Construa uma agenda de reuniões melhor com sessões de fuga

Uma sessão de breakout, também conhecida como reunião ou sessão de workshop, geralmente é um workshop, discussão ou apresentação sobre um tópico específico que serve como parte da agenda de um programa, seminário, conferência ou convenção maiores.

Todos os programas bem planejados têm um tema abrangente para o qual todos os itens da agenda, agendando palestras, atividades ou talvez um discurso de palestras são voltadas para discutir ou elaborar. As sessões de fuga oferecem aos participantes do programa outra oportunidade para discutir, refletir ou agir sobre esses temas em um ambiente mais íntimo ou especializado.

Como funcionam as sessões de fuga

As sessões de fuga vêm em muitas formas e formas, mas sua única característica unificadora é que elas são sessões relativamente curtas (em comparação com a maior agenda), nas quais pequenos grupos de participantes da conferência ou da convenção se reúnem para discutir ou aprender sobre tópicos relevantes relacionados ao maior tema do programa maior ou principal. Geralmente, múltiplas sessões de fuga ocorrem simultaneamente, com todos os participantes participando de um pequeno grupo por um período de tempo designado antes de retornar para se juntar ao grupo maior. Como tal, as sessões de fuga exigem algum método de interromper os participantes do grupo maior em grupos menores e um objetivo, seja a conclusão de uma atividade, uma oportunidade de discutir um tópico ou a chamada para brainstorm.

Benefícios de sessões de fuga

Em um programa maior, talvez com um grande público, o principal benefício das sessões de fuga é que eles servem como uma oportunidade para todos os participantes do programa participarem mais ativamente. As agendas de muitos programas são dominadas por uma série de apresentações durante as quais os participantes são apenas membros da platéia passiva. Embora este possa ser um ótimo formato para compartilhar informações e insights, foi demonstrado que quando as pessoas tiveram a oportunidade de participar ativamente, seu envolvimento com o material pode levar a uma melhor retenção e implementação na linha.

Incentiva o engajamento

As sessões de fuga também são uma ótima maneira de incentivar o engajamento com até aqueles participantes mais silenciosos. Muitas pessoas se sentem muito mais confortáveis ​​em compartilhar suas idéias com grupos menores, em vez de todo o público. Uma sessão de fuga pode ser uma oportunidade perfeita para os participantes compartilharem idéias ou observações ou até mesmo levantar questões que eles poderiam não compartilhar com o grupo. Quando as sessões de fuga voltam, essas idéias e perguntas podem ser compartilhadas com todos os presentes.

Abordar tópicos ou interesses específicos

As sessões de fuga também podem oferecer aos coordenadores da conferência a capacidade de atender melhor às necessidades de seus participantes. As sessões de fuga podem ser oferecidas para falar com áreas de interesse específicas ou se aprofundar em um determinado tópico que se relaciona com o tema do programa. As sessões de fuga também podem ser organizadas por nível de habilidade (como iniciantes e avançados) ou por função ou posição (como níveis de entrada e gerencial) para melhor falar com o grupo.

Permitir que os participantes

As sessões de fuga também oferecem uma maneira de os apresentadores e os coordenadores de reuniões "quebrarem" a agenda produtivamente e respirarem a vida no programa. Enquanto as refeições e os intervalos programados curtos são geralmente obrigatórios para programas que abrangem mais de algumas horas, as sessões de fuga podem oferecer aos participantes uma pausa ativa e produtiva da escuta e aprendizado passivo, o que pode ajudar a prolongar seu tempo de atenção.

Erro de sessão de breakout mais comum

Embora as sessões de fuga bem planejadas possam beneficiar bastante um programa maior, mais frequentemente, as sessões de fuga sofrem com o erro mais comum: um objetivo pouco claro. Com muita frequência, uma sessão de fuga está programada para quebrar a monotonia de um programa sem dar instruções claras sobre qual é o objetivo da fuga. Sem um objetivo claro, você pode contar com discussões sem rumo entre os participantes e um desperdício geral de tempo precioso.