Quanto tempo deve manter os arquivos dos funcionários?

Um dos fatos importantes sobre os recursos humanos é que você tem toneladas de papelada. Toneladas e toneladas e toneladas. É verdade que muito disso é eletrônico hoje em dia, mas o princípio permanece. RH faz manutenção de registros. E você precisa manter esses registros. Mas a pergunta básica a ser feita é quanto tempo deve manter os arquivos dos funcionários?

Aqui estão as diretrizes básicas para manutenção de registros de RH. Lembre -se, porém, que as leis estaduais podem variar dessas diretrizes. Se as leis estaduais e as leis federais entrarem em conflito, mantenha sempre os registros com base em qualquer requisito que seja mais longo. É melhor manter algo por muito tempo do que não o suficiente.

Os seguintes padrões de retenção de registros são baseados em informações da Sociedade de Gerenciamento de Recursos Humanos (SHRM).

Quanto tempo você deve continuar contratando registros

Você precisa salvar todos os currículos, notas de entrevista, aplicativos e publicações de emprego, e até mesmo um registro de suas pesquisas através do seu sistema de rastreamento de candidatos por um ano após a decisão de fazer uma oferta de emprego. Então, se você entrevistar um candidato e todo o processo se arrasta por três meses, não é até a decisão final de contratação ser tomada que o relógio comece a marcar.

Por que você tem que fazer isso? Se alguém questionar sua decisão de contratação, você precisará mostrar que não estava discriminando ilegalmente de forma alguma. Leis como a Lei dos Americanos com Deficiência, Título VII e muitos outros exigem que você demonstre que está em conformidade. Manter esses registros ajuda você a fazer isso.

Quanto tempo você deve manter registros de teste de drogas

Se você precisar de testes de drogas para pré-emprego, os resultados dos testes fazem parte do registro de contratação e você deve manter uma cópia deles por um ano. Se você fizer testes adicionais de drogas, seja devido a um incidente que acontece no trabalho ou como parte de uma verificação aleatória, você também precisa manter esses registros por um ano.

No entanto, se você estiver sujeito aos regulamentos do Departamento de Transporte, o prazo mínimo para manter os registros de testes de drogas é de cinco anos.

Quanto tempo você deve manter a folha de pagamento/cartões de tempo, etc?

A lei exige que você mantenha esses registros por três anos, mas ações recentes significam que seria mais inteligente para você mantê -los por mais tempo. Você deseja manter um registro de quanto cada funcionário foi pago e quantas horas eles trabalharam durante todo o seu mandato na sua empresa. Mantenha seus registros por pelo menos cinco anos depois que o funcionário sai, independentemente do motivo.

Para funcionários isentos, é claro, você não precisa manter registros de tempo, pois o pagamento deles é o mesmo, independentemente do número de horas trabalhadas.

No entanto, se você classificar incorretamente um funcionário como isento quando ele ou ela deveria ter sido isento, esses registros de horas trabalhados podem guiá-lo para pagar as horas extras devidas. Certifique -se de incluir como a empresa calculou o pagamento. Por exemplo, você precisa rastrear se era um salário direto, salário mais comissão, horas extras, trabalho por peça ou pagamento por hora direto.

Você precisa fazer isso não apenas para perguntas salariais e fiscais, mas muitas outras decisões dependem do número de horas trabalhadas. Por exemplo, a elegibilidade para o FMLA depende do número de horas trabalhadas em um ano. Se você tem um funcionário isento de meio período, considere exigir que a gravação de tempo determine a elegibilidade do FMLA. Você também precisa ser capaz de provar que pagou a seus trabalhadores por todas as horas que eles trabalharam.

Quanto tempo você deve manter o formulário I-9

Mantenha o formulário do funcionário I-9, armazenado separadamente de seus registros de pessoal, por três anos depois de contratar o funcionário e por um ano após o término do emprego, o que for posteriormente. 

Você mantém esses formulários separados dos arquivos de pessoal; portanto, se o governo solicitar para verificar, os trabalhadores não terão acesso ao restante das informações nos registros de pessoal do funcionário.

Quanto tempo você deve manter informações sobre benefícios de saúde/pensão

Você precisa manter os registros de seus planos para todos os seus benefícios por um mínimo de seis anos. Os tribunais sustentaram que, se um funcionário o procurar, dizendo que merece uma pensão mais alta, por exemplo, é responsabilidade do empregador provar que eles não devem mais, não a responsabilidade do funcionário de provar que eles fazem. Mantenha todas essas descrições de plano sumário.

Se você tem ex -funcionários que são elegíveis para a COBRA, estendendo seus benefícios à saúde, também deve manter esses registros por seis anos apenas para estar seguro. A lei não especifica a retenção, mas como isso pode ser aplicado sob a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria (ERISA), essa lei requer retenção por seis anos. Para estar do lado seguro, não jogue esses registros.

Consulte o Instituto de Informações Jurídicas da Escola de Direito da Cornell para a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria de Funcionários (ERISA) para esclarecimento.

Quanto tempo você deve manter os registros do FMLA

Quando um funcionário solicita o FMLA, você precisa manter a trilha do papel, mesmo se negar a licença por três anos. Certifique -se de acompanhar a licença de cada funcionário - quando começou e quanto tempo é usado. Se o funcionário tiver FMLA intermitente, rastreie todas as férias e documente o número de horas usadas. Datas e o número de horas devem ser documentadas. Lembre -se de que a licença intermitente pode ser usada por algumas horas em um dia ou alguns dias por semana. Documente tudo e mantenha esses registros.

Lembre -se, esta não é uma lista abrangente e se aplica apenas aos estatutos federais. Você pode estar sujeito a leis adicionais de retenção de registros se, por exemplo, você for um empreiteiro federal ou seu estado tiver padrões diferentes. Em caso de dúvida, não jogue fora.

Você pode acessar recursos adicionais sobre manutenção de registros e relatórios obrigatórios na Society of Human Resource Management (SHRM).

Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.