Como criar um manual voluntário para sua organização sem fins lucrativos

Quando sua organização sem fins lucrativos começa a atrair voluntários, pode ser um tempo emocionante de crescimento e comunidade para todos os envolvidos. No entanto, quando os voluntários começam a fluir, pode ser esmagador a bordo, treinar e até gerenciar todos eles. É um problema significativo, mas sua organização pode criar sistemas e padrões para apoiar seus voluntários.

É aí que um manual voluntário vem essencial. Assim como os manuais de funcionários e materiais de treinamento em empresas, um manual voluntário serve para informar, educar e apoiar voluntários.

O que é um manual voluntário?

Na sua essência, um manual voluntário é um recurso (impresso ou digital) que define claramente o que sua organização sem fins lucrativos faz e como os voluntários ajudam a organização. Ele pode explicar as regras de voluntariado, bem como definir tarefas ou expectativas.

Um manual deve ser usado para recrutar, a bordo e treinar voluntários para que todos comecem com o mesmo conhecimento.

É também um recurso "legado" que todos podem usar à medida que crescem com sua organização.

Por que criar um?

As organizações sem fins lucrativos, em muitos casos, têm recursos e funcionários limitados. Passar tempo para recrutar, treinar e supervisionar voluntários pode aumentar rapidamente, especialmente se você tiver muitas pessoas interessadas.

Felizmente, os manuais voluntários podem ajudar a reduzir parte do tempo e dinheiro envolvidos no recrutamento e integração de voluntários. Além disso, os manuais voluntários não precisam ser caros ou elaborados. Um PDF online simples pode padronizar a experiência voluntária e não requer muito tempo, dinheiro ou materiais impressos.

O melhor de tudo é que um manual voluntário fornece um recurso consistente que a equipe, os voluntários e até os doadores podem fazer referência. Fazer isso dá a todos uma imagem clara do que sua organização faz e como os voluntários ajudam. Em vez de se preocupar com experiências de treinamento inconsistentes ou direções de "boca a boca", voluntários e funcionários têm um manual que os ajuda a ter sucesso.

Quando você inclui métodos de comunicação e informações de contato, você também diminui a quantidade de "passagem de bastão" necessária para responder à pergunta de um voluntário ou organizar horários. Um manual voluntário capacita as pessoas a fazer o seu melhor trabalho por meio de acesso direto às pessoas com quem trabalham.

Ao escrever um manual, será essencial considerar seu público. Você pode ter jovens voluntários, voluntários da família e voluntários mais velhos. Com o último, é especialmente importante falar com eles respeitosamente sem usar clichês ou estereótipos.

O que entra em um manual voluntário?

Dependendo do tamanho e setor da sua organização sem fins lucrativos, seu manual varia em tamanho e largura. Cada organização sem fins lucrativos é diferente e tem sua própria estrutura, portanto, não há um índice para o seu manual voluntário.

No entanto, muitas organizações sem fins lucrativos, pequenas e grandes, usam manuais que incluem itens como:

• Carta de boas vindas. Isso pode consistir em um agradecimento ou uma recepção calorosa para aumentar o interesse no programa voluntário. Ele também define o tom para a equipe/relacionamento voluntário da sua organização. Você pode até destacar como os benefícios voluntários são voluntários para deixar as pessoas ainda mais interessadas em ingressar no seu programa.
• Missão da organização. A missão explica quem, o quê e por que da sua organização.
• Lista de funcionários e conselho de administração.
• Programas e campanhas. Liste todos os programas que sua organização sem fins lucrativos oferece, bem como qualquer divulgação da comunidade. Incluir serviços oferecidos, programas financiados e locais abertos.
• Papéis e responsabilidades de voluntários. Esta seção pode incluir posições e tarefas para preencher. Você também pode destacar o impacto que os voluntários têm e informações sobre diversidade e representação.
• Políticas voluntárias. Descreva qualificações para posições voluntárias. Por exemplo, se eles precisarem de uma verificação de antecedentes, testes ou certificações. Inclua formulários de inscrição. Explique políticas de ausência e rescisão
• Conduta e comportamento. Explique o código de vestimenta, as expectativas de comportamento profissional e onde os voluntários podem relatar preocupações. Algumas organizações podem incluir seu código de ética, especialmente se o trabalho de um voluntário for sensível, como cuidar de crianças, deficientes ou idosos.
• Operações e trabalho descrevem. As organizações sem fins lucrativos podem tornar esta seção específica para diferentes funções de voluntariado ou fornecer um modelo genérico para onde relatar ou o que vestir. Incluem também diretrizes de segurança, processo de trabalho e informações sobre turnos e horários.
• Diretório. Incluir funcionários ou líderes voluntários que estão no comando. Liste números de telefone essenciais, ferramentas de grupo e sites que ajudarão os voluntários a acompanhar suas tarefas ou horários.

Muitas vezes, os manuais voluntários incluem muito mais itens do que listados aqui. Por exemplo, as fundações nacionais da vida selvagem incluem seções sobre gerenciamento de registros, código de vestimenta, presença e tempo, horas mínimas necessárias, treinamento, avaliação, reconhecimento, conduta, tabagismo e drogas, segurança e responsabilidade, reembolso de despesas, segurança e segurança, assédio sexual e conflitos de interesse. 

Costumização

A lista acima é apenas um ponto de partida para sua organização sem fins lucrativos; De forma alguma é o único formato que você pode escolher. As organizações sem fins lucrativos podem fazer uma versão completa do manual, ou podem adotar uma abordagem de "orientação" mais voluntária.

Um manual de orientação pode se concentrar apenas nos papéis e tarefas que os voluntários funcionarão para sua organização. Essas descrições podem ser personalizadas para cada posição ou servir como um manual de orientação geral que todos os voluntários recebem. A orientação também pode incluir vídeos que os voluntários podem acessar remotamente, ou um grupo ou reunião individual.

Algumas organizações sem fins lucrativos podem precisar incluir seções adicionais em seus manuais, como diretrizes de reembolso ou procedimentos de evacuação de emergência. Também pode haver algumas isenções de responsabilidade legal ou de seguros para incluir, como informações de responsabilidade por lesões e informações sobre a "boa lei de samaritãs do seu estado."Reserve um momento para perguntar se existem tarefas" incomuns "que você pedirá aos seus voluntários e crie uma seção em seu manual que os aborda.

Como fazer um manual voluntário (rapidamente)

A beleza de um manual voluntário é que ele não precisa ser complicado. Você pode usar documentos de treinamento existentes ou discussões entre funcionários e voluntários para decidir o que incluir.

Você também pode usar os manuais de outras organizações sem fins lucrativos como um esboço (mas não copie!). Além disso, lembre -se de que seu manual não precisa ser perfeito; Não há problema em começar com uma primeira edição e atualizar enquanto você expande.

A chave é apenas para começar.

Usando o Microsoft Word ou o Google Docs, um de seus voluntários ou funcionários pode selecionar modelos profissionais manuais, modelos de folheto ou apenas usar um documento básico. Para facilitar a navegação, no entanto, tente incluir:

• Um título claro com todas as informações relevantes (nome, endereço, informações de contato)
• Um índice
• Quebras de página entre seções
• Conteúdo simples e fácil de ler
• Fonte e cores fáceis de ler
• Informações de contato do coordenador do programa para comunicação segura

Você pode marcar seu manual para combinar com as cores, fontes e estilo de imagem da sua organização. Torne seu manual o mais claro, organizado e conciso possível.

Depois de editar seu primeiro manual e pronto, você pode imprimi -lo ou criar um PDF online para o seu site. PDF é a opção mais acessível. Com um PDF online, você pode distribuir o manual por e -mail, mídia social ou seu site. Ter o manual em forma virtual torna muito mais fácil atualizar com frequência também.

Exemplos

Procurando alguma inspiração? Aqui estão alguns exemplos de como seria o seu manual voluntário:

• Manual de Orientação Voluntária do Discurso e Surdez e Surdez Center
• Caridade Católica do Manual Voluntário do Maine
• Políticas e procedimentos. Fundação National Wildlife
• Manual Voluntário de Empoderamento feminino
• Encontre Manual Voluntário do Banco de Alimentos

Lembre -se de que não há abordagem de "tamanho único" para criar um manual voluntário. Pense em quais informações você precisa compartilhar de forma consistente com seus voluntários e quais recursos você gostaria que eles tivessem. Você sempre pode adicionar uma atualização mais tarde

Economize tempo, dinheiro, energia e estresse, dando à sua equipe e aos voluntários um recurso que eles podem usar para causar o maior impacto com a menor quantidade de supervisão.