Como gerenciar mudanças nos projetos

Os gerentes de projeto passam muito tempo produzindo planos e estabelecendo objetivos da equipe. Patrocinadores, partes interessadas e equipes passam muito tempo fazendo alterações no escopo do trabalho e no processo de lançamento. Ter um processo claro e fácil de gerenciamento de mudanças e um olho constante no quadro geral, mesmo quando alguns dos detalhes mudam, contribui muito para manter o projeto avançando e permitindo que você mantenha a calma.

Aceitar essa mudança acontece

As mudanças acontecem em praticamente todos os pontos do ciclo de vida do gerenciamento do projeto. Reconhecer que as mudanças são inevitáveis ​​- de fato, muitas partes benéficas do processo permitem que os melhores gerentes de projeto adotem abordagens mais ágeis para planejar e executar. Ter estratégias em vigor para lidar efetivamente com as mudanças à medida que elas ocorrem é a maneira mais rápida de manter a atenção de todos no prêmio, mesmo diante do que às vezes pode parecer constantes mudanças de direção.

Um processo de gerenciamento de mudanças estruturado e definido é o seu manual de execução; Sua estratégia 'Bíblia'. Ele definirá, para você, a melhor forma de responder como líder a sugestões - até exige - por mudanças no processo de desenvolvimento. Isso o ajudará a navegar, graciosamente e com garantia, às vezes paisagens colaborativas controversas em direção à conquista dos objetivos finais de todas as partes.

O processo de gerenciamento de mudanças

O processo de gerenciamento de mudanças se parece com o seguinte:

• Receber solicitação/demanda por mudança no processo no projeto
• Avalie a solicitação de mudança/demanda com foco no orçamento do projeto em relação:
  • Materiais
  • Quaisquer requisitos de permissão relevantes
  • Homem-horas
  • Tempo perdido/ganho
• Prepare e apresente para os acionistas do projeto/contato suas recomendações sobre como proceder em relação às solicitações (s)
• Receba a aprovação ou declínio da decisão dos acionistas para prosseguir

Vejamos cada uma dessas etapas por sua vez:

Receber solicitação/demanda por mudança no processo no projeto

Você receberá uma solicitação para alterar o projeto de centenas de maneiras diferentes: em uma reunião, por e -mail, por telefone, no corredor enquanto você sai do escritório à noite. Idealmente, você obterá as informações sobre um formulário de solicitação de alteração, mas deve saber que, na vida real, muitas partes interessadas importantes pensam que concluir esse tipo de papelada é o trabalho do gerente de projeto - e na sua empresa, pode ser.

O modelo de solicitação de mudança de projeto (mais sobre isso em um minuto) deve capturar com precisão e sucintamente todos os detalhes da solicitação, porém informalmente que eles chegam a você. Depois de sentir que todos os detalhes são gravados com precisão, execute o formulário após o iniciador para verificação de que todos os pontos foram abordados totalmente.

Lembre -se de que as mudanças também podem ser sobre tirar o trabalho. Nem sempre assuma que as mudanças vão se relacionar em colocar o trabalho. O processo é o mesmo, independentemente de você estar aumentando ou diminuindo o escopo do projeto.

Realizar avaliação de mudança

Veja o pedido de mudança em detalhes. Você estará avaliando o impacto em:

• Agendar
• Documentação
• Trabalho feito até o momento e trabalho ainda para fazer
• Orçamento
• Medidas de qualidade
• Escopo
• Disponibilidade de recursos

Por exemplo, uma mudança de software pode ser estimada em cinco dias. Isso não adicionaria apenas cinco dias ao cronograma, porque expulsaria outra tarefa e moveria isso em um prazo onde o recurso principal está de férias. Essa tarefa também precisaria ser movida, portanto, no geral, essa alteração adicionaria oito dias ao cronograma. Custaria US $ 5 mil, e os oito dias extras nos empurram para mais um mês com o contrato de fornecedor, então há custos a serem considerados lá também. A qualidade permanece a mesma, mas o escopo muda para incorporar a nova mudança. Toda a documentação relevante precisaria ser atualizada, incluindo o plano do projeto e os manuais de treinamento, que já foram iniciados.

Então, no quadro geral, uma mudança simples de cinco dias tem efeitos retumbantes. É importante considerar todos os fatores relevantes antes de tomar uma decisão de implementação, pois ter o quadro completo pode alterar o resultado.

Prepare e apresente recomendações

Armado com uma compreensão do impacto total das mudanças ou alterações solicitadas, apresente suas recomendações sobre a viabilidade da mudança.

Em alguns casos, as mudanças não serão implementadas porque o benefício percebido será menor que o custo. Em outros casos, pode ser encontrado um benefício suficiente para compensar o custo de fazer o trabalho adicional. Outros casos, ainda assim, provarão que as mudanças são inevitáveis ​​e além do seu controle, independentemente do efeito negativo, resultante de problemas regulatórios ou de conformidade ou questões internas, como a reestruturação organizacional.

A decisão

Para pequenas mudanças que se enquadram no seu limite de autorização, a decisão de aceitar ou rejeitar mudanças repousa com você (com a entrada direita da equipe). Qualquer coisa maior deve ser aprovada pelo patrocinador do projeto ou placa de projeto. Termos para o que se enquadra em qual categoria geralmente é explicitada claramente no início de qualquer projeto.

Independentemente do resultado, é importante manter todos os envolvidos no processo informado. Alienar membros da equipe em qualquer momento do desenvolvimento podem custar a integridade de todo o projeto e qualquer colaboração futura também.

Ferramentas de gerenciamento de alterações

Várias ferramentas de gerenciamento de mudanças foram desenvolvidas para facilitar esse processo. Central para cada caixa de ferramentas de gerenciamento de mudanças deve ser:

• Uma lista de verificação ou mapa de processo que andam aos interessados ​​através das etapas adequadas para aumentar uma mudança para o escopo do projeto
• Um formulário de solicitação de mudança de modelo (Observação: Se seus projetos funcionarem on -line a partir de um fluxo de trabalho automatizado, é uma ótima idéia incluir esse formulário em sua lista de documentos)

Desenvolvendo um formulário de solicitação de mudança de projeto

O formulário de solicitação de alteração do projeto deve incluir:

• O nome da pessoa que solicita a mudança (o 'solicitante').
• Um identificador exclusivo, como um número de mudança (você pode adicionar isso a si mesmo mais tarde, pois é improvável que qualquer uma das pessoas que levanta a solicitação e usando o formulário saberá o que entrar aqui).
• Uma descrição da mudança proposta, com o máximo de detalhes possível.
• A categoria da mudança. Idealmente, os solicitadores devem poder escolher entre uma categoria preparada para esta seção, então eles só precisam marcar a caixa. Este é um bom lugar para observar se uma solicitação de alteração é relativa à regulamentação ou conformidade interna - se for (genuinamente), você pode ignorar muitas das etapas de planejamento e avaliação e simplesmente seguir em frente.
• O 'porquê' da mudança. Qual é a justificativa para implementá -lo? Por que o solicitante quer?
• Impacto potencial da mudança proposta para diferentes elementos do projeto, incluindo tempo, custo, qualidade e escopo. O solicitante pode não ter todos os detalhes, portanto, pode exigir sua assistência preenchendo esses espaços em branco através da etapa de avaliação de mudança. O mínimo que você está procurando neste momento é o esclarecimento sobre se pode aumentar, diminuir ou alterar os parâmetros do projeto existente.

Os formulários de solicitação de alteração devem ser arredondados com espaço para obter detalhes para você preencher à medida que a mudança é discutida posteriormente. Um modelo também deve incluir espaço para:

• Decisão de mudança: aceitar, rejeitar ou adiar
• Nome da pessoa que toma a decisão (ou grupo) mais a data em que a decisão foi tomada e quaisquer comentários adicionais.

Mudanças e gerenciamento de escopo do projeto

Gerenciamento de escopo do projeto é o processo que filtra e refina as distinções entre o que é necessário para executar um projeto com sucesso e o que não é. Quando as solicitações de mudança de projeto são recebidas, é necessário considerar como essas mudanças podem afetar o projeto em geral. Seu processo de gerenciamento de mudanças ajuda você a refinar e definir no contexto, por que uma mudança é ou não é prática ou necessária.

Vale a pena mencionar um guia para o gerenciamento de projetos (Guia do PMBOK) - a Sexta Edição da Cobertura do Gerenciamento de Mudança de Projetos vale a pena mencionar, porque não é tão intuitivo quanto você pode pensar. O "guia pmbok"Inclui excelentes diretrizes para iniciantes na forma de um processo chamado 'escopo de controle' na seção de gerenciamento de escopo do projeto. No entanto, o processo de gerenciamento de mudanças nos projetos precisa ser tratado de uma maneira mais integrada, e isso se reflete no texto. Os usuários do "PMBOK Guide" também devem se referir ao processo de controle de mudança integrado, pois estabelece claramente como tudo se liga na paisagem maior.

Para fins de se tornar um PMP, é importante entender como o "PMBOK Guide" cobre o gerenciamento de mudanças, pois fará parte do seu exame. Mas lembre -se de que o processo de gerenciamento de mudanças que você realmente usará em projetos precisa ser integrado, fácil de seguir e prático.

Liderando sua equipe através do processo de mudança

A equipe do projeto é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, por isso ajuda a envolvê -los ativamente ao gerenciar mudanças no processo.

Aqui estão cinco maneiras pelas quais você pode ajudar sua equipe a aceitar rapidamente o processo de gerenciamento de mudanças de projeto:

1. Seja aberto sobre mudanças. Deixe sua equipe saber que a mudança nos projetos é esperada.

2. Ser aberto sobre o processo. O processo de gerenciamento de mudanças discutido aqui não vem naturalmente para todos. A maioria dos membros da equipe não saberá o que é esperado deles até que tenham sido aconselhados. Configure um briefing para passar pelo processo com eles e informe a cada um deles em sua execução.

3. Tornar mais fácil. A mudança de projeto é frequentemente, na melhor das hipóteses, caos controlado. As etapas que você toma para navegar com êxito a definir sua coragem como um gerente de projeto. Sua equipe pode achar as mudanças perturbadoras - especialmente as grandes ou as decisões revertendo há muito tempo serem resolvidas e obstáculos considerados há muito tempo. O cronograma está errado, o orçamento pode ser diferente, os requisitos são certamente diferentes.

Sua equipe procura orientação e estabilização. Torne o processo o mais fácil possível para eles.

4. Estar lá para ajudar. Uma nova maneira de trabalhar leva tempo para integrar com sucesso. Se você já gerenciou a mudança de projeto de maneira informal (ou não), mude para um processo formal pode demorar um pouco para se tornar "a maneira como fazemos as coisas por aqui". Informe a equipe que você está lá para ajudá -los se eles precisarem passar algo além de você.

5. Não tenha medo de dizer não. Nem todas as mudanças são propostas sensatas. Informe sua equipe a saber que, se eles se sentirem fortemente sobre uma mudança que não é a coisa certa para o projeto neste momento, você o manterá nessa conversa com o solicitante de mudança.

Não gerenciar a mudança de maneira eficaz é o principal entre as maneiras pelas quais um projeto pode ser completamente descarrilado, então cuidado. Armado com as informações e processos certos, as mudanças no projeto podem ser tratadas de maneira controlada, inteligente e benéfica para todos os envolvidos.