Habilidades importantes para empregos administrativos

O trabalho clerical garante que um escritório funcione de maneira suave e eficiente. Envolve as tarefas administrativas diárias de um escritório, como atender telefones, agendar compromissos, enviar faxes e arquivar documentos.

Habilidades administrativas e administrativas são úteis para quase qualquer um que trabalhe em um escritório. A maioria dos funcionários precisa fazer pelo menos algum trabalho clerical. Portanto, essas habilidades são importantes, independentemente do seu cargo oficial. Funcionários e secretários de escritórios precisam ter habilidades administrativas particularmente fortes. Os funcionários nessas posições executam a maioria das tarefas diárias de um escritório.

Tipos de empregos clericais

Enquanto algumas pessoas usam esses cargos de forma intercambiável, os funcionários e secretários de escritórios diferem dos assistentes administrativos. Assistentes administrativos geralmente precisam de um diploma universitário e recebem mais responsabilidades, incluindo projetos de lança e às vezes gerenciando equipes.

Por outro lado, funcionários e secretários normalmente não precisam de educação extensa além de um diploma do ensino médio (embora existam programas de educação mais alta que se concentram no trabalho clerical e de secretariado). Funcionários e secretários gerenciam as operações diárias de um escritório, mas geralmente não têm responsabilidades gerenciais.

Funcionários e secretários trabalham em uma variedade de indústrias, incluindo finanças, negócios, medicina, governo e direito.Algumas dessas posições exigem habilidades específicas. No entanto, existem habilidades básicas necessárias para quase todas as posições de assistente administrativo e administrativo.

Principais habilidades clericais

A lista abaixo descreve as habilidades administrativas que os empregadores buscam em candidatos ao emprego. Incluído está uma lista detalhada das cinco habilidades clericais mais importantes, bem como listas suplementares de habilidades administrativas relacionadas.

Atenção aos detalhes

O trabalho clerical envolve prestar atenção aos detalhes do dia-a-dia de um escritório-coisas que outras pessoas podem ignorar como responder e acompanhar e-mails, rastrear compromissos e revisar documentos. Como funcionário ou secretário, é importante se concentrar nesses detalhes e não deixar nada escapar através das rachaduras. Por exemplo, os funcionários devem revisar documentos para todos os erros ou erros antes de sair para as partes interessadas.

• Escuta activa
• Analítico
• Diligência
• Identificação de risco
• Fazendo arranjos de viagem
• Observação
• Organização
• Planejamento
• Priorização
• Solução de problemas
• Raciocínio
• Manutenção de registros
• Agendamento de compromissos
• Gerenciamento de tempo
• Digitando

Comunicação

Os trabalhadores do escritório precisam ter fortes habilidades de comunicação escrita e oral com superiores, colegas e clientes. Eles normalmente atendem telefones, escrevem memorandos, enviam e -mails e cumprimentam clientes e clientes.Eles devem ser capazes de falar e escrever de forma clara e eficaz, e de uma maneira fácil de entender. Funcionários e secretários se comunicam com muitas personalidades diferentes diariamente; portanto, saber como se comunicar efetivamente com colegas de trabalho significará a diferença entre uma carreira de longo prazo e um curto prazo. 

• Atendendo telefones
• Comunicação
• Correspondência
• Atendimento ao Cliente
• Delegação
• E-mail
• Fax
• Recepção
• Habilidades de linguagem
• Audição
• Comunicação oral
• Revisão
• Trabalho em equipe
• Comunicação escrita

Habilidades de informática

Hoje em dia, as habilidades em informática são críticas para qualquer trabalho administrativo. Funcionários e secretários precisam ser datilógrafos rápidos e precisos. Eles também são normalmente obrigados a fazer alguma entrada de dados, para que devem estar familiarizados com o Microsoft Excel e outros softwares de entrada de dados. Eles também devem estar familiarizados com outro software do Microsoft Office, como Word e PowerPoint. Quaisquer habilidades adicionais de informática, como a capacidade de projetar ou editar páginas da web, seriam consideradas uma grande vantagem.

• Contas a pagar/receber
• Entrada de dados
• Gestão de dados
• Visualização de dados
• Fluência do banco de dados
• Publicação para desktop
• Calendários digitais (Google, Outlook, etc.)
• Comunicação por e -mail
• Microsoft Office
• Máquinas de escritório
• Planilhas
• Digitando
• Processamento de texto

Numeracia

O trabalho clerical envolve a numeracia, que requer habilidades matemáticas básicas para entender informações numéricas. Alguns funcionários estão no comando, até certo ponto, de contabilidade e/ou contabilização de uma empresa, entre outras tarefas numéricas. Os funcionários que são capazes de carregar essas funções de maneira rápida e eficiente prosperarão nesses papéis. Se você não é um ótimo matemático, não se preocupe. Apenas certifique -se de ter habilidades matemáticas básicas e pensamento analítico. 

• Contabilidade
• Precisão
• Aritmética
• Cálculo
• Cobrança
• Contabilidade
• Orçamento
• Análise de dados
• Estimativa
• Despesa
• Pensamento lógico
• Organização de informações
• Planilhas
• Tecnologia
• Entendendo tendências
• Pesar opções diferentes

Organização

Funcionários e secretários devem ser organizados porque estão encarregados de garantir que o escritório funcione bem. Suas tarefas envolverão acompanhar a programação do empregador, responder a e -mails e telefonemas e manter arquivos.

Ter fortes habilidades organizacionais permitirá que você realize essas tarefas de maneira eficaz. Será útil fazer um balanço das áreas em que você está organizado e em que você deve trabalhar. Por exemplo, anotar tarefas e coisas a serem lembradas em notas pegajosas é uma maneira de garantir que nada seja esquecido.

• Avaliação
• Colaboração
• Tomando uma decisão
• Delegação
• Entregando e -mail
• Documentando
• Eficiente
• Arquivamento
• Gerenciamento
• Multitarefa
• Gerenciamento de escritórios
• Supervisão
• Fotocópia e coleta
• Organização física
• Planejamento
• Priorizando
• Manutenção de registros
• Ordenação
• Gerenciamento de tempo

Solução de problemas

Ser um forte solucionador de problemas é essencial para executar efetivamente funções e problemas de escritório à medida que surgem. Dependendo do escopo de sua função, você terá que resolver problemas com os clientes, entre colegas ou falhas técnicas. Fazer isso em tempo hábil, mantendo a calma sob pressão, garantirá o melhor resultado todas as vezes.

• Escuta activa
• Adaptabilidade
• Analisando
• Comunicação
• Pensamento criativo
• Pensamento crítico
• Reclamações do cliente
• Tomando uma decisão
• Delegação
• Habilidades emocionais
• Interpessoal
• Cabeça de nível
• Resiliência
• Gerenciamento de riscos
• Solução de problemas técnicos

Desenvoltura

Como funcionário, poder se adaptar ajudará você a prosperar em um ambiente de ritmo acelerado. Espera -se que você faça o trabalho em períodos de mudança e seja um recurso confiável para seus colegas. Fazer isso efetivamente exigirá uma série de habilidades, desde multitarefa e pensamento crítico até a mente aberta. Pode haver alguns casos em que seu chefe ou um superior é incapaz de ajudá -lo a solucionar problemas. Se você tiver a capacidade de trabalhar de forma independente sob pressão, será um funcionário de destaque.

• Perspectiva administrativa
• Pensamento criativo
• Flexibilidade
• Lidar com consultas
• Independência
• Monitorando o inventário do escritório
• Multitarefa
• De mente aberta
• Persistência
• Fotocópia/varredura
• Proativo
• Solução de problemas 
• Pesquisar
• Autodisciplina

Importantes habilidades sociais

Além dessas cinco principais habilidades administrativas, os melhores trabalhadores de escritório também possuem habilidades sociais que geralmente são traços de personalidade inatos, em vez de competências aprendidas.

Isso inclui fortes habilidades interpessoais, trabalho em equipe, flexibilidade, confiabilidade, adaptabilidade e criatividade. São características essenciais para gerentes de escritório, recepcionistas, assistentes pessoais, assistentes de escritório e assistentes executivos. 

Takeaways -chave

Leia a descrição do trabalho com cuidado: Cada trabalho exigirá diferentes habilidades e experiência, portanto, concentre -se nas habilidades listadas pelo empregador. Você pode revisar nossas outras listas de habilidades listadas por trabalho e por tipo de habilidade.

Use palavras -chave em seu currículo: Os empregadores usam sistemas de rastreamento de candidatos para buscar palavras -chave específicas; portanto, os currículos que os incorporam terão maior probabilidade de serem selecionados para revisão adicional.

Adicione palavras -chave à sua carta de apresentação: No corpo da sua carta de apresentação, tente mencionar uma ou duas dessas habilidades e dê um exemplo específico de um momento em que você as demonstrou no trabalho.

Mencione palavras de habilidade na entrevista: Certifique -se de ter pelo menos um exemplo de um momento em que você demonstrou cada uma das cinco principais habilidades listadas aqui para sua entrevista.