Como encontrar e contratar o melhor planejador de eventos

Contratar um planejador de eventos externos não precisa ser uma tarefa assustadora. Você precisa obter os melhores planejadores de eventos para suas necessidades e exibi -los com cuidado antes de se comprometer com um. Mas primeiro, você deve saber exatamente o que está pedindo ao planejador de eventos para fazer.

Determine seu objetivo

Antes de iniciar sua pesquisa, você precisa descobrir o objetivo do evento, o orçamento com o qual está trabalhando e seu motivo para contratar externamente.

Você quer estar em posição de comunicar o amplo esboço do evento e seus objetivos mais importantes.

Depois de definir seus objetivos, algumas idéias claras começarão a surgir sobre o tema e a mensagem que você deseja transmitir.

Agora você vai querer determinar o orçamento que você tem para um planejador e o que eles deverão fazer. Um planejador de eventos pode selecionar o local, recomendar opções de alimentos e bebidas, alto-falantes de origem e entretenimento, estar no local para as necessidades do dia da produção e criar os convites.

Se você não consegue lidar com tudo isso por conta própria, precisa iniciar sua pesquisa por um planejador de eventos.

Encontre seu planejador de eventos

Independentemente de ser um evento social ou uma reunião corporativa, as regras de contratação de um planejador ou fornecedor de eventos permanecem as mesmas: você deseja contratar alguém que tenha experiência em criar seu tipo de evento.

O boca a boca é uma maneira de encontrar um planejador de eventos, seja uma festa de aniversário, reunião de negócios de café da manhã, retiro de fim de semana ou qualquer outro tipo de evento. Mas nem sempre é a abordagem mais eficaz.

Se você está tentando encontrar o melhor planejador de eventos para o seu caso, procure uma empresa com experiência e uma forte reputação na comunidade de planejadores de eventos. A reputação dos colegas pode ser um indicador mais forte do que as referências de amigos.

Verifique com o capítulo nacional ou local da Meeting Professionals International, a International Special Events Society ou a Associação Nacional de Executivos de Catering.

Se você quiser saber quem tem uma boa reputação em sua área, consulte a convenção local e os visitantes Bureau ou a Câmara de Comércio. Você também pode entrar em contato com o departamento de vendas de uma convenção de um hotel.

Requerentes entrevistas

A maioria dos planejadores de eventos estará ansiosa para ouvir sobre o seu evento. Dê a eles breves detalhes no início e concentre -se em seus conhecimentos na rodada inicial de entrevistas.

Reduza sua lista de candidatos para os três candidatos mais fortes.

Você deve perguntar a cada finalista ou empresa sobre seus negócios, sua experiência com eventos passados ​​e como eles planejam contingências. Um bom planejador levará você a uma discussão sobre os objetivos gerais do seu evento, linha do tempo, orçamento, contagem de convidados e preferências pessoais, e também fará perguntas sobre sua organização. Quem está ansioso para aprender sobre seus objetivos e seu evento se destacará do resto.

Embora nem sempre seja possível encontrar um candidato pessoalmente durante a primeira rodada de entrevistas, especialmente se o seu programa estiver fora da cidade, isso pode ser um passo crítico na escolha do planejador certo. Você vai querer o candidato que tem um relacionamento real com você.

A etapa final é verificar as referências de seus candidatos também. Entre em contato com ex -clientes e verifique se não há eventos mal feitos em seu passado.

Faça sua seleção

Agora é hora de restringir sua seleção a uma.

Depois de fazer a contratação, o planejador de eventos deve poder compartilhar um plano detalhado para o evento com você. É a hora de jogar idéias criativas e eliminar as idéias que não funcionam.

Martelar o orçamento

Muitas pessoas que organizam um evento pela primeira vez desejam um evento de champanhe em um orçamento de cerveja. Seu planejador de eventos pode aproveitar ao máximo seu orçamento, mas pode ter que trazer sua visão um pouco.

Você precisa trabalhar juntos para criar um orçamento realista. E não se esqueça de descobrir as taxas que serão cobradas pelo planejador de eventos e como elas serão incorporadas ao orçamento. As taxas do planejador de eventos e como elas são cobradas variam amplamente.

Você será solicitado a fornecer depósitos, documentos e contratos para o planejador de eventos, bem como os locais de eventos e os serviços que eles oferecem. Como sempre, você deve ter um advogado revisar qualquer contrato antes de assiná -los.

Seguir

A maioria das coisas ruins que acontecem relacionadas ao planejamento de eventos são resultado da falta de acompanhamento. O planejamento de eventos requer a coordenação efetiva da logística. Em outras palavras, fique no topo do projeto e não force o planejador de eventos a tomar grandes decisões sem a sua opinião.

Se tudo correr conforme o planejado, o processo de planejamento de eventos disparará sem problemas e você terá adicionado um excelente planejador de eventos à sua rede para necessidades futuras.

Se o processo atingir um obstáculo antes do grande dia, entre e trabalhe para corrigi -lo. Mal -entendidos podem ser elaborados. Problemas inesperados podem ser corrigidos.

Mas esteja preparado, se tudo mais falhar, demitir seu planejador de eventos e ir a um backup.