5 maneiras de tornar uma reunião geralmente chata mais emocionante

As reuniões são uma parte inevitável dos negócios. Você compartilha informações, debate idéias, gera soluções e cria processos e sistemas. O problema é que muitas dessas reuniões são dolorosamente chatas, o que significa que as pessoas presentes têm seus cérebros sintonizados.

Se as pessoas não estão focadas e prestando atenção, a reunião desperdiça o tempo de todos. Torne as reuniões chatas mais emocionantes (para que elas realizem algo) com essas cinco dicas práticas:

Proibir smartphones

As pessoas vão insistir que devem ter seus telefones depois de tudo, uma emergência poderia ocorrer. O mundo pode chegar ao fim durante sua reunião trimestral de planejamento, mas é improvável.

A tecnologia permite que você se concentre no que não está na sua frente-a reunião. Se as pessoas estivessem cara a cara com as que enviam mensagens de texto durante a sua reunião, estariam enviando mensagens de texto para outra pessoa. Telefones ficam em mesas.

Sem o telefone, duas coisas acontecem durante uma reunião. Você é forçado a permanecer no presente e os intervalos são gastos se comunicando com os outros participantes. As reuniões são mais interessantes quando você fala com seus colegas e os conhece. Os telefones são uma barreira para isso.

Prepare, prepare, prepare -se

Reuniões chatas e tediosas ocorrem quando o líder ou o moderador chega tarde, não tem uma agenda e as enganche. Uma reunião bem preparada pode ser fascinante e envolvente. Quando o líder tem um plano e um propósito, a reunião será mais interessante. Quando não há direção ou objetivo, a reunião não será interessante.

A outra parte da preparação é melhorar suas habilidades. Você esteve em reuniões produtivas e interativas e fez você sentir que poderia sair e realizar grandes coisas. E você participou de reuniões em que tem certeza se adormeceu, ninguém sentiria sua falta, e você não sentiria falta de nada importante. A diferença é a pessoa que dirige a reunião.

Se suas reuniões forem chatas, olhe no espelho. Encontre uma maneira de melhorar. Faça uma aula (seu departamento de RH pode ajudá-lo com sugestões) e peça feedback e orientação de um colega de trabalho cujas habilidades de reunião você admira. Muita ajuda está disponível se você perguntar, e muito disso é grátis.

Todos participam

Se a participação não for necessária, você pode lidar com todo o problema por e -mail. É raro que você precise trazer um grupo para transmitir informações. Tópicos como demissões em massa ou uma reestruturação completa da empresa são uma exceção e melhor tratado por um gerente falando com todos. Caso contrário, as reuniões devem ser interativas.

Em uma sessão de brainstorming, todos devem falar. Se alguém não estiver falando, chame essa pessoa para contribuir. Os introvertidos podem ser desconfortáveis, portanto, torne-o o mais livre de pressão possível. Sua cultura de reunião precisa garantir que as idéias de todos sejam incluídas e os participantes devem saber com antecedência para que não se surpreendam.

Seja uma reunião de planejamento, uma reunião de definição de metas ou até uma reunião trimestral de relatórios, sempre permita tempo para perguntas e comentários.

Não deixe ninguém dominar

Se você estiver liderando a reunião, pode falar mais do que outros, mas não deixe ninguém dominar a conversa. Essa é a fórmula para uma reunião tediosa. Redirecionar comentários e chamar pessoas com experiência na área para deter um falador compulsivo.

As pessoas que dedicam um tempo para participar de uma reunião, trazendo seus conhecimentos e experiência, merecem a chance de falar e compartilhar suas opiniões. Como líder, você pode aprender a controlar o comportamento que prejudica a reunião.

Aqui está uma maneira de parar educadamente uma funcionária que ligue para ela Jane-quando ela termina seu quarto comentário e começa a ir para um quinto: “Obrigado, Jane, sabemos sua posição. Eu gostaria de ouvir o que Karen tem a dizer. E Jim e Bob ainda não tiveram a chance de falar."

Às vezes, você terá que conversar com os Janes do seu escritório antes de uma reunião para lembrá -los do objetivo de se unir como um grupo é compartilhar idéias com todos e, se eles dominarem, a reunião não será tão bem -sucedida. Discutir esse comportamento imediatamente após a reunião também funciona bem, pois você terá novos exemplos para fornecer.

Faça itens acionáveis

Uma reunião interessante e emocionante termina com as coisas que as pessoas podem e devem estar fazendo, seja para promover seus objetivos individuais, os objetivos da empresa ou, idealmente, ambos. Se as pessoas não se afastam sabendo quais são seus próximos passos, a reunião falhou.

Construir em um acompanhamento para prestação de contas. Pode ocorrer em uma segunda reunião ou individualmente, mas precisa acontecer. As pessoas vão se ajustar se souberem que os itens de ação são todos para mostrar.

Fazer essas cinco mudanças e reuniões chatas se tornarão mais emocionantes e produtivas. Quando as pessoas experimentam reuniões interessantes e produtivas, os benefícios gerais da organização.