Lista de verificação de 12 etapas para contratar novos funcionários

Antes de contratar seu primeiro funcionário, há algumas etapas a serem tomadas e algumas leis, regulamentos e impostos para configurar e entender. Comece com o primeiro item e trabalhe para a lista, para ter certeza de que não perde nada importante.

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Obtenha um número de identificação do empregador

Se você tem funcionários, deve ter um número de identificação do empregador. Um EIN é um identificador federal único para empresas, como um número de segurança social e é emitido pelo IRS. É fácil obter esse número; você pode obtê -lo online ou por telefone ou fax.

Eu sempre sugiro que você imprima o formulário de inscrição (SS-4), preencha-o completamente, depois fique online e arquive. Isso o evitará de começar e descobrir que você está perplexo. Você não precisa de um advogado para ajudá -lo a concluir o formulário, mas verifique com seu advogado sobre o qual algumas das perguntas. Instruções detalhadas são fornecidas no artigo acima.

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Registre -se como empregador com seu estado

 Você precisará ir ao Departamento de Receita do seu estado e se registrar como empregador. Se o seu estado tiver um imposto de renda, você precisará descobrir como os funcionários se inscrevem para reter (um equivalente estadual de formor W-4). Em seguida, descubra como e quando seu estado deseja que você pague e relate sobre o imposto de renda estadual retido do pagamento de funcionários. Verifique também o desemprego estatal e a compensação dos trabalhadores (e seguro de invalidez, se o seu estado exigir).

Aqui está uma lista dos escritórios trabalhistas estaduais em todos você.S. estados. 

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Registre -se no IRS para impostos sobre a folha de pagamento

 A partir de 1º de janeiro de 2011, os empregadores devem usar o sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPs) para fazer depósitos fiscais de folha de pagamento e arquivar relatórios de impostos sobre folha de pagamento. É fácil se inscrever online; Você apenas fornece algumas informações sobre sua empresa e a conta bancária a partir da qual fará os pagamentos. 

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Inscreva -se para o novo sistema de registro de aluguel do estado

 Os empregadores devem registrar novas contratações em seu estado, e os estados têm um sistema comum para este registro. O objetivo é rastrear pessoas que devem dinheiro a pensão alimentícia e outras dívidas colecionáveis, para que seu salário possa ser decorado. Você pode se inscrever agora e usar o sistema para novas contratações depois.

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Prepare -se para verificar a elegibilidade do emprego

Na contratação, todos os novos funcionários devem fazer a verificação de sua elegibilidade para trabalhar no U.S. Como empregador, você pode usar um dos dois métodos para verificar essa elegibilidade. O formulário padrão para verificar a elegibilidade do trabalhador é o formulário I-9. Se você planeja ter muitos funcionários ou se o seu estado exigir, precisará se inscrever no sistema E-Verify.  Em cada caso, você precisará de cópias do formulário I-9 para incluir em funcionários novos documentos de aluguel.

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Inscreva -se no seguro de compensação do trabalhador

A compensação do trabalhador é o seguro pago pelas empresas para fornecer benefícios aos funcionários que ficam doentes ou feridos no trabalho.  O seguro está disponível por meio de transportadoras comerciais, com base auto-seguro ou através do programa de seguro de compensação do seu estado.

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Inscreva -se para o seguro -desemprego

 O seguro de desemprego é pago pelos empregadores para fornecer seguro de desemprego a funcionários que são involuntariamente demitidos. Impostos federais sobre seguro -desemprego devem ser pagos pelos empregadores e alguns estados também exigem que os impostos sobre seguro -desemprego sejam pagos. Saiba mais sobre o seguro de desemprego neste artigo.

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Obtenha os pôsteres de trabalho necessários

Todas as empresas com funcionários precisam ter pôsteres de informações específicos disponíveis em instalações para os funcionários lerem e entenderem seus direitos.  Para mais detalhes sobre os pôsteres do local de trabalho, consulte esta página do Departamento de Trabalho.

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Reúna nova documentação e formulários de contratação

 Antes de seu primeiro funcionário começar a trabalhar e recebe seu primeiro salário, há alguns formulários que você deve ter para que o novo funcionário conclua.   

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Configure seu sistema de folha de pagamento

Como empregador, você deve manter excelentes registros sobre folha de pagamento e folha de pagamento, reter impostos do pagamento dos funcionários e fazer relatórios e pagamentos periódicos. Este artigo descreve as etapas necessárias para configurar um sistema de folha de pagamento para o seu negócio. 

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Crie e use um manual de funcionários

Embora não haja lei exigindo que você configure e use um manual de funcionários/políticas e procedimentos, é uma coisa inteligente a se fazer. Quando você contrata um novo funcionário, dê a ele uma cópia do manual (assinando que o manual foi recebido). É muito mais fácil preparar um manual agora do que lidar com "como lidamos com isso?"Questões, mal -entendidos e possíveis processos posteriores.

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Mais sobre leis de emprego e trabalho

Susan Heathfield, da Human Resources, preparou esta lista abrangente de folha de pagamento e leis e regulamentos de emprego.