusões variam de um estado para outro, a maioria dos estados exclui o seguinte:

• Dicas e outras gratificações recebidas pelos funcionários
• Pagamentos do empregador a grupos de seguros ou planos de pensão
• Pagamento de indenização (exceto o tempo trabalhado)
• Descontos em mercadorias compradas do empregador
• Despesas comerciais reembolsadas
• Pagar pelo dever militar ativo
• Subsídios uniformes

Classificações

Uma das tarefas principais de um auditor é garantir que sua empresa seja classificada corretamente. Para fazer essa avaliação, o auditor revisará as operações da sua empresa e depois determinará se as classificações em sua política são apropriadas.

O auditor normalmente começa avaliando o seu Classificação básica. É a classificação que melhor descreve seu negócio geral. Geralmente é o mesmo que o Classificação Governando, qual é a classificação atribuída mais folha de pagamento. Por exemplo, suponha que você opere uma oficina de máquinas. Alguns de seus funcionários trabalham com torno, enquanto outros operam prensas de perfuração ou máquinas de estampagem. As atividades realizadas por seus funcionários variam de trabalhador para trabalhador, mas todos se encaixam na sua classificação básica, oficina de máquinas. Como a maior parte da sua folha de pagamento vai para os trabalhadores da oficina, a oficina de máquinas é a sua classificação que governa.

Alguns funcionários podem realizar tarefas que exigem classificações separadas. Por exemplo, suponha que sua oficina de máquinas empregue um trabalhador administrativo que realiza seu trabalho em um escritório fechado longe de outros trabalhadores. Este funcionário provavelmente receberá o funcionário do escritório de escritório de classificação em vez de uma oficina de máquinas.

Os sistemas de classificação de compensação dos trabalhadores são baseados em regras complexas que podem ser difíceis para os segurados compreender. Se o seu auditor reclassificar seu negócio ou calcular seu prêmio de uma maneira que você não entende, peça a ele uma explicação simples. Se você ainda estiver confuso, peça ajuda ao seu agente ou corretor.

Subcontratados

Muitos estados têm leis que impõem responsabilidade aos contratados que contratam subcontratados não segurados. Essas leis se aplicarão a você se sua empresa operar como contratada, e subcontratados funcionarão para outras pessoas.

Por exemplo, suponha que sua empresa, a ABC Construction, contrate um subcontratado chamado P&J Plumbing para fazer trabalhos de tubulação em um prédio que você está reformando. Um funcionário da P&J está ferido no trabalho e tenta coletar benefícios de remuneração dos trabalhadores de seu empregador. O trabalhador não tem sucesso porque a P&J não comprou a cobertura de compensação dos trabalhadores. Na maioria dos estados, o trabalhador ferido pode buscar benefícios sob a política de compensação do seu trabalhador.

As seguradoras são obrigadas por lei a fornecer benefícios funcionários feridos de subcontratados não segurados contratados por seus segurados. Assim, seu auditor revisará seus documentos fiscais, incluindo todos os 1099 formulários que você emitiu para subcontratados. Ele ou ela verificará se você obteve um certificado de seguro de cada subcontratado que você contratou. Se algum subcontratado não forneceu evidências do seguro de compensação dos trabalhadores, o auditor cobrará um prêmio adicional para a cobertura de seguro desse contratado.

A taxa cobrada por um subcontratado não segurado depende do tipo de trabalho que o subcontratado executou. Por exemplo, se o subcontratado executou o trabalho de cobertura, a taxa para a classificação de coberturas aplicáveis ​​será usada. A taxa será aplicada a toda ou parte do custo do trabalho subcontratado. Se o dinheiro que você pagou ao subcontratado era apenas para mão -de -obra, todo o custo (dividido por 100) será usado como base do prêmio.

Empreiteiro versus subcontratado

Se sua empresa não é contratada, você é responsável por ferimentos sofridos por funcionários de contratados independentes que você contrata? A resposta geralmente é não. Um contratado opera um negócio independente e é responsável por fornecer benefícios de remuneração dos trabalhadores para seus funcionários feridos.

Por exemplo, suponha que você possua uma loja de varejo. Você contrata um piso fabuloso, um empreiteiro de piso, para arrancar um piso velho em sua loja e substituí -lo por um novo. Você descreve o resultado que deseja (um novo piso), e Fabulous faz o trabalho. Um supervisor fabuloso supervisiona o trabalho, definindo horários de trabalho e ditando como os funcionários executam seus empregos. Se um funcionário fabuloso for ferido durante a instalação do seu novo piso, Fabulous (não sua empresa) será obrigado a fornecer benefícios.

Existem algumas situações em que uma empresa pode ser responsabilizada por ferimentos a funcionários de um empreiteiro independente. Assim, você deve insistir em que todos os contratados independentes forneçam um certificado de seguro afirmando que eles compraram seguro de compensação dos trabalhadores.