Como contratar o fornecedor privado perfeito para o seu evento

Enquanto muitos grandes locais de eventos têm um chef executivo ou um departamento de banquetes na equipe, muitos dos locais mais bonitos e únicos do mundo não oferecem serviços de catering. Enquanto o trabalho adicional de contratar um fornecedor privado ou uma empresa de catering pode ser um impedimento para alguns, os grandes planejadores de eventos estão sempre prontos para reservar o local perfeito, mesmo se significa chamar sua rede profissional para fazê -lo. Antes de contratar uma empresa de catering ou catering para trabalhar no evento, é útil ter algumas idéias iniciais sobre o menu de catering e ter essas dicas no bolso traseiro.

Aconselhamento especializado sobre planejamento de menu de um especialista em catering

"Estabeleça um bom equilíbrio com o seu menu", sugere Stacy Ziegler, CPCE, CMP, primeiro vice -presidente da Associação Nacional de Executivos de Catering (NACE) e diretor de vendas da Bold American Events & Catering. O Bold American oferece serviços de catering de serviço completo a locais em toda a cidade de Atlanta, Geórgia e organiza mais de 500 eventos corporativos e sociais a cada ano.

“Você pode ficar mais arriscado com seus hors-d'oeuvres passados, acompanhamentos e sobremesa, mas para a entrada principal, você precisa se lembrar de que está alimentando um grupo diversificado de pessoas. A maioria das pessoas gosta de reconhecer o que está comendo. Isso não significa que todo mundo tenha que ser servido frango simples, mas seja cauteloso com algo muito exótico.”

A temporada do evento também importa. E os planejadores de eventos frequentemente realizam discussões sobre eventos futuros durante uma temporada completamente diferente. “Embora você possa estar discutindo seu cardápio no The Dead of Winter, o evento real pode ser em junho. Costelas curtas e purê de batatas em janeiro soam fantásticos, mas quando seu evento de junho chegar, você vai querer algo muito mais leve ”, diz Ziegler. No caso, o planejamento de um menu de eventos é muito mais do que as próprias escolhas alimentares. Mas o próximo passo é contratar o fornecedor para ajudá -lo.

Aconselhamento especializado sobre a contratação de uma empresa privada de catering

Talvez você já tenha idéias para o menu de catering em mente, o próximo passo é contratar uma empresa de catering para o seu evento. "Converse com seu fornecedor sobre o que eles fazem de melhor", aconselha Ziegler. “Eles têm muita experiência com os favoritos da multidão e sabem o que podem executar melhor.”

Além de usar seu fornecedor como consultor de alimentos e bebidas, bem como o provedor de serviços de catering para o seu evento, a Ziegler também oferece as seguintes dicas para contratar uma empresa de fornecedor ou catering para os eventos:

Prove a comida do fornecedor

Ao provar a comida do fornecedor, ela lhe dará a chance de provar a catering e também experimentar como ela será apresentada. Este também é um ótimo momento para se encontrar com o chef e determinar o quão flexível ele ou ela é. Todos os itens podem ser ajustados aos seus próprios gostos, por isso verifique se seu feedback é levado a sério. Pergunte como a comida é preparada.

Dica profissional de catering: Pergunte se a catering está finalizada no local ou cozida com antecedência e saiu em uma caixa quente para se aquecer. Essas práticas diferentes terão um grande impacto na qualidade da comida quando for servido aos seus convidados.

Verifique as referências

Mesmo que você provavelmente receberá uma lista de clientes muito felizes, ainda existem boas pepitas de informação que você pode aprender se realmente dedicar um tempo para verificar as referências de um fornecedor. É uma excelente maneira de obter insights sobre o que o fornecedor faz melhor. Boas perguntas para referências incluem: quantas vezes eles usaram o fornecedor? O que você mais gostou em seus serviços de catering para eventos? O que você mudaria para o próximo evento?

Solicitar fotos de eventos anteriores

As fotos de catering lhe darão uma boa noção da estética do fornecedor. Fotos de eventos anteriores podem fornecer uma visão de como os eventos são geralmente configurados. Faça a si mesmo as seguintes perguntas: Você gosta de serviços de serviço, uso do espaçamento e toques finais? É o estilo que você gostaria para o seu evento? Por fim, ver fotos do trabalho anterior de um fornecedor também é uma ótima maneira de explicar ao fornecedor o que você gosta com as referências. O que você gostaria de ver repetido em seu evento?

Discuta os serviços disponíveis

Alguns fornecedores são mais com serviço completo do que outros, com a capacidade de fornecer roupas de cama, mesas, cadeiras, flores e eVendécor. Você pode dar a eles uma idéia do que você gosta e eles podem reunir tudo para você e organizar todos os fornecedores. Por outro lado, alguns fornecedores fornecem apenas o evento de alimentação e alimentação e você será responsável por coordenar todos os seus outros itens e fornecedores. De qualquer maneira, é bom, desde que os serviços do fornecedor correspondam às suas necessidades.

Revise tudo pessoalmente

As reuniões pessoais não são apenas uma ótima maneira de garantir que não haja falta de comunicação quando se trata de assuntos importantes, como o menu de catering planejado e a proposta de catering, mas também são uma ótima maneira de ter uma sensação melhor para o seu lixo escolhido. Por exemplo, reuniões pessoais podem lhe dar a chance de ver a operação de catering. O escritório está limpo? Você é recebido em tempo hábil? Se você hesitar durante esse processo, certifique -se de corrigi -lo agora e ele pode levar para o dia do evento.

Verifique se eles estão organizados

Se sua proposta for oportuna e seu gerente de vendas é profissional e flexível, isso provavelmente é um sinal de boa cultura da empresa. Isso é particularmente importante, pois essas características provavelmente levarão para a equipe que lida com seu evento. Mas cuidado: o oposto também pode ser verdadeiro. Se sua proposta for enviada a você após a data prometida ou há um senso geral de desorganização durante o processo de vendas e planejamento, pode ser um sinal de que a pontualidade e a organização não são um valor importante para o fornecedor.

Leia a impressão fina

Quando se trata de assinar sua proposta de catering, é importante revisar e entender todos os detalhes. Sua proposta é tudo incluído de tudo o que você pediu? O imposto está incluído? O preço varia por pessoa se sua contagem de convidados subir ou descer? Como o serviço cobra para o trabalho de trabalho? Você será responsável por girar a equipe naquela noite? Quando você compara propostas de um fornecedor para outro, é importante que você esteja comparando maçãs com maçãs e entenda todos os seus custos associados ao evento proposto.

Verifique com o local do evento

Muitos locais têm uma lista de fornecedores preferidos, que provavelmente incluirá fornecedores para os locais que não oferecem serviços de catering. Você pode ser obrigado a trabalhar com um dos fornecedores listados, mas mesmo se você não estiver, pode ser sua vantagem. Se você usar alguém nessa lista, eles estarão familiarizados com seus locais de eventos e tudo o que acompanha as regras para a configuração da sala. É provável que você tenha menos contratempos no dia do seu evento. Os fornecedores preferidos também podem ter outros privilégios que eles podem transmitir para você. Os fornecedores que não estão familiarizados com um local podem ser mais baratos à primeira vista, mas você pode ter acusações pós-evento do seu local porque o fornecedor não removeu o lixo conforme necessário ou alguma outra penalidade por não entender as políticas do local.

Pergunte sobre requisitos especiais

Bons fornecedores trabalharão com você em requisitos especiais. Ótimos fornecedores antecipam -os. De qualquer maneira, não deixe de perguntar ao seu fornecedor como eles lidam com requisitos especiais, como restrições alimentares, alterações no local e adições tardias. Até os melhores planejadores geralmente enfrentam pelo menos uma surpresa no local. Seu fornecedor será capaz de reunir uma refeição sem glúten? Se o discurso de boas -vindas for 15 minutos atrasado, a cozinha poderá rolar com uma nova linha do tempo? Flexibilidade e uma atitude de poder de todos os envolvidos em um evento são cruciais.

Saiba quem está no comando

Na maioria das vezes, a pessoa com quem você está trabalhando durante os processos de vendas e planejamento não será o seu contato principal no dia do evento. Se você deseja fazer alterações ou ter perguntas naquele dia, é importante conhecer seu contato. A profundidade da equipe dará a você alguma garantia de que, se uma pessoa estiver faltando durante o seu evento por causa de doenças ou conflitos, ainda há uma equipe inteira por trás delas.