Crie um script de atendente automatizado profissional

Para os chamadores pela primeira vez, você só tem uma chance de causar uma boa primeira impressão, e isso será da sua saudação de atendente automatizada computadorizada. Para as pessoas que ligam para sua empresa com frequência, você deseja tornar seu processo de atendente automatizado o mais eficiente possível, para que não perca tempo ouvindo todo o seu script atendente automatizado toda vez que ligam.

A maneira mais rápida e fácil de programar e gravar o recurso de atendente automatizado do seu sistema telefônico é escrever um script em um programa de processamento de texto. Selecione uma pessoa para gravar o script que tem uma voz amigável, alguém que pode falar sem gaguejar ou hesitar e pode pronunciar e anunciar cada palavra e nome claramente.

Melhores práticas e coisas automatizadas para evitar

A primeira parte do script será a saudação. É sua oportunidade de apresentar sua empresa aos seus chamadores e as receptam verbalmente em sua empresa. Aqui estão algumas dicas sobre como gravar uma saudação acolhedora.

Melhores Práticas

• Comece com uma apreciação por sua chamada ou negócio.
• Mantenha a saudação curta, para que os chamadores retornados não sejam adiados cada vez que ligam.
• Use seu slogan, slogan da empresa e nome do site, ou ambos se você os tiver.

Coisas a serem evitadas

• Não use mais de duas ou três frases para cumprimentar seus chamadores.
• Não promova seu site se não tiver nada de valor para oferecer aos seus clientes.
• Não faça um slogan ou slogan apenas para preencher a saudação.

Opções automatizadas melhores práticas e coisas para evitar

A parte mais importante da saudação automatizada é apresentar as opções que seus chamadores precisam selecionar para chegar à pessoa com quem eles precisam falar. Existem dois tipos de chamadores: pessoas que não estão familiarizadas com sua empresa e precisarão de orientação, e os chamadores que sabem exatamente com quem precisam falar e conhecer sua extensão.

Melhores Práticas

• Use opções que são comumente aceitas. Por exemplo, "Pressione Zero para a recepcionista", "Pressione a tecla Pound para retornar ao menu anterior."
• Diga aos seus ligantes o mais rápido possível quando eles puderem discar a extensão de sua festa se eles já souberem.
• Informe seus chamadores com antecedência se as opções de menu foram alteradas recentemente. Remova este aviso após três semanas.
• Coloque as opções mais frequentemente chamadas primeiro.
• Dê a descrição da opção antes de dar o número da opção. Por exemplo, "Para suporte ao cliente, pressione '5'."
• Verifique a documentação do seu sistema para números de opções de menu reservados. (e.g., Todas as extensões começam com o número "8" e, portanto, "8" não podem ser usadas como uma opção de menu).

Coisas a serem evitadas

• Não diga "por favor" antes de apresentar cada opção (e.g., "Por favor, pressione 1 para… Pressione 2 para… Pressione 3 para ..." etc.)
• Não apresente mais de seis opções de cada vez. Se você tiver mais de seis opções, crie uma estrutura de menu de várias camadas. Por exemplo, "Para opções de vendas e serviços, pressione 5."
• Não assuma que todos têm um telefone Touchtone. Se uma opção de menu não for selecionada dentro de três segundos do final da saudação, conecte o chamador à recepcionista.

Exemplo de scripts atendentes automatizados

• Obrigado por chamar a empresa de tecnologia de operações, um lugar onde a tecnologia e os negócios se reúnem. Se você conhece a extensão da sua parte, pode discar a qualquer momento. Caso contrário, escolha entre uma das seguintes opções:
  Para atendimento ao cliente, pressione '1'
• Para suporte técnico, pressione '2'
• Para o nosso horário comercial, pressione '3'
• Para contabilidade, pressione '4'
• Para comprar, pressione '5'
• Para encontrar um local perto de você, pressione '6'
• Caso contrário, pressione '0' para a recepcionista ou fique na linha e alguém o ajudará em breve.
• Bem -vindo à empresa de tecnologia de operações. Para verificar o status da sua conta, visite -nos na web. Se você conhece a extensão da pessoa, pode discar a qualquer momento.
  Para o diretório da empresa, pressione '1'. Se você conhece a extensão da pessoa, pode discar a qualquer momento.
• Para suporte técnico, pressione '2'
• Para atendimento ao cliente, pressione '3'
• Para vendas e marketing, pressione '4'
• Se você deseja conversar com a recepcionista, pressione '0' ou fique na linha e um de nossos funcionários amigáveis ​​o ajudará. Obrigado por ligar para a empresa de tecnologia de operações, onde "tecnologia e negócios se reúnem."

Pós-horário e saudações de fim de semana

Se sua empresa fechar após um determinado tempo ou nos fins de semana, e não há ninguém para atender ou ajudar seus chamadores, crie uma saudação automatizada após o horário comercial. Diga aos seus chamadores antecipadamente que o negócio está fechado e peça que liguem de volta no final. Além disso, inclua suas horas normais de operação. Aqui estão algumas amostras de scripts automatizados após o expediente e scripts de fim de semana:

• Obrigado por ligar para a empresa de tecnologia de operações. Atualmente estamos fechados. Estamos abertos das 9h às 22h de segunda a sexta e das 10h às 12h no sábado, horário padrão central. Se você conhece a extensão da sua parte, pode discar a qualquer momento. Caso contrário, ligue de volta durante nosso horário comercial normal para que possamos ajudá -lo. Obrigado por ligar para a empresa de tecnologia de operações, onde "tecnologia e negócios se reúnem." Adeus.
• Obrigado por ligar para a empresa de tecnologia de operações. Atualmente estamos fechados. Se esta for uma situação de emergência, ligue para o Serviço de Resposta em 585-555-1234. Se você conhece a extensão da sua parte, pode discar a qualquer momento. Se você tiver uma conta conosco, pode verificar seu status 24 horas por dia 7 dias por semana em www.OperationStech.sobre.com. Nossas horas normais de negócios são das 9h às 17h de segunda a sexta -feira e das 10h às 12h no sábado, horário padrão central. Caso contrário, ligue de volta durante nosso horário comercial normal para que possamos ajudá -lo. Obrigado por chamar a empresa de tecnologia de operações, um lugar onde a tecnologia e os negócios se reúnem. Para repetir esta mensagem, pressione a tecla Pound. 3 Segunda pausa adeus.

Saudações de atendentes automatizados sazonais

Para promover as promoções sazonais da sua empresa ou apenas para estender uma saudação sazonal especial a todos os seus chamadores, convém prefacidar sua saudação automatizada por um tempo limitado. Use isso com moderação e somente se refletir o espírito da sua empresa. Por exemplo, uma saudação sazonal de férias desejando a sua alegria e prosperidade no Ano Novo dificilmente seria apropriado para uma agência de cobrança.

• Você chegou à empresa de tecnologia de operações. De "nossa família" a "sua família", gostaríamos de desejar -lhe uma alegria temporada de férias e um ano novo de sucesso. Se você conhece a extensão do seu partido, você pode ..
• Obrigado por ligar para a empresa de tecnologia de operações. Pergunte ao seu representante de atendimento ao cliente sobre nossos descontos em 4 de julho em todos os serviços de reposição. Se você conhece a extensão do seu partido, você pode ..

Ensaiando e testando sua saudação

Antes de gravar seu script atendente automatizado, tenha a pessoa que você selecionou para lê -lo ensaia várias vezes à sua frente. Use isso para ajustar a pronúncia e a anunciação. Depois que a nova saudação for gravada, ligue para o seu sistema telefônico imediatamente para verificar a gravação quanto a erros e verifique se todas as opções anunciadas funcionam como pretendido.