Guia de contabilidade sem fins lucrativos o que você precisa saber

As responsabilidades contábeis de uma organização sem fins lucrativos estão diferentes de empresas com fins lucrativos. A contabilidade pode ser complicada para uma organização sem fins lucrativos, e ainda mais se você não pode se dar ao luxo de contratar um contador profissional para gerenciar suas finanças. Este guia percorre o básico da contabilização de organizações sem fins lucrativos para que você possa fazer o seu melhor com os recursos disponíveis.

Conheça seus termos financeiros

Antes de entrar na contabilidade, é útil conhecer alguns termos contábeis básicos que você encontrará. Lembre-se de que esses termos podem assumir um significado ligeiramente diferente quando aplicado a organizações sem fins lucrativos, em vez de empresas com fins lucrativos. Depois de familiarizar -se com esses termos básicos, você pode entender melhor as necessidades contábeis da sua organização sem fins lucrativos e começar a priorizar suas atividades.

• Ativos: Coisas que sua organização sem fins lucrativos possui, como dinheiro, patentes ou equipamentos de escritório
• Passivos: Coisas que sua organização sem fins lucrativos deve, como empréstimos ou a pagar
• Tipos de receita: Todo o dinheiro que entra na sua organização sem fins lucrativos, como doações, subsídios, quotas de associação, investimentos, ingressos, taxas de programa ou taxas de serviço
• Ativos líquidos: Ativos menos passivos. Os ativos líquidos podem ser classificados de duas maneiras: aqueles com restrições de doadores e sem restrições de doadores

Essas restrições de doador podem ser divididas em três categorias:

1. Irrestrito: Use esses fundos para qualquer finalidade, mesmo para operações diárias. Por exemplo, doações para o seu fundo anual são irrestritas, o que significa que os doadores deixam para a organização decidir como eles são gastos.
2. Temporariamente restrito: Esses fundos só podem ser gastos em um programa específico ou em um determinado momento. Exemplos incluem dinheiro doado durante uma crise ou emergência onde os doadores desejam o dinheiro gasto nesse evento.
3. Permanentemente restrito: Esses fundos podem nunca ser gastos pela organização sem fins lucrativos, mas podem ganhar interesse por serem investidos. Por exemplo, uma organização não pode usar o corpus de fundos de doação, embora o interesse que esses fundos ganhem possa ser usado.

Prepare as demonstrações financeiras da sua organização

Como uma organização sem fins lucrativos, a transparência nas operações é crítica. Uma maneira de fortalecer essa transparência é preparar suas demonstrações financeiras adequadamente. De acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (US GAAP), as organizações sem fins lucrativos devem fazer as seguintes declarações para relatórios:

Demonstração de posição financeira

Semelhante a um balanço de uma corporação com fins lucrativos, uma declaração de posição financeira decompõe ativos, passivos e ativos líquidos. É um instantâneo geral da saúde da sua organização sem fins lucrativos.

Declaração de atividades

O objetivo principal de uma organização sem fins lucrativos é fornecer serviços ou programas que atendam às necessidades específicas. Uma declaração de atividades relata receita e despesas com restrições de doadores e sem.

Declaração de despesas funcionais e naturais

Relatar despesas por natureza e função em um formato de planilha ajuda a rastrear atividades e realizações. 

Por exemplo, as despesas seriam quebradas por função, como programas, captação de recursos ou administrativos. Eles também seriam quebrados pela natureza ou tipo de despesas, como salários, suprimentos ou marketing.

Demonstração dos Fluxos de Caixa

Semelhante a uma demonstração de fluxos de caixa de uma corporação com fins lucrativos, este documento relata quanto dinheiro e equivalentes estão entrando e deixando a organização durante um período específico. Seu fluxo de caixa pode ser positivo ou negativo, dependendo se as entradas são mais altas que as saídas (positivas) ou se as entradas são menores que as saídas (negativas). Os fluxos de caixa flutuam e não refletem lucro ou perda a longo prazo.

Esta afirmação é dividida em três seções: investimento, financiamento e operação. 

1. A seção de investimento da declaração relata os valores gastos em ativos de longo prazo, como investimentos ou equipamentos. 
2. A seção de financiamento relata os valores recebidos de empréstimos ou pagamentos. 
3. A seção operacional do relatório descreve o que não está incluído nas seções de investimento ou financiamento.

Notas para demonstrações financeiras

É importante incluir divulgações adicionais sobre restrições, liquidez e outras notas nesta seção. As divulgações comuns para organizações sem fins lucrativos incluem um resumo das políticas contábeis, informações sobre investimentos, status de ativos e depreciação, status de empréstimos ou arrendamentos pendentes, bem como o status de promessas de longo prazo dos doadores.

Obviamente, para compilar essas declarações, sua organização sem fins lucrativos precisará rastrear receitas, despesas e atividades. O rastreamento preciso requer atenção aos detalhes, além de escolher o software contábil apropriado para o tamanho e a complexidade da organização.

Rastrear financiamento chegando e despesas saindo

Para reunir demonstrações financeiras precisas, é essencial rastrear todos os fundos que vêm e vêm da sua organização, melhor feito usando um sistema organizado (descrito abaixo). Além disso, como o código tributário pode mudar, você precisará saber o que está rastreando e por que. É importante manter a receita e as despesas separadas, mas você também deve falar com um especialista em impostos para garantir que esteja registrando tudo o que precisa para proteger seu status de isenção de impostos.

Existem dois métodos de rastreamento diferentes que as organizações sem fins lucrativos podem usar: Contabilidade de Base de Caixa ou Contabilidade de Base de Acumulação.

Contabilidade de Base de Caixa

Com contabilidade de base em dinheiro, você registra receita quando o dinheiro físico é recebido, não quando ocorre uma transação. Você registra despesas quando o dinheiro é pago. Usar este sistema em uma organização sem fins lucrativos, por exemplo, significa que você registra o pagamento ao receber um pagamento de um membro ou doador.

Base em dinheiro só pode ser usada se você não tiver mais de US $ 25 milhões em recibos brutos nos 3 anos fiscais anteriores, tornando -o um sistema popular para organizações sem fins lucrativos menores.

Contabilidade de Base de Acumulação

Com a contabilidade de base de acumulação, você registra receita ou despesas quando as transações ocorrem. Por exemplo, você gravaria a transação ao enviar uma fatura para quotas ou uma doação prometida. Não quando você recebe o pagamento físico. 

A contabilidade sem fins lucrativos não se limita apenas a doações e despesas, no entanto. Não se esqueça das outras atividades que você deve rastrear também, como investimentos e economia. Uma variedade de software de contabilidade sem fins lucrativos está disponível para facilitar o rastreamento, e muitos deles são fáceis de implementar e acessíveis para inicializar.

Arquive um formulário 990

De acordo com o IRS, existem mais de 30 tipos de organizações sem fins lucrativos que estão isentas de impostos federais e muitos impostos estaduais.O tipo mais comum de organização sem fins lucrativos é A501 (c) (3), que é uma instituição de caridade pública ou uma fundação privada.

Embora as organizações sem fins lucrativos estejam isentas de impostos federais, eles ainda devem registrar um documento de informação anual conhecido como Formulário 990. O Formulário 990 é um documento público que permite que o IRS e o público examinem a missão, finanças e operações de uma organização sem fins lucrativos para o ano anterior. Dependendo dos ativos ou dos recibos brutos da sua organização sem fins lucrativos, você arquivará o formulário 990, 990-PF, 990-EZ ou 990-N. Algumas igrejas e organizações baseadas na fé podem estar isentas desse requisito se não tiveram formalmente arquivado o status 501 (c) (3).

Lembre -se de que estar isento de imposto de renda federal não significa que você pode pular a apresentação de uma declaração de imposto de negócios. Você também pode precisar pagar imposto sobre a propriedade ou imposto sobre vendas. Em alguns estados, navegar códigos e responsabilidades tributários pode ser complicado, mas ingressar na Associação de Ontefits do seu estado pode ajudá -lo a encontrar informações sobre regulamentos locais e estaduais.

Abra espaço para contabilidade profissional em seu orçamento

Embora este guia seja destinado a oferecer uma introdução à contabilidade sem fins lucrativos, não substitui a experiência profissional. Muitas organizações sem fins lucrativos atribuem tarefas contábeis a um membro da equipe não treinado ou voluntário-um grande erro. A contabilidade inexperiente pode levar a fraude não intencional e erros caros. Portanto, um profissional com experiência e treinamento em contabilidade sem fins lucrativos é essencial para sua organização.

Um CPA também pode orientar os membros do conselho e a equipe através das contas, garantindo que todos sejam informados e atualizados. Os membros da equipe e do conselho conhecedores podem levar a uma organização sem fins lucrativos mais estável e organizada. Além disso, você pode encontrar um voluntário que também duplique como um CPA disposto e experiente ou profissional de contabilidade.

Este artigo é apenas para fins informativos. Não se destina a ser um conselho jurídico. Verifique outras fontes, como o IRS, e consulte o advogado ou um contador.