Habilidades no trabalho importantes para gerentes de escritório

Freqüentemente confundido com um secretário ou assistente administrativo, os gerentes de escritório em muitas empresas operam em alto nível com um dos empregos mais desafiadores da empresa. Os gerentes de escritório normalmente lideram e trabalham em estreita colaboração com outros chefes de departamento para construir um ambiente de trabalho saudável.

Aqueles que desejam contratar um gerente de escritório serão seletivos. Se você deseja esse tipo de trabalho, pode melhorar suas chances de ser contratado sabendo quais de suas habilidades e experiências destacar durante o processo de inscrição e entrevista.

Que habilidades você precisa para ser gerente de escritório?

Os gerentes de escritório assumem a responsabilidade de garantir que todo o escritório ou complexo de escritórios funcione sem problemas. Isso pode incluir tarefas como gerenciar e supervisionar um ou vários assistentes administrativos. 

Os gerentes de escritório geralmente não precisam de educação especializada, mas precisam de muita experiência relevante e conjuntos de habilidades bem desenvolvidos nas funções administrativas e de gerenciamento.

Nem todos os cargos de gerente de escritório exigem exatamente o mesmo conjunto de habilidades. Muito depende de quantos assistentes de escritório você deve supervisionar, quantas pessoas usam o escritório você gerenciará e que tipos de software e outros sistemas seu empregador usa.

Tipos de habilidades de gerente de escritório

Administrativo

Como gerente de escritório, você será responsável por concluir várias tarefas administrativas. Isso inclui contratar e demitir funcionários, realizar avaliações de desempenho, treinar novos funcionários e supervisionar outros. 

Aprovar requisições formais, conduzir operações gerais de negócios e manter os registros de papelada e pessoal também podem cair em sua jurisdição.

• Multitarefa
• Gerenciamento de informações
• Processamento de correio
• Agendamento
• Resolução de conflitos
• Delegação
• Tomando uma decisão

Analítico

Parte do seu papel será encontrar maneiras de fazer seu trabalho melhor. Se você conseguir identificar ineficiências na maneira como seu escritório é executado e fornecer soluções, poderá salvar seu empregador muito dinheiro e salvar seus colegas muito agravamento.

Um ótimo gerente de escritório se perguntará continuamente, sobre todos os processos, práticas e procedimentos: “Isso faz sentido? Isto é o melhor que podemos fazer?”É recomendável incluir uma lista de habilidades analíticas em seu currículo.

• Criatividade
• Otimização
• Solução de problemas
• Pensamento crítico
• Gerenciamento de processos
• Raciocínio dedutivo
• Raciocínio indutivo

Atenção aos detalhes 

Como gerente do escritório, o dinheiro para com você. Você será responsável por encomendar os suprimentos corretos do escritório em tempo hábil, por manter registros com precisão e de maneira organizada e para acompanhar as necessidades e questões de todos os outros no escritório.

Se você fizer bem o seu trabalho, o escritório parecerá correr. Se você errar alguns detalhes, outras pessoas podem não conseguir fazer seus trabalhos totalmente.

• Manutenção de registros
• Detalhe orientado
• Intuição
• Proatividade
• Precisão
• Identificando problemas sistêmicos

Comunicação

Como os assistentes de escritório, você costuma ser uma das primeiras pessoas que os visitantes vêem, e você pode às vezes ser o único que eles veem se um dos profissionais que trabalham em seu escritório está fora. Você deve agir como uma recepcionista eficaz enquanto simultaneamente executa suas outras tarefas.

Você também pode ser o principal ponto de contato entre várias pessoas que usam o escritório e possivelmente entre seu escritório e outras pessoas dentro da mesma organização.

Você pode ter que praticar resolução de conflitos e delegar trabalho. Tudo isso resulta em muita comunicação, escrita e verbal, que devem ser precisas, eficientes, amigáveis ​​e profissionais o tempo todo.

• Comunicação escrita
• Comunicação oral
• Recepção
• Etiqueta por telefone
• Acessível
• Escuta activa

Computador

É importante que os gerentes de escritório tenham uma ampla gama de habilidades em informática. Os detalhes dependerão do seu empregador, mas geralmente envolvem entrada de dados, planilhas e tarefas gerais de TI.

O gerenciamento de escritórios pode envolver uma enorme quantidade de responsabilidade. Os gerentes de escritório geralmente trabalham no ápice de uma organização, com as mãos em todos os aspectos da empresa. Se esse papel central lhe atrair, continue revisando a lista de habilidades para ver se isso pode ser uma carreira para você.

• Suíte do Microsoft Office
• Sistemas operacionais
• Entrada de dados
• Calendários digitais
• Gerenciamento de email
• Software KPI
• Solução de problemas de software
• Compartilhamento de arquivos

Finança

Suas responsabilidades podem incluir contabilidade, faturamento, orçamento e contabilidade. Você também pode ser obrigado a lidar. Relatórios trimestrais e semestrais também podem se enquadrar em sua gama de tarefas. No mínimo, se o seu escritório lidar com dinheiro, você será responsável por garantir que ele seja bem tratado.

• Contabilidade
• Orçamento
• Software de contabilidade
• Declarações financeiras
• Faturas
• Conformidade
• Integridade

Liderança

Como supervisor do que pode ser um grande grupo de assistentes de escritório, você precisará manter todos motivados e coordenados. Você terá que fazer o trabalho em equipe acontecer.

Seu trabalho incluirá definir um padrão para o trabalho de todos os outros e garantir que esses padrões sejam atendidos.

Liderar muitas vezes significa ajudar outras pessoas a crescer em suas carreiras e ajudar as pessoas a se auto-iniciarem e se comunicarem bem.

• Coordenação
• Definindo e gerenciando expectativas
• Trabalho em equipe
• Colaboração
• Motivação
• Orientação
• Gerenciamento
• Habilidades interpessoais

Mais habilidades de gerente de escritório

• Auditoria
• avaliação comparativa
• Integração
• Cobrança
• Publicação para desktop
• Transcrição
• Formalidade
• Consequência
• Processo de embalagem e envio de documentos legais
• Tomando notas
• Memória
• Sensibilidade ao problema
• Gerenciamento de tempo
• Priorização
• Tolerância ao estresse
• Solução de problemas
• Gerenciamento de mídia social
• Revisão
• Revisando
• Elaboração
• Uso adequado dos mecanismos de pesquisa
• Relatório Redação
• Desenvolver e manter procedimentos operacionais padrão (SOPs)
• Prazos
• Multilíngue
• Profissionalismo
• Atendimento ao Cliente
• Resiliência

Como destacar suas habilidades

Adicione habilidades relevantes ao seu currículo: Use os nomes de suas habilidades relevantes como palavras -chave em seu currículo, para que o supervisor de contratação possa ver claramente que você tem o que eles estão procurando.

Destaque as habilidades em sua carta de apresentação: Certifique -se de que sua carta identifique suas competências principais usando algumas das habilidades listadas acima.

Use palavras de habilidade em sua entrevista de emprego: Quando você se prepara para a sua entrevista, invente pelo menos um exemplo específico de um momento em que você usa suas habilidades mais relevantes.