Como equilibrar uma caixa registradora até

Mesmo com os sistemas modernos de ponto de venda (POS) de hoje, você ainda precisa de um procedimento para explicar os recibos de dinheiro de uma loja. Esses controles internos são necessários para evitar o manuseio de dinheiro e para proteger ativos contra perdas ou roubo.

Não apenas controles internos fortes promovem a eficiência operacional, mas também garantem registros contábeis confiáveis ​​que serão necessários no tempo de imposto. Uma das causas mais comuns de encolhimento ou perda em sua loja é através do maltrato de dinheiro. Quando investigado, a causa mais comum se resume à falta de procedimentos ou controles adequados.

Este sistema de gerenciamento de caixa pode ser criado ao mesmo tempo, as políticas de armazenamento são estabelecidas. Muitos dos sistemas de POS de hoje têm instruções passo a passo para fechar (também conhecido como equilíbrio) a gaveta de dinheiro para orientar o funcionário.

Inteligência de negócios

Gerenciamento de lojas ou caixas podem puxar um relatório de vendas a qualquer momento durante um turno. Ao adicionar o dinheiro inicial na gaveta ao número de vendas diárias, um varejista saberá exatamente quanto dinheiro deve estar na caixa registradora ou no sistema POS a qualquer momento.

Existem várias razões pelas quais isso é útil:

• Evita manter muito dinheiro no chão de vendas.
• Protege da perda se a loja for roubada.
• Impede situações em que um cliente reclama de pouca mudança.
• Ele revela frequentes excedentes ou escassez para caixas específicas.
• Ele remove a tentação de receber dinheiro sem documentação da gaveta de dinheiro.

Como e quando implementar

Equilibrar uma caixa registradora geralmente ocorre no final do dia ou no final do turno de um caixa. A gaveta de dinheiro e seu conteúdo devem ser levados para um escritório ou outra área isolada para preparar o relatório. Se equilibrar a gaveta após o fechamento, verifique se as luzes do piso de vendas estão apagadas e a porta está travada. Para muitos vendedores, eles ficam com pressa e tendem a começar a fechar antes que a loja seja realmente fechada. Esta não é uma prática segura. No entanto, se você tiver vários funcionários na loja, é possível fechar um dos registros durante o horário aberto.

Quaisquer excedentes ou escassez devem ser investigadas. A natureza humana deve ser levada em consideração por pequenos erros e pequenas quantidades, mas discrepâncias frequentes podem ser um sinal de roubo de funcionários ou pode indicar que é necessário um treinamento adicional para um determinado caixa. Como regra, você deseja garantir que as discrepâncias não excedam US $ 2 até o final do dia.

O dinheiro inicial em dinheiro é colocado de volta na gaveta de dinheiro e armazenado durante a noite, enquanto o depósito é preparado para o banco. Todos os deslizamentos de cartão de crédito, relatórios de terminais e outros recibos de registro podem ser grampeados no relatório diário da gaveta e arquivados por data.

Separação de deveres

Para mais prestação de contas, considere usar duas pessoas para equilibrar a caixa registradora. Uma pessoa contará a gaveta e criará o relatório diário em dinheiro, enquanto a outra pessoa prepara um depósito bancário. Ambos os funcionários devem assinar o relatório indicando que são responsáveis ​​pelos números mostrados. Embora nenhum sistema possa evitar fraudes, essa trilha de auditoria ajudará a desencorajar o conluio entre os funcionários.

No início do próximo turno, cada caixa deve receber sua própria gaveta de dinheiro. Peça ao caixa recontar o dinheiro na gaveta para verificar o saldo inicial. Se você é uma pequena loja com apenas um registro, o dinheiro provavelmente permanece na gaveta durante a noite. Se esta é a sua situação, o procedimento é o mesmo.

Uma última nota: como o erro humano faz parte do jogo, verifique se você está incluindo discrepâncias em seu dinheiro como parte de suas declarações de lucro e perda. Adicione uma linha às suas declarações de lucro e perdas que orçam e mostre uma perda de incorretamente. Esta é outra maneira de você poder auditar e gerenciar a perda.