Assistente de assistência pessoal Lista de amostras e habilidades

Assistentes pessoais são semelhantes aos assistentes executivos ou assistentes de escritório, pois todos executam tarefas de rotina do tipo administrativo para que alguém não precise. É provável que as tarefas incluam triagem ou atendimento telefônicas, cartas e e -mails, gerenciamento de horários e anotações nas reuniões.

A diferença com os assistentes pessoais é que eles ajudam apenas uma única pessoa e também podem ajudar com tarefas pessoais, como fazer compras ou agendar compromissos sociais.

Algumas pessoas delegam o trabalho do projeto a seus assistentes ou têm seus assistentes a enfrentarem em sua ausência.

Requisitos de trabalho para assistentes pessoais

Embora não haja requisito mínimo definido para assistentes pessoais em termos de educação, uma formação em negócios ou trabalho administrativo ajuda. Uma segunda ou terceira língua pode ser importante em alguns casos também. Em geral, as habilidades que você tem são mais importantes do que sua educação. Uma discussão sobre algumas dessas habilidades necessárias pode ajudá -lo a decidir se esse tipo de trabalho é para você.

Aqui está uma lista de habilidades de assistente pessoal para currículos, cartas de apresentação, pedidos de emprego e entrevistas. As habilidades necessárias variam de acordo com o trabalho para o qual você está se inscrevendo; portanto, revise também nossa lista de habilidades listadas por trabalho e por tipo de habilidade. Veja essas listas e veja se você usou essas habilidades em empregos anteriores ou as adquiriu através do treinamento.

Fazer anotações sobre quando e como você usou ou desenvolveu essas habilidades. Em seguida, adicione -os ao seu currículo e carta de apresentação ou mantenha -se à mão para preencher os pedidos de emprego. As pessoas que examinam os aplicativos frequentemente procuram habilidades importantes. Combine suas habilidades com as postadas conforme necessário para o trabalho. Em seguida, verifique se eles são mencionados em sua carta de apresentação e listados em seu currículo.

Você também deve desenvolver respostas de entrevista sobre como usou suas habilidades em posições anteriores. Tenha um exemplo de como você resolveu um problema no local de trabalho usando uma ou mais dessas habilidades. Mostre como o uso de suas habilidades contribuiu para o sucesso de um projeto.

Exemplos de habilidades necessárias

Esta lista não é exaustiva, mas inclui algumas das habilidades mais importantes e procuradas para assistentes pessoais.

Organização e gerenciamento de tempo

Como assistente pessoal, grande parte do seu trabalho será manter outra pessoa organizada e dentro do cronograma. Você deve, portanto, estar bem organizado. Felizmente, as habilidades organizacionais podem ser aprendidas. Existem técnicas específicas que você pode se adaptar para tornar o uso do tempo mais eficiente e para manter sua vida e a do seu gerente para.

Comunicação escrita e verbal

Você terá que entender e seguir as instruções, e terá que transmitir informações de forma clara e honesta. Dependendo dos detalhes da sua posição, você também pode ter que receber clientes, responder à correspondência ou criar relatórios e apresentações. Todas essas tarefas exigem habilidades de comunicação de alto nível, incluindo falar e escrever, ouvir e ler.

Precisão e atenção aos detalhes

A atenção aos detalhes é um componente crítico de permanecer organizado e comunicar bem.

A imprecisão ou a imprecisão cria ineficiência, na melhor das hipóteses, e também pode causar erros graves ou alienar os colegas do seu gerente.

Conhecimento de software relevante

Qual software você terá que lidar pode variar, mas provavelmente incluirá processamento de texto, planilhas, bancos de dados, calendários, publicação de desktop e PowerPoint ou algo equivalente. Ser capaz de fornecer pelo menos o mínimo de suporte técnico é uma vantagem. Você pode ter que avaliar vários programas e aplicativos diferentes para escolher por si mesmo, que fornecem as melhores ferramentas para atingir os objetivos do seu gerente. Sempre, seu trabalho é tornar o trabalho do seu gerente mais fácil e simples, e isso pode exigir muitos bastidores para solução de problemas.

Tato e discrição

Como assistente pessoal, você freqüentemente será exposto a material sensível, de segredos comerciais a informações altamente pessoais necessárias para manter -se confidencial.

 Uma habilidade relacionada é ser tato, a capacidade de reagir suavemente ou não às informações que outras pessoas podem achar difíceis ou embaraçosas. Você deve, em outras palavras, ser uma pessoa segura para o seu gerente estar vulnerável. Afinal, só você saberá quanta assistência eles precisam.

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Lista de habilidades

Capacidades administrativas

Essas habilidades geralmente fazem parte da descrição do trabalho para um assistente pessoal ou são habilidades de valor agregado. Seu empregador pode precisar de alguém que possa executar essas tarefas para ela.

• Administrativo
• Compromissos
• Correspondência
• Afazeres
• Eventos
• Planejamento de eventos
• Arquivamento
• Procedimentos de implementação
• Mantendo horários
• Encontros
• Gerenciamento de escritórios
• Gerenciamento de projetos
• Pesquisar
• Agendamento
• Tomando ditado
• Tirando mensagens
• Fazendo anotações
• Acordos de viagem
• Planejamento de viagens

Habilidades de comunicação

Como assistente pessoal, todos os aspectos das comunicações são importantes para o trabalho. Esteja pronto para mostrar sua experiência ou treinamento.

• Atender telefone
• Comunicação
• E-mail
• Saudando visitantes
• Lidar com consultas
• Networking
• Comunicação não verbal
• Chamadas de triagem
• Comunicações verbais
• Comunicações escritas

Habilidades financeiras

Você tem experiência ou treinamento para essas tarefas?

• Contabilidade
• Orçamento
• Compra
• Abastecimento
• Compras

Habilidades tecnológicas

Você consegue usar diferentes plataformas e dispositivos e fazer solução básica de problemas?

• Computador (PC, Mac, tablet)
• Gerenciamento de banco de dados
• Microsoft Office
• Preparação de apresentação
• Relatórios
• Processamento de texto

Habilidades de domínio pessoal

Essas habilidades geralmente fazem parte da sua personalidade. Mostre como você os usou e os desenvolveu.

• Confidencialidade
• Diplomático
• Critério
• Flexibilidade 
• Interpessoal
• Multitarefa
• Organização
• Atitude positiva
• Solução de problemas
• Comportamento profissional
• Auto motivado
• Jogador de equipe
• Gerenciamento de tempo
• Trabalhar independentemente

Se você não usou essas habilidades em um emprego anterior, veja como as desenvolveu em empregos voluntários ou não pagos ou use -os em sua vida pessoal. Você usa essas habilidades como parte de uma comunidade de fé ou para um projeto de estudante na escola? Você desenvolveu habilidades como parte de uma equipe esportiva ou esporte individual? Essa experiência também pode ser valiosa e fazer de você um candidato melhor para a posição.

Na amostra a seguir, currículo projetado para um assistente pessoal, observe como várias das habilidades mencionadas acima são incorporadas ao texto, particularmente as "qualificações principais."

Amostra um currículo de assistente pessoal

Este é um exemplo de currículo para uma posição de assistente pessoal. Faça o download do modelo de currículo (compatível com o Google Docs e Word Online) ou veja abaixo para mais exemplos.

Exemplo de currículo de assistente pessoal (versão de texto)

Carly Requerente
999 rua principal
Nova York 10003
(123) 555-1234
[email protected]

OBJETIVO DE CARREIRA

Assistente pessoal orientado e altamente organizado, bem versado, fornecendo suporte contínuo aos executivos de nível C, além de executar independentemente as responsabilidades administrativas, de nomeação e viagens, compras e planejamento de eventos com eficiência sem esforço, busca uma posição de assistente pessoal com um topo empresa.

Qualificações principais

• Capaz de processar dados confidenciais e lidar com toda a correspondência e ditado com integridade e confidencialidade não comprovadas.
• Eu posso facilmente construir relacionamento com clientes, fornecedores e partes interessadas de projetos pessoalmente e por escrito.
• Capaz de alavancar a educação em contabilidade para equilibrar com precisão os livros e executar funções de orçamento e compra.
• Sempre mantém um comportamento positivo e consumante, com a capacidade de instilar a confiança e o envolvimento dos outros.

EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL

Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Assistente pessoal do presidente, Setembro de 2016-presente

Forneça apoio administrativo e pessoal abrangente ao fundador da empresa de consultoria financeira boutique, com um escopo de responsabilidade que inclui ditado, correspondência, gerenciamento de escritórios, relações com fornecedores, agendamento de consultas, coordenação de viagens e funções de planejamento de eventos.

• Planejou todos os detalhes para eventos de relações com clientes de grande sucesso, incluindo fins de semana do resort de golfe e tênis, seminários sobre planejamento financeiro e banquetes dos acionistas.
• Proprietários de viagem e entretenimento de origem e garantia de origem, reduzindo as despesas de viagem em 15%.
• Utilizou o Adobe Creative Suite para criar novas brochuras de marketing visualmente envolventes e um boletim mensal.

EDUCAÇÃO

Bacharel em Administração de Empresas (Menor: Contabilidade)2016; GPA 3.9
Universidade do Missouri, Columbia, MO
Lista de Dean; Graduado summa cum laude

Profiências técnicas: Suíte do Microsoft Office, QuickBooks e Adobe Creative Suite. Fluente em espanhol.