10 coisas que todo novo gerente de programa deve saber

O gerenciamento de programas é uma escolha de carreira gratificante e bem paga, mas pode ser um papel desafiador também. Se você acabou de conseguir seu primeiro trabalho de gerenciamento de programas ou quiser saber se deve dar o salto para uma carreira de gerenciamento de programas, é importante entender o que a carreira implica. Considere essas 10 coisas que todos os novos gerentes de programa devem estar cientes antes de iniciar uma função de gerenciamento de programas.

O gerenciamento do programa difere do gerenciamento de projetos

Seja abrindo um novo escritório, lançando um novo aplicativo ou criando um estádio olímpico, os projetos têm um conjunto claro de objetivos e linha do tempo. Um gerente de programa, no entanto, pode supervisionar vários projetos ao mesmo tempo, e cada um pode ter sua própria equipe de projeto e gerente de projeto. Os programas oferecem algo de valor à organização ao longo do tempo e evoluem à medida que avançam.

• Amplo escopo e tempo

• Vários projetos de uma só vez

• Evoluir com o tempo

• Levar à transformação dos negócios

• Início definido, meio e fim

• Planeje o trabalho e os recursos

• Processo de controle

• Entregar um objetivo claro

Espere incerteza

Os programas são inerentemente incertos. Embora você saiba qual é o quadro geral, é apenas uma declaração de visão quando você começa. O caminho exato de como chegar lá, e quais projetos serão necessários por um longo período de tempo, é algo que você deve resolver à medida que avança.

Você começará com um planejamento detalhado para o que você sabe e criará uma imagem de como abordar o resto enquanto se aproxima. Estender progressivamente seus horizontes de planejamento e entrega até que você não possa ir mais longe.

Bloqueie o tempo em intervalos regulares para planejar as próximas etapas. Você também pode aproveitar esta oportunidade para garantir que você ainda esteja no caminho certo para oferecer valor comercial.

Cuidado com o Burnout

Embora um projeto possa ser terminado em um ano ou mais, os programas podem se estender por parte indefinidamente.

Os gerentes de programa precisam proteger suas equipes contra o esgotamento. Você não pode trabalhar na velocidade máxima sem parar, portanto, verifique se os funcionários obtêm tempo de inatividade adequado.

Isso deve incluir períodos de tempo mais tranquilo no trabalho com menos entregas e tempo adequado longe do escritório para férias.

Gerencie de perto, assista aos seus relatórios de horas extras e esteja alerta sobre o fato de que o bem -estar da sua equipe é fundamental se você quiser cortar o atrito e manter suas pessoas talentosas para a vida do programa.

Gerencie o ritmo

Ao entregar um programa com uma data de conclusão distante, você precisa gerenciar o ritmo do trabalho. É difícil manter o impulso ao longo de vários anos, portanto, seu papel como gerente de programa é fazer malabarismo com as prioridades e projetos, para que haja resultados mensuráveis ​​sendo entregues regularmente.

Misture as vitórias rápidas e o progresso constante em direção aos objetivos de imagem maiores.

Misture as vitórias rápidas e o progresso constante em direção aos objetivos de imagem maiores.

Isso ajuda a equipe a ver que você está avançando e garante que haja algumas histórias de sucesso de curto prazo para compartilhar para manter a motivação alta. Por fim, ajuda os investidores e gerentes executivos a ver que há progresso sendo feito.

Treine sua equipe para o sucesso

Os programas geralmente oferecem algo novo, único ou transformador para uma organização. Um desafio de trabalhar nesses tipos de iniciativas é que você provavelmente não tem as habilidades internamente para poder concluir todas as tarefas e projetos necessários. Tudo bem e é esperado.

Seu trabalho como um novo gerente de programa é garantir que você possa aumentar, treinar e desenvolver as pessoas que você tem para que juntos você possa atender a todos os requisitos de recurso.

Pode haver algumas áreas em que você só precisa de um determinado recurso para um período limitado. Por exemplo, você não treinará uma de sua equipe como dirigir uma empilhadeira se for uma habilidade que você precisa por apenas uma semana. No entanto, se você estiver transformando a maneira como a presença on-line da sua empresa é gerenciada, seria valioso ter habilidades de desenvolvimento de sites internamente, juntamente com algum conhecimento sobre mídia social ou otimização de mecanismos de pesquisa. Essas são habilidades em que os negócios dependerão a longo prazo.

Tome decisões sobre qual delas você precisa ter incorporado na equipe e quais devem ser terceirizados e, em seguida, verifique se seu programa pode entregar as tarefas de treinamento e recrutamento necessárias para estar pronta para gerenciar as saídas à medida que cada projeto entrega.

Governança é mais complexa

Se você veio de um histórico de gerenciamento de projetos, a governança não será uma surpresa para você. É a maneira pela qual as estruturas de projeto e programa são organizadas e controladas para garantir que a tomada de decisão seja tomada da maneira certa e que as pessoas certas estejam envolvidas. É crucial garantir que o trabalho esteja progredindo de uma maneira que se encaixa no caso de negócios geral e ajuda a manter as pessoas responsáveis.

Governança é a maneira como o escritório de gerenciamento de projetos e os executivos seniores podem garantir que um programa esteja a caminho de fornecer benefícios.

A governança fornece uma rota formal para fechar projetos ou um programa inteiro, se puder ser demonstrado que esses benefícios não serão mais alcançados.

A governança é mais complexa em um ambiente de programa do que em um ambiente de projeto. Conselhos de projeto e grupos de direção normalmente têm uma associação em nível executivo. Isso é esperado porque o resultado final de um programa é normalmente transformação de negócios.

O planejamento é mais difícil

Os gerentes de projeto, envolvidos em um programa, normalmente montam seus planos de projeto. Em seguida, uma equipe de gerenciamento de programas, abaixo de sua direção, como gerente de programa e os planos são integrados.

Isto é mais fácil dizer do que fazer. Requer identificar as dependências entre projetos e tarefas de projeto. Obriga você a olhar para os requisitos de recurso para todo o programa e fazer malabarismos com as atividades para se adequar à disponibilidade de pessoas -chave.

Depois que seu plano de programa integrado for estabelecido, você pode rastreá -lo em um gráfico de Gantt ou outra ferramenta de software. Como seus gerentes de projeto rastreiam seus projetos em tempo real, você terá que fazer ajustes no plano do programa, mantendo todos informados sobre as mudanças e soletrando o que isso significa para suas áreas de trabalho.

Não planeje todas as linhas

Como gerente de programa, você confia em seus gerentes de projeto para fazer o planejamento detalhado. Não é prático ou desejável para você rastrear um programa com milhares de tarefas.

Você precisa de uma visão enrolada e de alto nível dos projetos com detalhes suficientes para mostrar se algo vai ter um impacto no nível do programa.

A maneira mais fácil de fazer isso é com aplicativos de software dedicados. Tentar gerenciar seu programa multimilionário em uma planilha básica seria muito desafiador.

Delegado, delegado, delegado

Por mais bom que você esteja delegando, estar em uma função de gerenciamento de programas significa que você precisa ficar ainda melhor nisso.

A boa notícia é que você deve ter uma equipe de gerentes de projeto e pode até ter um escritório dedicado de gerenciamento de programas para apoiar sua mudança transformadora.

Há muito trabalho a fazer em um programa e configurá -lo para garantir que todas as partes móveis se movam juntas na hora certa, é um grande esforço. Você não pode fazer isso sozinho e não deve tentar. Descubra quanto tempo você precisa para fazer a iniciação do programa e, em seguida, certifique -se de ter uma equipe para apoiá -lo.

Se você não tiver ninguém no escritório de gerenciamento de programas, peça que alguém seja designado para a equipe de gerenciamento de programas como segunda responsabilidade. Há muito para eles fazer. Por exemplo, alguém em uma função de coordenação do projeto seria perfeitamente posicionado para oferecer a coordenação necessária no nível do programa, libertando você para se envolver com tarefas estratégicas.

Não tenha medo de conflito

Os programas têm muitos fios. De projetos com partes interessadas difíceis a prazos aparentemente inatingíveis, todos os dias vão lhe dar oportunidades de conflito. Cuidado com as coisas que atrapalham o desempenho do projeto e estejam preparadas para intervir quando necessário para sair de uma situação de conflito antes de começar.