Gerenciamento de eventos vs. Planejamento

Gerenciamento de eventos e planejamento de eventos são frequentemente jogados em torno de intercambigência, embora sejam duas coisas muito diferentes. Simplesmente, planejar e gerenciar não são os mesmos. Enquanto os conjuntos de habilidades dessas duas funções se sobrepõem, elas são duas funções distintas. Isso cria problemas para quem lida com clientes que pensam erroneamente que precisam de um gerente de eventos quando o que eles precisam é um planejador de eventos. E para os clientes que têm a impressão de que todos os gerentes de eventos também lidam com o planejamento de eventos. Então, vamos esclarecer a confusão, porque é importante que você e seus clientes tenham o mesmo entendimento.

O que há em um nome?

O setor de planejamento de eventos é hospedeiro a vários cargos e descrições de cargos. Planejador de eventos, planejador de reuniões, coordenador de eventos, planejador de convenções e gerente de eventos para citar apenas alguns. A lista parece interminável. À medida que a indústria cresce, o mesmo acontece com a lista de funções de trabalho.

Embora o crescimento do emprego seja sempre uma coisa boa, a gama de funções de trabalho de planejamento de eventos e títulos de trabalho de gerenciamento de eventos pode ser confuso para aqueles que começam no setor. É igualmente frustrante para profissionais experientes diante de clientes que entendem mal os serviços oferecidos.

Planejamento de eventos

Vamos começar com o planejamento de eventos. A principal palavra operativa aqui é planejamento. Todos os eventos - de chuveiros de noiva a comemorações de aniversário marcantes e grandes reuniões corporativas - comece com um plano de algum tipo. As discussões iniciais com os clientes sobre idéias de eventos, temas, datas desejáveis ​​e diretrizes orçamentárias fazem parte do processo de planejamento de eventos.

O planejamento de eventos começa no início, desde os estágios iniciais do conceito e continua até o fim até que o evento real ocorra. E, honestamente, por algumas semanas após o evento, pois os planejadores de eventos encerram detalhes e lidam com itens de acompanhamento. O planejamento de eventos envolve trabalhar em estreita colaboração com o cliente para projetar um evento que reflita a visão do cliente sobre a reunião e atende ao objetivo do evento. Clientes que contratam um planejador de eventos contratam alguém para planejar todos os aspectos do evento, incluindo detalhes e itens de ação relacionados, e para ver esse evento até a conclusão.

As responsabilidades de planejamento de eventos podem incluir, mas não estão limitadas a:

• Selecionando um tema geral para o evento
• Desenvolvendo um orçamento
• Selecionando um local
• Negociando contratos de hotéis
• Contratando fornecedores externos
• Planejando o menu
• Contratando um fornecedor
• Organizando oradores convidados ou entretenimento
• Transporte de coordenação
• Escolhendo o esquema de cores
• Desenvolvimento de convites

O planejamento de eventos é tudo o que é necessário para montar um evento. Esta função se enquadra no guarda -chuva maior do gerenciamento de eventos.

Gerenciamento de eventos

Todo tipo de evento é composto de inúmeras peças que se encaixam como peças de um quebra -cabeça. Todas essas peças acabaram se reúne para criar um evento. Eventos de sucesso têm todas essas peças relacionadas se unindo na hora certa e no lugar certo, sem problemas, com eficiência e de acordo com o plano. Este processo é chamado de gerenciamento de eventos. É, em termos simples, gerenciamento de projetos do próprio evento.

O gerenciamento de eventos envolve a criação, coordenação e gerenciamento de todos os diferentes componentes de um evento, bem como as equipes de pessoas responsáveis ​​por cada aspecto. Alguns aspectos do gerenciamento de eventos podem incluir, mas não estão limitados a:

• Reservando um local para um evento
• Coordenando fornecedores externos
• Desenvolvendo um plano de estacionamento
• Projetando planos de contingência de emergência
• Garantir a conformidade com os padrões de saúde e segurança
• Gerenciando a equipe responsável por cada função
• Supervisionando a execução de um evento
• Monitoramento do evento
• Resolução de situações de eventos no local

Gerentes de eventos e planejadores de eventos trabalham juntos

Definir essas duas funções é desafiador porque, não apenas estão intimamente relacionadas, como as responsabilidades geralmente se sobrepõem. Os planejadores de eventos individuais podem oferecer serviços de gerenciamento de eventos e os gerentes de eventos também podem oferecer planejamento de eventos. Tudo depende do planejador individual ou da equipe de gerenciamento de eventos corporativos, do local e do próprio evento.

É importante entender as diferenças entre os dois e determinar quais serviços você fornecerá. Por exemplo; Se você oferecer serviços de planejamento de eventos para um evento em larga escala, trabalhará com um gerente de eventos que coordenará seus serviços com os do gerente de catering, a equipe audiovisual, etc. Defina sua função e os serviços que você fornecerá e comunique -os claramente a clientes em potencial para evitar qualquer confusão durante o processo de planejamento.