Como planejar um festival de comida comunitário

Se você está planejando seu primeiro evento comunitário, é provável que você não esteja buscando nada como a escala do gigantesco festival anual chamado The Taste of Chicago. Por outro lado, esse evento, um dos maiores festivais de comida da América, começou em 1980 como um evento de um dia com 36 fornecedores de alimentos.

Agora atrai mais de 3.5 milhões em vários dias e traz cerca de US $ 12 milhões em receita por ano. O Escritório de Eventos Especiais do Prefeito e a Associação de Restaurantes de Illinois trabalham juntos para planejar e executar o evento.

Se você gostaria de planejar um festival de comida comunitário, por mais modesto que seja em escala em comparação com a de Chicago, você não pode errar após o plano testado pelo tempo deles.

As principais tarefas

Antes de começar, ajuda a definir as principais áreas de responsabilidade. As principais áreas funcionais do gosto de Chicago, ou de qualquer festival de alimentos comunitárias, devem incluir o seguinte:

• Operações
• Fornecedores de alimentos
• Programação
• Patrocínio
• Marketing e relações públicas
• Gerenciamento de contabilidade e contrato

Todos os itens acima estarão seguindo o mesmo horário geral no planejamento do festival.

Linha do tempo do festival

Planejar um festival começa um ano inteiro antes que as tendas subam. Esta é a programação que o escritório de eventos especiais do prefeito segue seu papel no Taste of Chicago de cada ano:

• 12 meses: Identifique a localização e as datas e crie um esboço aproximado do mapa do festival
• 9 meses: atualizar mapa do festival e identificar fornecedores
• 6 meses: Confirme fornecedores, patrocinadores, programação e fornecedores
• 4 meses: finalizar entretenimento e confirmar a área funcional
• 3 meses: produzir materiais de marketing do festival
• 1 semana: gerenciar operações de carga
• 1 dia: gerencie a carga do fornecedor
• Conclusão do evento: Gerencie as operações carregando o carregamento
• 1 semana depois de: realizar uma reunião de encerramento e fazer recomendações

Gerenciamento de festivais

Como agência governamental, o Gabinete de Eventos Especiais do Prefeito é responsável pelo Taste of Chicago e uma longa lista de outros eventos que ocorrem ao longo do lago de Chicago e nos muitos bairros da cidade da cidade. A receita do gosto paga pela maioria dos outros eventos gerenciados pelo escritório.

Desde que a agência faz esse trabalho desde 1980, a maioria das equipes funcionais no Escritório de Eventos Especiais do Prefeito e na Illinois Restaurant Association é altamente experiente em suas áreas. Há um gerente geral para o evento para se concentrar em manter o cronograma no caminho certo.

Além dos membros do escritório, o gerente geral trabalha com pelo menos 20 escritórios e agências da cidade, incluindo os departamentos de polícia e bombeiros, o Departamento de Saúde, Ruas e Saneamento, o Distrito do Parque e o Escritório de Comunicações de Gerenciamento de Emergências.

Outra área funcional importante é a contabilidade e o gerenciamento de contratos. Por ser uma agência governamental, deve seguir o processo de compras da cidade e outras diretrizes da cidade.

Operações

A área de operações é responsável pela preparação do local, estágio e produção, suporte de eventos e segurança. É responsável por garantir que o evento seja construído corretamente no início e depois desmontado após o término do festival.

O trabalho requer coordenação com muitas agências da cidade no início do processo.

Em Chicago, esses processos incluem fechamentos de ruas, construção de tendas, carpintaria e trabalho elétrico, segurança, logística para caminhões de fornecedores e muito mais.

Considere o que sua equipe de operações se lidará e o que deve ser contratado para o seu evento. Comece a fazer chamadas para encontrar as pessoas certas. Com quais agências locais sua equipe precisará trabalhar? Entre em contato com eles o mais rápido possível.

Restaurantes e vendedores

Para o Taste of Chicago de 2015, o evento fez parceria com mais de 60 vendedores de alimentos, incluindo pelo menos 19 novos restaurantes representando muitos dos bairros distintos de Chicago. Obviamente, em Chicago, certos itens devem estar no menu, incluindo pizza, costelas, sorvete e cheesecake.

Em seu próprio planejamento, você precisará pensar sobre a comida e guloseimas que sua comunidade prêmios.

Em Chicago, os pontos do festival são cobiçados e os fornecedores devem ser capazes de lidar com o volume e ter um status completamente limpo com a cidade. Eles até precisam concluir um curso estadual de certificado de saneamento do festival de verão.

Você precisar.

Nota: o primeiro ano pode ser difícil, mas com o sucesso de cada ano você descobrirá que tem mais e mais participantes dispostos.

Programação

No sabor de Chicago, a comida atrai a multidão, mas muitas outras atividades mantêm as pessoas lá, mesmo depois que elas tiveram seu preenchimento. Ao longo dos anos, a equipe de programação incorporou todos os seguintes elementos no programa geral:

• Concertos grátis em vários estágios
• Demonstrações de cozinha com chefs de topo e autores de livros de receitas
• Uma vila familiar, incluindo um palco infantil
• Uma barraca ambiental para educação verde
• Um pavilhão de esportes
• Um pavilhão internacional de compras
• Os Budweiser Clydesdales e seus companheiros dálmatas
• Diversão Rides
• Fogos de artifício

Considere quais outros programas e atividades você pode querer incluir em seu festival de comida.

Patrocínio

O gosto de Chicago criou várias categorias para patrocínios e eles se tornaram uma importante fonte de financiamento e suporte em espécie. Os profissionais de marketing corporativos e os planejadores de eventos corporativos participam de eventos comunitários para reforçar sua marca e ganhar exposição.

Por sua vez, eles recebem algumas vantagens, como uma tenda de hospitalidade somente para patrocinadores no evento.

Considere o que os patrocinadores corporativos locais podem estar interessados ​​em financiar seu evento comunitário e pense em que tipos de pacotes e vantagens você pode fornecer.

Marketing e relações públicas

Os profissionais de marketing que trabalham com o gosto de Chicago estão em uma posição invejável porque o evento chama automaticamente a atenção da mídia em Chicago e em outros lugares. O Escritório de Eventos Especiais do prefeito não precisa gastar muito com publicidade tradicional para espalhar a palavra e promover o evento.

No entanto, é o trabalho dos profissionais de marketing garantir que todas as informações relevantes sobre o evento estejam lá fora e sejam precisas. Eles mantêm o site do evento e a presença nas mídias sociais e promovem o conteúdo da Web para a mídia e o público. Como em qualquer caso, as mudanças de última hora são comuns.

No começo, pode ser difícil para os festivais de alimentos comunitários obter o tipo de exposição que eventos maiores e mais conhecidos recebem. Não hesite em chegar à mídia local e informar sobre o evento.

E lembre -se, os festivais de comida são altamente fotogênicos! A publicidade deste ano tornará o festival do próximo ano um sucesso ainda maior.