Por que você precisa de uma lista de verificação de planejamento de eventos

Se você está apenas começando no negócio de planejamento de eventos ou é um planejador de eventos experientes, é provável que você esteja familiarizado com uma lista de verificação de planejamento de eventos ou pelo menos já ouviu isso referenciado durante um curso de planejamento de eventos ou reunião do setor. Há uma razão para isso. Uma lista de verificação de planejamento de eventos é a melhor amiga de um planejador, uma ferramenta inestimável para gerenciar com sucesso seus eventos.

NOTA: Uma lista de verificação de planejamento de eventos também é conhecida como um cronograma de trabalho ou um caminho crítico.

O planejamento de eventos é sobre planejamento. Até a ideia mais criativa do evento será fracassada se não estiver bem planejada e executada. Aqui é onde entra uma lista de verificação de eventos. É seu guia para se manter organizado e, ou à frente - do cronograma ao fazer malabarismo com a inúmeras responsabilidades e detalhes variados no planejamento de um evento bem -sucedido. E é particularmente útil ao gerenciar vários eventos. Esquecer uma pequena tarefa ou ficar para trás em um prazo pode resultar em um efeito dominó: outros aspectos aparentemente não relacionados do seu evento podem começar a desmoronar, um por um.

Portanto, não confie na sua memória, notas pegajosas ou rabiscos no seu bloco para manter seu negócio de planejamento de eventos funcionando sem problemas. Aprenda a montar uma lista de verificação de planejamento de eventos eficaz e em breve se tornará seu novo melhor amigo.

Antes de você começar

Para começar, limpe algum tempo da sua programação para se concentrar no evento que você está planejando. Em seguida, limpe sua mente. Seriamente. Sem olhar para o telefone ou atender um e -mail. Você precisa imaginar este evento do início ao fim sem interrupção ou distração para que você possa efetivamente planejar todas as tarefas que devem ser concluídas.

Prepare-se

Pense no evento que você está planejando e anote todos os detalhes confirmados: nome do cliente e informações de contato, data do evento, localização, número de participantes, etc. Retire um calendário e marque a data do evento neste calendário em cartas ousadas. Reúna outros materiais relevantes - fotos do local, lista de fornecedores para entrar em contato - que fazem parte deste evento.

Ir para trás

A maneira de começar a escrever uma lista de verificação de planejamento de eventos é trabalhar para trás.

Os hóspedes experimentam um evento como uma reunião de um dia ou de vários dias com tudo o que está acontecendo de uma vez. Como uma performance ao vivo que aparece no palco e é executada lindamente. Os planejadores de eventos veem os eventos como uma série de eventos menores que se encaixam como peças de um quebra -cabeça para culminar no evento final. Então, como planejadores, começamos no começo. Que é várias semanas ou meses antes de um evento real ocorrer.

Comece no começo

Ao decidir por onde começar a escrever sua lista de verificação de planejamento de eventos, pense em estabelecer uma base sólida para o seu evento. Antes de selecionar esquemas de cores e encomendar flores, você deve enfrentar o básico. Desde a assinatura de contratos até a negociação de um bloco de quartos, tudo precisa ser escrito na sua lista de verificação, não importa o quão grande ou pequeno. A chave é primeiro cuidar de quais.

Alguns exemplos de itens a serem incluídos na sua lista de verificação do planejador de eventos:

• Assinar contratos (com cliente, local, fornecedores, etc.).
• Confirme a data e hora no local
• Contratar entretenimento (banda, alto -falante, etc.)
• Bloco de hotel seguro
• Convites de correio
• Selecione o menu
• Contrate WaitStaff
• Confirme o número de convidados
• Passo a passo do site
• Confirme o quarto configurado

Permitir tempo extra

Com cada item da sua lista de verificação de eventos, adicione tempo extra. Se a data para realmente enviar os convites forem em 15 de março, coloque um item em sua lista para ter os convites prontos para o envio de 8 de março, uma semana antes. Isso lhe dá algum tempo extra caso algo dê errado com os convites ou se você estiver atrasado por outro motivo.

Inclua lembretes na sua lista de verificação

Não basta escrever "assinar contrato com o fornecedor" na sua lista de verificação e depois checar a caixa quando concluído. Você precisará garantir que o fornecedor tenha recebido uma cópia do contrato e retornou uma cópia assinada para você também. Então, para cada item grande, você adiciona à sua lista de verificação, inclua um lembrete. Por exemplo, “Acompanhe o Cateher Re: Contrato.”Adicione outro lembrete posterior que diz“ Recebeu contrato assinado do fornecedor.”Não é incomum resolver uma tarefa e considerá -la feita quando realmente foi concluída apenas do seu lado.