Como escrever e enviar e -mails profissionais

Esteja você procurando trabalho, fazendo novas conexões de rede ou simplesmente tentando se destacar em seu trabalho atual, é essencial saber como escrever e enviar mensagens de email profissional.

Isso pode ser mais difícil do que parece. Muitos profissionais se acostumaram a uma abordagem muito casual para enviar e -mails em suas vidas pessoais. Enquanto gírias, emoticons e textspeak geralmente são aceitáveis ​​quando você está enviando um e -mail para amigos íntimos, eles não voam no trabalho correspondências. É importante saber como limpar suas comunicações quando você precisar.

Quando você pode precisar enviar um e -mail profissional? Existem várias possibilidades. Pode ser necessário enviar sua carta de apresentação a um empregador em potencial, uma carta de agradecimento a um colega que concordou em ser uma referência, uma carta de demissão ao seu chefe atual ou a um pedido de uma carta de recomendação.

Você pode ter outros motivos para enviar e-mails não pessoais e, de fato, é uma boa ideia garantir que todo o seu email esteja organizado e profissional.

Sempre que você envia mensagens de e -mail profissionais, é realmente importante garantir que a mensagem seja perfeita. Você não quer explodir uma oportunidade cometendo erros-como você envia e-mails ou como você acompanha deles.

Aprenda o que incluir em suas mensagens, o que não incluir e como fechar, assinar e enviar suas mensagens de e -mail.

Diretrizes de email profissional

Revise essas etapas para escrever um email profissional de alta qualidade e você sempre causará uma ótima impressão no destinatário.

O que incluir em sua mensagem de e -mail

• Linha de assunto: A linha de assunto deve transmitir concisa seu propósito de escrever. Sua linha de assunto pode ser tão simples quanto "obrigado" ou "solicitação de recomendação."
• Saudações: Mesmo se você estiver escrevendo um e -mail muito curto, inclua uma saudação. Se você souber o nome da pessoa, inclua -o. A menos que você esteja em primeiro nome com a pessoa, ligue para o título deles.
• Comprimento: Mantenha seu e -mail o mais conciso possível. As pessoas tendem a passar e -mails longos, portanto incluem apenas informações essenciais.
• Fechamento: Assine com um breve "obrigado", "melhor" ou outra despedida simples, e depois seu nome. A maioria das contas de email permite incorporar uma assinatura com seu nome, título e informações de contato em cada e -mail. É uma maneira fantástica de tornar cada correspondência mais profissional.

O que não incluir em sua mensagem de e -mail

• Estilo de fonte: Evite fontes ornamentadas, divertidas ou coloridas; Estes simplesmente distraem o destinatário da sua mensagem real. Evite superar o uso ousado e itálico também, o que faz com que um e -mail pareça confuso.
• Maiúsculas: Não escreva todas as letras maiúsculas também; Isso aparece tão zangado ou superexcitado em um email.
• Emoticons: Não inclua emoticons em um email profissional; salve -os para correspondência pessoal.

Dicas para garantir mensagens de email profissional perfeitas

Depois de escrever seu e -mail, siga todas essas etapas antes de clicar no botão "Enviar":

• Verifique se sua mensagem está completa: Verifique duas vezes para garantir que a linha de assunto do seu e-mail seja preenchida, você incluiu uma assinatura, está enviando a mensagem para a pessoa de contato certa e preencheu o BCC Campo para enviar uma cópia para si mesmo, para que você tenha um registro da mensagem de e -mail.
• Prova sua mensagem de e -mail: Antes de acertar o envio, também verifique se você verifica e verifique sua gramática e capitalização. Eles são tão importantes na correspondência por e -mail quanto em uma carta de papel.
• Envie uma mensagem de e -mail de teste: Antes de enviar seu e -mail, envie a mensagem primeiro para verificar se a formatação funciona e que nada parece fora do lugar. Se tudo parecer bom, vá em frente e envie o e -mail para a empresa ou indivíduo que você está entrando em contato.
• Envie uma cópia da mensagem de e -mail: Use o BCC campo para enviar uma cópia da mensagem de e -mail para si mesmo, para que você tenha um registro de quando enviou a mensagem e para quem você a enviou. Você também pode encontrar essas informações em sua pasta enviada.
• Arquive suas cópias: Com muitos programas de email, você pode configurar pastas para facilitar a localização de qualquer e -mail anterior importante. Configure pastas para todos os seus e -mails de pesquisa de emprego e outros e -mails profissionais e arquive suas cópias depois de enviar suas mensagens.

Revise exemplos de email profissional

Exemplo de mensagem de e -mail nº 1: carta de demissão

Linha de assunto: RENUGAÇÃO-BOB SMITH

Querida senhorita. Jones,

Estou escrevendo para enviar minha demissão da minha posição como coordenadora da unidade no Hospital da cidade, a partir de 10 de junho.

Estou mais grato do que posso dizer por todo o seu apoio e assistência nos últimos cinco anos. Trabalhar aqui tem sido uma educação de primeira classe em trabalho em equipe, administração de saúde e realização do trabalho. Vou sentir falta de trabalhar com todos vocês, e espero que você fique em contato.

Por favor, deixe -me saber se eu puder ter alguma assistência durante a transição.

Sinceramente,

Bob Smith
[email protected]
555-123-4567

Exemplo de mensagem de e -mail nº 2: solicitação de referência

Assunto: Cynthia Dailey-Referral Pedido

Querida Barbara Cho,

Recentemente, no LinkedIn, vi um anúncio de emprego para a posição de assistente de marketing na XYZ Corp. Como eu sei que você está lá há vários anos, eu me perguntei se você estava disposto a me dar uma encaminhamento para o trabalho.

Fiquei especialmente empolgado ao ver que o trabalho envolve trabalhar fortemente com sua equipe em campanhas de marketing por e -mail e mídia social. Desde que trabalhamos juntos pela última. Eu adoraria colocar essas habilidades para trabalhar para xyz.

Anexei uma cópia do meu currículo e um link para o meu portfólio, para que você possa ver minha experiência recente. Por favor, deixe -me saber se você tiver alguma dúvida ou se quiser ver mais amostras do meu trabalho. 

Melhor,

Cynthia Dailey

[email protected]
Portfoliosite.com/cDailey
555-091-7865

Takeaways -chave

Mantenha -o profissional: A correspondência comercial deve ser polida, mesmo quando você está enviando por e -mail.

Ser conciso: Atenda ao seu ponto e seja o mais claro possível sobre o que você precisa ou tem a oferecer.

Editar, revisar, teste: Verifique se sua mensagem está livre de erros e erros de digitação. Envie uma mensagem de teste para si mesmo antes de acertar “Send.”

Manter um registo: BCC você mesmo em correspondência importante e arquive cada mensagem na pasta de email apropriada para referência futura.