Ganhe apoio de liderança executiva no gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto têm um trabalho difícil. Pela natureza de seu papel, eles assumem a responsabilidade de formar uma equipe eficaz para perseguir e ter sucesso com novas iniciativas. Como os projetos podem abranger todo o trabalho realizado em uma empresa, todo projeto é uma nova aventura.

Um dos fatores mais importantes que promovem o sucesso do projeto é a presença de um patrocinador executivo eficaz e engajado. Embora os gerentes de projeto possam saber que os patrocinadores executivos fazem muito para ajudar um projeto a ter sucesso, muitos executivos não entendem como podem ajudar ou o que fazer.

Responsabilidades do patrocinador executivo

O patrocinador executivo é essencial para o sucesso de um projeto. Há muitas razões pelas quais os projetos falham, mas a falta de apoio em uma organização não deve ser um deles. Os patrocinadores executivos devem:

• Assuma a responsabilidade de nível executivo pelo resultado de um projeto
• Carreter o projeto e conferir autoridade ao gerente de projeto e membros da equipe principal
• Apoie a busca da equipe do projeto por recursos e visibilidade
• Garanta a presença e apoiar valores eficazes da equipe, incluindo responsabilidade e transparência
• Apoie a equipe diante de dificuldades extraordinárias
• Defenda a equipe do projeto contra a interferência organizacional
• Fique envolvido e interessado
• Ser tão responsável quanto o gerente de projeto e os membros da equipe se a iniciativa for uma falha

Presença de patrocinador executivo

Na ausência de um patrocinador executivo de apoio, todas as responsabilidades acima caem para o gerente de projeto já sobrecarregado, que normalmente carece de influência com outros gerentes ou executivos que possam ser resistentes ao projeto.

A falta de um patrocinador eficaz aumenta o risco de problemas do projeto, incluindo, entre outros.

Simplificando, a presença de um patrocinador executivo eficaz é um criador de diferenças positivas para o projeto que eles patrocinaram. Dada a importância óbvia do papel, pode ser razoável supor que a maioria das organizações leva seu trabalho com patrocinadores executivos a sério.

Tratamento organizacional do papel

Embora seja razoável esperar que a maioria das empresas exibisse práticas maduras em torno do papel do patrocinador executivo em uma época em que as práticas de gerenciamento de projetos estão bem estabelecidas, a situação é exatamente o oposto.

• Muitas empresas não têm práticas formais em torno do patrocínio executivo
• Poucas empresas têm qualquer treinamento formalizado ou descrição padronizada para a função e responsabilidades do patrocinador
• Rare é a empresa que fornece treinamento para seus patrocinadores executivos
• Há pouco acordo consistente sobre a responsabilidade do patrocinador para o sucesso do projeto
• A maioria dos gerentes de projeto expressa frustração com a falta de apoio de seus patrocinadores

De acordo com o Project Management Institute em 2018, 38% das organizações pesquisadas não tinham patrocinadores executivos ativos para projetos.

Embora o estado atual da prática do patrocínio executivo possa deixar espaço para melhorias, os gerentes de projeto não têm escolha a não ser continuar avançando com suas iniciativas. No entanto, existem algumas etapas que os gerentes de projeto podem tomar para recrutar suporte executivo muito necessário.

Etapas para obter suporte executivo

1. Recrute um patrocinador. Se o seu projeto tiver implicações estratégicas para sua empresa, diretamente para clientes ou indiretamente, permitindo atividades internas mais eficientes e eficazes no apoio aos clientes, você deve recrutar um patrocinador. Trabalhe diretamente com seu relatório para gerente ou o chefe do seu escritório de gerenciamento de projetos para reforçar a importância do projeto e pedir ajuda. Enfatize o papel e as responsabilidades do patrocinador e aponte para a pesquisa da indústria que correlaciona o sucesso do projeto e o patrocínio eficaz.
2. Treine seu patrocinador. Enfatize o papel do patrocinador como estratégico, não tático ou como uma figura de proa. A maioria dos executivos entra no papel de patrocinador sem treinamento formal ou mesmo contexto para suas responsabilidades. Enquanto você está no papel um tanto estranho de treinar um executivo, a maioria desses indivíduos apreciará seu contexto e orientação. As questões de responsabilidade, reforço de valores e proteção da equipe devem ser seu foco principal ao integrar seu patrocinador executivo.
3. Envolver e envolver ativamente seu patrocinador. O melhor gerente de projeto e relacionamentos de patrocinadores de executivos são altamente interativos. É importante que as duas partes estabeleçam um protocolo de comunicação claro para atualizações sobre as atividades do projeto, além de sinalizar e responder a emergências. O gerente do projeto deve incentivar o patrocinador executivo a participar de reuniões de status ou equipe de tempos em tempos para mostrar interesse genuíno e servir como líder de torcida ativa da organização para sucessos da equipe.
4. Peça apoio ao coaching do seu patrocinador. É sempre útil ter alguém com mais experiência do que você observando e oferecendo feedback construtivo e positivo e treinamento em seu desempenho.
5. Aproveite o patrocinador cuidadosamente os grandes problemas. Cuidado para não se basear em seu patrocinador demais para questões táticas. O melhor uso do seu patrocinador é ajudar.

O arremesso final

O papel do patrocinador executivo é uma das peças importantes do quebra -cabeça para o sucesso das iniciativas do projeto. Os gerentes de projeto bem -sucedidos entendem o quão importante é esse papel e trabalha para obter apoio executivo no nível e intensidade certos.

Se o patrocinador estiver ausente ou vago, aceite -se para recrutar e/ou treinar seus patrocinadores executivos para apoiá -lo, sua equipe e sua empresa para o sucesso.