Como escrever e -mails eficazes

Muitos de nós não aprendemos a escrever e -mails na escola, mas saber como escrever um e -mail é uma habilidade inestimável no local de trabalho. Isso é particularmente verdadeiro para quem trabalha em (ou procurando) empregos de teletrabalho. Ao lado da boa etiqueta por telefone, provavelmente não há habilidade tão importante quanto o e-mail quando se trata de obter-e manter-um trabalho de trabalho em casa.

Um email bem escrito facilita para o destinatário entender e agir em sua mensagem. Na busca de emprego, o email pode preceder ou até mesmo substituir a primeira impressão presencial; portanto, a pontuação adequada e uma mensagem coerente é a chave. E no trabalho, e -mails pouco claros causam confusão e atrasos. Siga estas dicas para escrever e -mails eficazes para colegas, clientes, clientes em potencial, gerentes de contratação e até amigos e familiares.

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Primeiro, considere a mensagem e o destinatário

Marc Romanelli / Getty Images

Um e -mail deve começar em sua mente, não com os dedos no teclado. Para escrever e -mail de maneira eficaz, primeiro, considere por que voce esta escrevendo. Que tipo de resposta você quer? Que mensagem você deseja transmitir? Se você estiver solicitando informações, solicitando um emprego ou perguntando sobre aberturas, verifique se o seu pedido de ação pelo destinatário está claro.

Em seguida, considere o ponto de vista do destinatário. Que informação eles precisam para agir ou entender sua mensagem? Fornecer informações de fundo necessárias (mas não excessivas). Além disso, lembre -se da etiqueta apropriada para este destinatário em particular. Emoticons e abreviações, como OMG ou LOL, não são apropriados para aplicativos de emprego e a maioria dos e -mails de negócios.

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Escreva uma linha de assunto de e -mail descritiva

Quando você escreve um e-mail, não escreva algo vago na linha de assunto como "oi" ou "trabalhos de trabalho em casa" ou deixe-o em branco. E -mails com esse tipo de linha de assunto têm uma boa chance de acabar na caixa de spam do destinatário ou simplesmente ignorado. Se você estiver se candidatando a um emprego, coloque o nome da posição na linha de assunto. Se o email for para um colega, faça de sua linha de assunto uma frase curta que resume o objetivo da mensagem.

Outro benefício de escrever uma linha de assunto descritiva é que será mais fácil encontrar em sua caixa de entrada se precisar pesquisá -la mais tarde. Algo com uma linha de e -mail como "Pergunta" não será útil, embora.

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Cumprimente o destinatário corretamente

Se você souber o nome do seu destinatário, mas não os conheça pessoalmente, cumprimente usando um título, por exemplo. Querida senhorita. Brunelli. (Use “MS.”Para mulheres quando incerto se“ Sra."Ou" Miss "é apropriado.) Se você não tiver certeza sobre o gênero, basta usar o primeiro e o sobrenome, eu.e. Caro Chris Smith. Se você não conhece o nome da pessoa, comece seu e -mail sem saudação ou use uma saudação simples, por exemplo. Olá, saudações, querido gerente, etc.

Se o email for para um colega ou outra pessoa que você conhece, use o nome que você usaria pessoalmente ou por telefone.

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Use gramática e pontuação corretas

É muito importante usar a gramática correta em um email. Consciente ou subconscientemente, os leitores penalizam os remetentes por erros gramaticais.

• Frases em execução - Quando você escreve um e -mail, não poupe os períodos. Essa pequena pausa dá aos leitores tempo para apreciar os significados das palavras. Frases curtas permitem mais dessas pequenas pausas. Quebrar frases longas, mesmo quando não são frases tecnicamente executadas.
• Vírgulas - Poucas ou muitas vírgulas podem ser confusas. Aprenda a usar a vírgula corretamente.
• Concordância verbal assunto - Frases com esse tipo de erro são bandeiras vermelhas para empregadores que procuram candidatos com boas habilidades de comunicação. Regras de revisão para contrato de sujeito-verbo.

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Verifique ortografia e capitalização

Use um verificador ortográfico, mas não confie nele. Um verificador ortográfico não vai pegar "eles" para "o" ou "lá" para "deles", e esse tipo de erro indica descuido. Não use abreviações de mensagens de texto como "u" para "você" ou "tho" para "embora."

Use capitalização correta. A maioria das pessoas sabe capitalizar o início da frase e os substantivos adequados, mas muitos não conseguem fazê -lo em e -mails. Mostre que você não se importa de levar essa fração extra de segundo para acertar a tecla Shift. Por outro lado, muitas letras maiúsculas podem distrair o leitor. Evite escrever frases em todos os limites (que muitos interpretam como equivalente a gritar pessoalmente) e capitalizar, apenas para ênfase, a primeira letra de palavras que não estão no início de uma frase ou substantivos adequados.

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Use formatação simples no email

Lembre -se de que os programas de e -mail são todos exibidos de maneira diferente. O que parece perfeitamente alinhado na tela pode correr juntos na de outra pessoa. Por esse motivo, evite colar um documento de processamento de palavras altamente formatado, como um currículo ou carta de apresentação, em um email. Use documentos escritos em formato de texto simples. 

Torne os parágrafos curtos. Como períodos, os intervalos de parágrafos dão um descanso ao leitor. Alguém lendo e -mail em um telefone celular se beneficiará de parágrafos curtos. Mas tenha cuidado para ainda seguir as regras básicas em relação aos parágrafos.

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Ser conciso

E -mails sinuosos que enterram o ponto são apresentados e eventualmente esquecidos. Ou pior, eles podem ser mal interpretados. Deixar seu propósito claro, usando linguagem concisa.

• Eliminar a palavra - Escreva com verbos ativos. "Jack me enviou os formulários" usa um verbo ativo. "Os formulários foram enviados para mim por Jack" é passivo. O formulário passivo usa apenas mais algumas palavras, mas aumenta. Mais do que isso, exige que os leitores reorganizem as idéias em suas cabeças.
• Fique no ponto - Resista à tentação de adicionar informações ou idéias estranhas. Salve -os para outro e -mail.
• Use pontos de bala - Isso permite que seu leitor use pistas visuais para apreciar o que é importante. Mas em caso de dúvida sobre como as balas serão exibidas, use asteriscos ou hífens para criar balas.

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Assine o e -mail adequadamente

Se o seu email padrão para uma assinatura padrão, verifique se é apropriado para o email específico que você está enviando. Assinaturas com declarações políticas ou nomes e idades de seus filhos são boas para e -mail pessoal, mas para o trabalho use uma assinatura menos pessoal. Dependendo do seu trabalho e do seu empregador, você ainda pode personalizar sua assinatura de e -mail com uma cotação. Escolha algo não controverso. Se você estiver perguntando sobre um emprego, use sua assinatura para fornecer informações de contato apropriadas sem cotações ou personalização extra.

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Releread/repensar antes de acertar o envio

Verifique se há erros de ortografia e pontuação antes de acertar o envio. Se você encontrar um erro em um email para um aplicativo de emprego, corrija -o e releia novamente antes de pressionar o envio. Mas também releira para o conteúdo. Se o seu e -mail for longo, pense em maneiras de torná -lo mais conciso. E se o seu e -mail for controverso ou foi escrito com raiva, supere o salvamento não enviado. Volte a isso algumas horas ou um dia depois e veja se você ainda deseja enviá -lo.

Isso pode parecer muito o que fazer antes de enviar um e -mail, mas se você estiver enviando emails eficazes e estiver organizando com mais eficiência seu e -mail, você descobrirá que realmente terá mais tempo não menos.