Habilidades profissionais importantes para secretários legais

Não deve ser confundido com os paralegais, os secretários legais preenchem papéis vitais em escritórios de advocacia em todo o país. Enquanto os paralegais geralmente desempenham deveres advogados sob supervisão de um advogado, os secretários jurídicos devem acompanhar todos os detalhes circulando o escritório de advocacia.

A lei tem sido e sempre será um mundo de burocracia e semântica. Os advogados devem estar totalmente preparados para todo e qualquer processo legal. Como tal, advogados e paralegais dependem muito de seus secretários legais.

Que tipo de habilidades você precisa para ser um secretário legal?

O papel dos secretários jurídicos, também conhecido como assistente administrativo ou assistentes jurídicos, evoluiu nas últimas duas décadas. Como em todo o resto, a tecnologia continua a transformar o escritório de advocacia tradicional.

Os secretários legais devem transcender papéis convencionais de digitar e atender telefones para supervisionar atividades de alto valor entre advogados e clientes e em relação a procedimentos legais.

Secretários legais fazem o que qualquer assistente administrativo pode fazer, exceto que o mundo jurídico é um pouco mais complicado. Eles desempenham tarefas de secretariado usando terminologia, procedimentos e documentos legais. Secretários legais também preparam documentos legais e correspondências, incluindo intimações, reclamações, moções e intimações. Eles também podem ajudar com pesquisas legais.

Tipos de habilidades de secretário jurídico

As funções de secretário jurídico evoluíram com o tempo. Essas habilidades ajudarão você a ter sucesso em escritórios de advogados únicos e em escritórios de advocacia maiores.

Habilidades tecnológicas

Muitos advogados não têm tempo nem experiência para operar bem a tecnologia do escritório de advocacia. Eles dependem de secretários jurídicos com experiência em tecnologia para realizar uma variedade de tarefas baseadas em computador, como a construção de planilhas, a preparação de apresentações, a auditoria de quadros de horários, o gerenciamento de faturas, a criação/digitação de documentos, a manutenção de calendários e os prazos de rastreamento.

Portanto, secretários jurídicos proficientes em uma variedade de aplicativos de software de computador terão mais oportunidades de carreira. Algumas das tecnologias mais comuns que os secretários legais devem dominar incluem:

• Software de processamento de texto
• Suíte do Microsoft Office
• Apresentação
• Gerenciamento de informações
• Organização de arquivos digitais
• Software de backup de dados
• Cobrança
• Faturamento
• Transcrição
• Publicação para desktop
• Vídeo conferência
• Gerenciamento de email

Habilidades interpessoais

Secretários legais interagem diariamente com advogados, paralegais, funcionários, clientes, advogados opostos, pessoal judicial, vendedores e muito mais.

As habilidades interpessoais e de comunicação de alto nível são essenciais. Além do contato presencial, os secretários se comunicam por e-mail, telefone e sistemas de videoconferência.

• Recepção
• Etiqueta por telefone
• Comunicação oral
• Inteligencia emocional
• Iniciativa
• Formalidade
• Consequência

Comunicação escrita

Você acha que os advogados compõem sua própria correspondência por escrito? Pense de novo. Os secretários legais são frequentemente responsáveis ​​pela elaboração de correspondências de rotina e memorandos de arquivo, além de revisar documentos legais para alegações, resumos, descobertas e fins transacionais.

Escrever é parte integrante do trabalho do secretário jurídico; Aqueles que desenvolvem fortes habilidades de escrita se tornarão indispensáveis ​​para os advogados que ajudam.

• Composição de email
• Seguindo formatos estritos de documentos
• Atenção aos detalhes
• Cartas de apresentação
• Fortes habilidades gramaticais
• Transcrição

Habilidades de organização

Como os secretários jurídicos são a pessoa "à direita" do advogado, as habilidades organizacionais são essenciais para gerenciar com eficiência uma prática de direito ou departamento jurídico corporativo.

Secretários legais devem manter arquivos em papel e eletrônicos, gerenciar projetos, rastrear vários prazos, manter calendários, agendar reuniões, organizar eventos e manter tudo ordenado e acessível.

• Atenção aos detalhes
• Gerenciamento do calendário
• Gerenciamento de arquivos
• Gerenciamento de informações confidenciais
• Transcrição
• Processo de embalagem e envio de documentos legais
• Recebendo e organizando declarações
• Tomando notas

Habilidades de transcrição

Habilidades de transcrição são fundamentais para a prática de secretariado. Além de uma velocidade de digitação rápida (os requisitos do empregador variam de 50 a 100 palavras por minuto), as habilidades de escuta ativas são necessárias para compreender os arquivos de ditado de voz.

Gramática forte, ortografia, vocabulário e habilidades linguísticas são necessárias, bem como uma compreensão da terminologia legal. Como mencionado acima, os secretários devem ser proficientes em aplicações de processamento de texto e equipamentos de transcrição.

• Escuta activa
• Digitando
• Software de processamento de texto
• Dispositivos de gravação de áudio
• Memória
• Comunicação escrita

Atenção aos detalhes

A atenção aos detalhes é crítica na profissão jurídica. Por exemplo, digitar US $ 600.000 em uma oferta de liquidação em vez de US $ 60.000 pode custar à sua empresa um cliente. Os secretários legais lidam com as minúcias da prática diária de direito, e a atenção aos detalhes é importante em quase todas as tarefas de secretariado, desde a redação e revisão de documentos para agendar reuniões e prazos de calendário.

• Tomando notas
• Atencioso
• Auditoria
• Raciocínio indutivo
• Raciocínio dedutivo
• Entrada de dados
• Precisão
• Proativo

Familiaridade com documentos legais e terminologia

Qual é a diferença entre um secretário e um jurídico secretário? Secretários legais estão familiarizados com todas as coisas referentes à lei e aos procedimentos judiciais. Termos como "intimação", "pro se" e "voir dire" não confundem secretários legais. 

Eles entendem as nuances do procedimento legal e têm a capacidade de criar e formatar alegações, descobertas e documentos transacionais.

• Resumo do julgamento
• Amicus breve
• Briefamento de apelação
• Responder resumo
• Interrogatórios
• Processo de apelação
• Wills & Testaments
• Queixas legais, apelos e respostas
• Deedclaim Deed
• Escritura de garantia
• Solicitando intimações

Trabalho em equipe

O trabalho em equipe é crucial para o papel dos secretários legais na prestação de serviços jurídicos. Em todas as práticas, dos grandes departamentos jurídicos corporativos para os profissionais solo-secretários legais devem se unir a advogados, paralegais, secretários, funcionários de arquivos, vendedores e outros para fornecer serviços jurídicos efetivamente.

Os secretários legais mais eficientes sabem como se dar bem com colaboradores e colaborar com terceiros para fazer o trabalho.

• Escuta activa
• Comunicação oral
• Comunicação escrita
• Sensibilidade ao problema
• Colaboração

Habilidades multitarefa

A maioria dos secretários legais trabalha para mais de uma pessoa em mais de um arquivo.

Executar várias tarefas simultaneamente deve ser a segunda natureza para um secretário jurídico competente. 

Eles sabem como fazer malabarismos com várias tarefas e prioridades concorrentes e como gerenciar cargas de trabalho crescentes no movimentado escritório de advocacia de hoje, onde uma pessoa freqüentemente executa o trabalho de três.

• Atenção aos detalhes
• Gerenciamento de tempo
• Priorização
• Delegação
• Agendamento
• Tolerância ao estresse

Habilidades de pesquisa

Secretários jurídicos realizam pesquisas na Internet para uma infinidade de tarefas, como encontrar instruções, reunir informações do cliente, pesquisar a concorrência e localizar testemunhas especializadas.

Muitos secretários legais, particularmente aqueles em pequenos escritórios de direito, também desempenham tarefas paralegais, incluindo pesquisa jurídica, verificação de citação e rastreamento de jurisprudência. Aprendendo plataformas de pesquisa jurídica como Westlaw ou Lexis/Nexis podem lhe dar uma vantagem competitiva.

• Compreensão de leitura
• Entrevista
• Tomando notas
• Tendências percebendo
• Análise de dados
• Raciocínio indutivo
• Raciocínio dedutivo
• Software de Lei de Pesquisa

Mais habilidades de secretário legal

• Solução de problemas
• Gerenciamento de mídia social
• Revisão
• Revisando
• Elaboração
• Ortografia
• Uso adequado dos mecanismos de pesquisa
• Relatório Redação
• Produção final do manuscrito
• Marcas
• Desenvolver e manter procedimentos operacionais padrão (SOPs)
• Prazos
• Multilíngue
• Amizade
• Adaptabilidade
• Eficiência
• Pensamento crítico
• Conformidade
• Contabilidade
• Profissionalismo
• Atendimento ao Cliente
• Resiliência
• Acordos pré -julgamentos
• Máquinas de fax
• Manter bibliotecas de direito
• Gerenciar arquivos de caso
• Lexisnexis
• Pacer

Como destacar suas habilidades

Adicione habilidades relevantes ao seu currículo: Certifique -se de destacar as habilidades acima em seu resumo e histórico de trabalho. Os escritórios de advocacia se preocupam com sua experiência e atenção aos detalhes, principalmente na maneira como você constrói seu currículo.

Destaque as habilidades em sua carta de apresentação: Não desperdice palavras em sua carta. Como criar cartas de apresentação é uma parte significativa do seu trabalho como assistente jurídico, siga o ponto e demonstre sua capacidade de ser claro e direto.

Use palavras de habilidade em sua entrevista de emprego: Esteja preparado para discutir tipos de projetos que você administrou em outras funções sem violar a confidencialidade de um cliente em outros escritórios de advocacia. Não tenha medo de descrever como você usou as habilidades acima em outros papéis fora do mundo jurídico se a experiência for aplicável ao papel que você procura.