Requisitos de relatório de leis de saúde para empregadores

A Lei de Cuidados de Saúde de 2009, a Affordable Care Act (ACA), inclui várias disposições relacionadas ao relatório de benefícios de assistência médica pelos empregadores aos funcionários.

Alguns dos requisitos são para todos os empregadores, e alguns requisitos adicionais são para empregadores maiores. O IRS administra os processos e relatórios sob esta lei.

Requisitos de relatório de empregadores para benefícios para a saúde dos funcionários

Todos os empregadores devem relatar o custo dos benefícios de saúde fornecidos pelo empregador para os funcionários no Formulário W-2 e arquivar formulários W-2 para todos os funcionários na Administração de Seguro Social.

Além disso, grandes empregadores (conforme definido pelo IRS) devem fornecer um relatório anual aos funcionários no Formulário 1095-C e arquivar esse relatório com o IRS.

Requisitos de relatório para todos os empregadores

O IRS exige que todos os empregadores relatem o custo da cobertura de assistência médica aos funcionários do Código DD no Formulário W-2 do funcionário, o relatório salarial anual distribuído aos funcionários e arquivado na Administração de Seguro Social a cada ano.

Digite o valor dessa cobertura de saúde no formulário W-2 do funcionário, usando especificamente o código DD, que é o custo da cobertura de saúde patrocinada pelo empregador. Relatar a parte paga pela sua empresa e pelo funcionário.

Ao relatar, inclua o valor de qualquer cobertura médica, odontológica e de visão que você possa pagar. Inclua as partes do empregador e do empregado do custo; Em outras palavras, o custo total do plano, não importa quem paga por isso.

Você não precisa emitir um W-2 se as informações de saúde no código DD forem a única coisa que você está relatando, como um aposentado, por exemplo.

Se você esqueceu de incluir o custo dos benefícios dos cuidados de saúde nos funcionários W-2s, precisará registrar formulários W-2C para corrigir este erro.

O IRS tem um gráfico útil que mostra todos os tipos de coberturas de saúde que devem ser incluídas no total no formulário W-2.

Impostos e benefícios de saúde

Antes de calcular os benefícios dos cuidados de saúde dos funcionários e inseri-los no código DD do Formulário W-2, você precisará saber o que é tributável para os funcionários.

Os custos pagos pelos empregadores pelo seguro de saúde não são tributáveis ​​para os funcionários, para impostos de renda federal ou impostos da FICA (Seguro Social e Medicare). Esses benefícios também não são considerados salários para fins de imposto de desemprego. (Existem requisitos especiais para funcionários da corporação S.)

Certifique -se de informar aos funcionários que o valor do código DD não afeta seus impostos. O relatório é apenas para fins de informação, para mostrar aos funcionários o valor de seus benefícios de saúde.

Requisitos de relatório para grandes empregadores

O que é um grande empregador?

O IRS chama os grandes empregadores aplicáveis ​​aos grandes empregadores (ALES), o que significa que eles devem cumprir com os requisitos específicos de relatórios de cerveja para fins da Affordable Care Act. Sua empresa pode ser uma cerveja em um ano e não a seguinte, porque o requisito é determinado a cada ano civil, dependendo do número médio de funcionários para o ano anterior.

Se sua empresa tiver 50 ou mais equivalente em tempo integral, você é considerado um "grande empregador aplicável" (ALE) com o objetivo de relatar e para fins de responsabilidade compartilhada do empregador.

Os funcionários em tempo integral são considerados aqueles que trabalham, em média, pelo menos 30 horas por semana. Se você tem funcionários de meio período, combina horas de tempo parcial para obter o que é chamado de número equivalente em tempo integral de funcionários.

Grandes responsabilidades do empregador sob ACA

Se sua empresa é uma cerveja, você deve fazer um dos seguintes.

• Ofereça cobertura de saúde "acessível" para funcionários em tempo integral. Essa cobertura deve fornecer "valor mínimo."
• Fazer um empregador compartilhar o pagamento de responsabilidade (ESR) ao IRS. Esse pagamento deve ser feito se pelo menos um funcionário em tempo integral receber um crédito tributário premium por comprar cobertura individual em uma bolsa de saúde.

O que os grandes empregadores devem se reportar aos funcionários

Aqui estão os detalhes sobre o que você deve reportar aos funcionários e quando.

1. Uma declaração aos funcionários sobre cobertura de seguro de saúde oferecida aos funcionários. Esta afirmação, no IRS Form 1095-C, deve ser (a) dada a cada funcionário e (b) relatado ao IRS.
2. Se o seu negócio se auto-insuber seu plano de saúde, você deve fornecer uma declaração ao IRS sobre esta cobertura. Você precisará usar a Seção III do formulário 1095-C para esse fim.

A apresentação de 1095-C se forma eletronicamente

Se você estiver arquivando menos de 250 dos formulários 1095-c com o IRS, não precisa arquivá-los eletronicamente. Se você estiver arquivando mais de 250 formulários, deve arquivá -los eletronicamente.

O IRS possui um sistema especial de interface de usuário para os retornos de informações da Lei de Assistência Acessível que você pode usar.

Reportando prazos para 1095-c

Relatórios no Formulário 1095-C devem-se ao ano civil anterior. Por exemplo, o formulário precisava ser arquivado no IRS até 28 de fevereiro de 2019, para 2018. Certifique -se de estar usando o formulário correto para o ano em que está relatando, não o ano em que está preenchendo o formulário.

Reportagem aos funcionários: Você deve dar a cada funcionário uma cópia do Formulário 1095-C para o ano civil anterior até 31 de janeiro.

Reportagem ao IRS: O IRS Form 1095-C deve ser arquivado no IRS antes de 28 de fevereiro (31 de março se apresentado eletronicamente).

Formulário 1095-C Detalhes

O formulário 1095-C requer as seguintes informações.

• Nome do funcionário, endereço e número de identificação fiscal
• Endereço do nome do empregador, informações de contato e EIN
• Ofertas de cobertura dos funcionários, total e mês a mês
• Funcionário contribuição necessária, total ano e mês a mês
• Para funcionários de planos auto-segurados, identificação e meses de cobertura

As instruções para o Formulário 1095-C fornecem mais detalhes sobre os requisitos para este formulário.

Seja você um pequeno empregador ou um grande negócio, reserve um tempo para aprender sobre a Lei de Assistência Acessível e como isso afeta seus negócios.

As informações sobre os requisitos do empregador da Lei de Assistência Acessível são complicadas e ainda mudam, e cada situação comercial é única. Verifique com seus fiscais, seguros e consultores jurídicos antes de implementar qualquer um desses requisitos de relatório.