Como aumentar a produtividade no trabalho

Imagine fechar cada dia de trabalho com um suspiro satisfeito, sabendo que você tinha sido tão produtivo que realizou tudo na sua lista. E também sabendo que você estava no topo do seu jogo criativo-recebendo suas tarefas realizadas de maneira eficiente e bem. Veja -se assobiando enquanto você se afasta do trabalho?

Você pode ser a estrela neste filme sobre produtividade, em vez da versão alternativa, onde você termina o dia cansado e caído atrás de uma mesa empilhada com projetos inacabados. Se você não gosta da maneira como é o dia de trabalho habitual, há uma maneira de mudar isso.

A maioria de nós não é tão produtiva quanto gostaríamos por dois motivos: temos maus hábitos que interferem na nossa produtividade no local de trabalho e somos reativos e não proativos, apagando incêndios em vez de progredir em direção aos nossos objetivos.

A solução é simples, embora nem sempre fácil. Podemos substituir nossos maus hábitos e padrões reativos por bons hábitos que nos tornarão proativos e se encarregarão de nossos próprios dias de trabalho. Siga estas dicas sobre como aumentar a produtividade e se tornar o seu melhor e mais produtivo no trabalho.

01 de 11

Faça seu levantamento pesado quando estiver no seu melhor

Imagem (c) John Lund/ Getty Images

Há um conselho infinito por aí para as pessoas não realizarem tarefas de lodo mental, como responder a e-mails ou tarefas de rotina pela manhã, mas começar a fazer as tarefas que são mais exigentes--que é ótimo se você é uma pessoa da manhã. Se você é mais uma coruja noturna, como eu, obviamente isso não vai funcionar bem para você.

O especialista em produtividade, Tony Wong, aconselha: “Use sua manhã para se concentrar em si mesmo ... comece o seu dia, ignorando seus e -mails pela manhã e recebendo um bom café da manhã, lendo as notícias, meditando ou se exercitando. Isso garantirá que você tenha o combustível necessário para um dia produtivo.”O ponto é: faça suas tarefas mais exigentes em seu tempo de produtividade de pico pessoal, sempre que isso é.

02 de 11

Pare de multitarefa

Imagem (c) Jay P. Morgan/ Getty Images

É um assassino de produtividade. Pesquisas mostram que a produtividade pode ser reduzida em até 40% pelos blocos mentais criados quando as pessoas alternam as tarefas. Ainda mais surpreendente, em um estudo da Universidade de Londres, o QI perdeu 15 pontos para alguns homens multitarefa.

Precisa de mais evidências? Um estudo da Universidade de Sussex no Reino Unido indica que a multitarefa pode realmente estar prejudicando fisicamente seu cérebro. O estudo constatou que os participantes viciados no uso de vários dispositivos tinham simultaneamente uma menor densidade de matéria cinza em uma área cerebral chamada córtex cingulado anterior, que está ligada ao controle emocional e tomada de decisão, empatia e resposta do cérebro às recompensas.

Então pare de tentar fazer tudo de uma vez. Em vez disso, aumenta dramaticamente a produtividade, dando toda a sua atenção a uma tarefa de cada vez. Quando seus olhos e mãos começarem à deriva em direção a outra coisa, pense em como é importante manter todas as suas pequenas células cinzentas.

03 de 11

Prepare uma lista de tarefas a cada noite

Imagem (c) imagens Ezra Bailey/ Getty

As listas de tarefas são auxiliares de produtividade inestimáveis. Eles o organizam, fornecem foco e recompensem sentimentos de satisfação quando você é capaz de verificar as coisas que você realizou.

Fazer (ou atualizar) uma lista de tarefas a cada noite significa que você não perderá tempo no início do dia de trabalho procurando sua tarefa. Você pode até tentar falar na sua lista com alguém. Leo Wildrich, co-fundador da Buffer, explica o poder dessa técnica em "O que a multitarefa faz com nossos cérebros":

A lista de tarefas que anotei não mudou, mas parecia que eu já tinha feito metade do trabalho de tudo na minha cabeça. No dia seguinte, tudo que eu precisava fazer é olhar para a tarefa e fazer isso.

04 de 11

Reduza sua lista de tarefas

Imagem (c) Rick Smolan / Getty Images News

Quantos itens estão em sua lista de tarefas típicas? Oito? Vinte e oito? No entanto, muitos, você se sentirá bem quando terminar cada um deles e cruzá -los. Mas você nunca se juntará às fileiras das superestrelas de produtividade, a menos que você cruze algumas delas antes mesmo de se preocupar em fazê-las-porque as demandas de produtividade mais altas focam.

Em "The Real Liderança Lições de Steve Jobs", Walter Isaacson, autor de Steve Jobs, relata como a insistência de Jobs de que a Apple produz apenas quatro computadores salvaram a empresa. Ele também relata como os empregos costumavam fazer listas de tarefas para gerar foco:

Depois que ele correu a empresa, Jobs começou a levar suas pessoas 'Top 100' em um retiro a cada ano. No último dia, ele ficava na frente de um quadro branco ... e perguntava: 'Quais são as 10 coisas que deveríamos fazer a seguir?'As pessoas lutariam para obter suas sugestões na lista. Jobs os escreveria e depois cruzaria os que ele decretou. Depois de muita disputa, o grupo criaria uma lista de 10. Em seguida, Jobs cortaria os sete inferiores e anunciariam: 'Só podemos fazer três.'

Ficar focado significa restringir suas opções. Portanto, todas as noites quando você está revisando sua lista de tarefas, faça duas perguntas a si mesmo;

1. Quais são as tarefas importantes nesta lista?
2. Quantas dessas tarefas importantes posso realizar ou fazer um progresso significativo no amanhã?

05 de 11

Delegado corretamente

Imagem (c) Imagens Aagamia / Getty

A delegação é a produtividade como uma pistola de unhas é para acumular unhas. Depois de começar a usá -lo, você ficará surpreso com o quão mais rápido e mais fácil seu trabalho é. Se você fizer certo, isso é. Para muitos gerentes e empresários, a delegar é como um mergulho de urso polar; Eles mergulham com entusiasmo, mas pulam tão rápido.

Por que? A queixa mais comum é que a delegação de trabalho dá ao gerente ou líder ainda mais a fazer; Agora eles precisam supervisionar o trabalho de outra pessoa, além de fazer seus próprios. Mas se você atribuir uma tarefa a alguém e supervisioná -lo de perto enquanto estiver fazendo isso, está microgerenciando, não delegando.

Quando você delega corretamente, você tem mais tempo para gastar em seu próprio trabalho. A chave é atribuir a tarefa certa para a pessoa certa-uma pessoa que você conhece tem as habilidades para fazer o trabalho e que você pode confiar para fazê-lo e depois deixá-la. Leva algum.

06 de 11

Eliminar distrações

Imagem (c) David Tipling / Getty Images

Nilofer Merchant, escritora e fundadora da HBR da Rubicon Consulting, compartilha alguns conselhos valiosos que seu chefe lhe deu no início de sua carreira:

Alimente as águias. Existem apenas algumas coisas que importam. Saiba o que eles são. E coloque sua energia neles. Eles nem sempre estão bem na sua frente, então você precisa olhar para cima e para fora mais. Morrendo de fome os perus-lots das coisas estão bem na sua frente ... bicando, fazendo barulho e exigindo atenção. Porque eles estão bem na sua frente, é fácil prestar atenção a eles mais e primeiro. Ignore-os. Eles realmente vão se sair bem sem você.”

Já analisamos a importância do foco. Mas o outro lado é que você precisa identificar e ignorar esses perus também. E para muitos de nós, esses perus exigindo atenção são mídias sociais e e -mail.

Para ser produtivo, você precisa desligar o barulho deles e afastá -los. Desligue seu e -mail e notificações por telefone se precisar de concentração completa. Você é um viciado no Facebook ou Twitter? Use a mídia social como uma cenoura. Permita -se x número de minutos navegando depois de realizar uma tarefa importante. Em seguida, desligue -o e volte ao trabalho.

07 de 11

Planeje telefonemas

Imagem (c) Imagens de mistura - Terry Vine/ Getty Images

Não seria bom ter seu próprio secretário pessoal para que você possa dizer: “Segure minhas ligações!”Enquanto você estava trabalhando em algo? Bem, adivinhe? Você pode gerenciar seus telefonemas e o retorno será enorme em produtividade.

Primeiro, a menos que você esteja esperando uma chamada crítica, desligue seu telefone quando estiver prestes a trabalhar em um projeto que precisa de toda a sua atenção. Em seguida, reserve um tempo estruturado para fazer todas as suas chamadas de saída, para que você gaste menos tempo tentando alcançar as pessoas e mais tempo em conversas produtivas.

Se você estiver trabalhando em algo que não precisa de toda a sua atenção, fique à vontade para deixar o telefone e atender as chamadas; Isso evita que você tenha um lote de telefonemas para retornar em algum momento durante o seu dia. Mas saiba quando o telefone será uma distração e tire -se do caminho.

08 de 11

Quebrar períodos de trabalho com exercício

Imagem (c) Imagens Adam Gault/ Getty

Estudos mostraram que a atividade física aumenta a função cerebral. E, embora você possa assumir (com razão) que essa força cerebral aprimorada oferecerá uma concentração aprimorada, mais criatividade e aprendizado mais rápido, você pode não perceber que o exercício aumenta também as habilidades afetivas do seu cérebro, o que significa que você achará mais fácil se dar bem com outros.

Se você quiser o maior retorno, exercite -se durante o horário de trabalho. Um estudo da Universidade Metropolitana de Leeds descobriu que 65% dos trabalhadores que usaram a academia da empresa na hora do almoço eram mais produtivos e tinham melhores interações pessoais com seus colegas do que aqueles que não usaram a academia no almoço.

Em suma, é hora de levar essas palavras de Ron Freidman para o coração e entrar em uma rotina regular de exercícios:

Em vez de ver o exercício como algo que fazemos por nós mesmos-uma indulgência pessoal que nos afasta do tempo de trabalho-começamos a considerar a atividade física como parte do próprio trabalho. A alternativa, que envolve o processamento de informações mais lentamente, esquecendo com mais frequência e ficando facilmente frustrada, nos torna menos eficazes em nossos empregos e mais difíceis de se dar bem para nossos colegas.

09 de 11

Seja otimista

Imagem (c) Thomas Barwick/ Getty Images

Pessoas felizes são mais produtivas.

Em um estudo da Universidade de Maastricht sobre otimismo e desempenho em call centers, os resultados mostraram que os otimistas do grupo testado fizeram mais vendas e alcançaram mais bônus. Mais especificamente, foram apenas otimistas disposicionais que mostraram maior sucesso. Os autores do estudo definem otimismo disposicional como geralmente esperando bons resultados sobre os ruins na vida.

Se você não é uma pessoa naturalmente otimista, esta é a disposição que deseja cultivar e a boa notícia é que você pode. Em seus estudos, o pesquisador e autor da felicidade Shawn Achor pediu aos gerentes de impostos da KMPG que realizassem uma das cinco atividades por dia durante três semanas. Ele descobriu que o grupo experimental com pontuações mais altas em otimismo e satisfação com a vida-logo após a conclusão do experimento e quatro meses depois, o que foi encarregado de se envolver positivamente com pessoas em sua rede de apoio social.

O caminho mais direto para a felicidade, Achor encontrado em sua pesquisa, estava fornecendo apoio social a outras pessoas:

Os provedores de apoio social que pegaram folga para outros, convidaram colegas de trabalho para almoçar e organizaram atividades de escritório-não apenas 10 vezes mais propensas a se envolver no trabalho do que aqueles que se mantiveram em si; Eles eram 40% mais propensos a obter uma promoção.

10 de 11

Durma o suficiente

Imagem (c) John Lund/ Drew Kelly/ Getty Images

Setenta por cento dos americanos admitiram dormir no trabalho em uma pesquisa feita por William a. Anthony, PhD, psicólogo clínico e diretor do Centro de Reabilitação Psicológica da Universidade de Boston. Por que? Porque eles precisam, Anthony diz. Viagens no início da manhã, longas horas de trabalho e muitas responsabilidades em casa significam que um número crescente de pessoas não está recebendo o shuteye de que precisam.

Todos sabemos que a privação do sono tem efeitos negativos em nosso desempenho. A falta de sono diminui nossa concentração, memória de trabalho, capacidade matemática e raciocínio lógico. E como o córtex pré-frontal é particularmente vulnerável à falta de sono, tarefas que exigem raciocínio lógico ou pensamento complexo serão os mais prejudicados. Surpreendentemente, é preciso apenas uma noite de privação do sono para criar grandes déficits em nossas habilidades.

Então, quanto sono você precisa? Sete a nove horas por noite, se você tiver adulto de 26 a 64 anos, de acordo com a National Sleep Foundation. Se você não está ficando muito, tirar uma soneca durante o dia pode ser benéfica para sua produtividade.

11 de 11

Uma última dica

Imagem (c) Westend61/ Getty Images

Mas certamente não menos importante: cuide -se.

Dormir o suficiente e fazer parte do exercício de sua rotina são apenas duas das coisas que você precisa fazer todos os dias para estar no seu melhor e mais produtivo.

Você provavelmente sabe o resto:

• Coma uma dieta saudavel.
• Bebe muita água.
• Livre -se de seus maus hábitos, estejam eles fumando ou ficando em torno de pessoas tóxicas.
• E seja legal consigo mesmo e com outras pessoas. Reserve um tempo para si mesmo e faça qualquer coisa (saudável) recarregue e refresca você.

Quanto mais saudável você for, mais produtivo você será. E quanto mais produtivo você estiver com o seu trabalho, mais tempo você terá que gastar como quiser.