Quem deve revisar e assinar uma carta de oferta para um candidato a emprego?

Que nível de funcionário ou gerente de recursos humanos deve revisar e assinar uma carta de oferta preparada por um assistente de RH? Por quantos meses esse processo de revisão deve continuar se o assistente de RH for um novo funcionário, perguntou a um leitor? Que tal se o assistente de RH é um funcionário experiente?

Ao assinar, se for o assistente de RH que prepara a carta de oferta ou o funcionário ou gerente de nível superior que analisa a carta de oferta (se for esperado que uma revisão ocorra?)

Resposta de RH a quem deve revisar e assinar uma carta de oferta a um candidato a emprego

As respostas a essas duas perguntas são estritamente opiniões, pois nenhuma questão legal está envolvida nas respostas. Uma vez, trabalhando como diretor interino de RH de uma pequena empresa de manufatura, entre a ex -pessoa de RH e um novo diretor assumindo, o assistente de RH enviou uma carta de oferta com a oferta de salário errado.

Este erro foi imediatamente reconhecível quando a carta foi retirada da pilha de documentos aguardando a revisão final. O salário oferecido ao candidato era muito baixo para o trabalho.

Fale sobre um ponto de aprendizado instantâneo.

Em algumas organizações, o gerente, diretor ou vice-presidente de RH, que não é um assistente de RH, o trabalho que oferece cartas que vão para os candidatos, isso é uma prática ruim no setor privado. Não é a pessoa de RH que está fazendo a oferta. A pessoa de RH está consultando o gerente de contratação que deve tomar a decisão final sobre um candidato e assinar a carta de oferta de emprego.

A carta de oferta é o compromisso do gerente com o novo funcionário. Ao fazer a oferta, ele ou ela confirma seu compromisso com o sucesso do novo funcionário. Agradecer um novo funcionário faz parte de todo o processo de recrutamento, seleção e contratação. Todos eles são componentes do processo de integração.

A oferta de emprego é outra parte de dar as boas -vindas ao novo funcionário em sua organização e fazer com que o novo funcionário se sinta desejado. Ele envia uma mensagem mais poderosa quando se trata do novo chefe do funcionário em potencial. Ele tem mais peso e é mais valorizado quando a carta de oferta de emprego vem do gerente da nova pessoa. É o começo de um vínculo de longo prazo.

Exceções às práticas recomendadas na revisão e assinatura de uma oferta de emprego

No setor público, nas empresas da Fortune 500 e nos locais de trabalho representados pela União, essa prática pode diferir. Quando uma organização é grande e os funcionários estão espalhados por muitos locais, logisticamente, isso adiciona tempo e confusão ao processo de fazer ofertas de emprego.

As organizações maiores têm o desafio adicional de consistência em vários locais, grande parte da sistematização das práticas de emprego repousa com o RH. Para tornar a seleção do candidato legalmente defensável, as práticas de recrutamento e contratação precisam de consistência em todos os locais.

Em um local de trabalho representado pelo sindicato, especialmente no setor público, o gerente pode não ter a palavra final em quem obtém o trabalho. Pode ser determinado contratualmente por fatores como antiguidade e educação. Nesses casos, também faz sentido que a papelada venha da equipe de RH. Eles são responsáveis ​​por garantir que as condições de trabalho e práticas cumpram o contrato.

Em qualquer um desses casos, o RH deve pedir ao advogado que revise o formato e o processo de carta de oferta para garantir que eles sejam adequados, legais e de proteção do empregador. A menos que a carta de oferta seja diferente do formato padrão, no entanto, geralmente não há necessidade de pedir a um advogado para revisar cada carta individual.

Deve um gerente de RH ou diretor revisar todas as cartas de oferta de emprego?

Qualquer documento de um gerente ou líder de RH que obriga a empresa legalmente ou financeiramente deve ser revisado por um gerente ou diretor de RH ou acima. Aqui está o porquê.

• Uma carta de oferta e muitos outros documentos enviados pela equipe de RH obrigam legalmente a empresa. Claro, quando um erro de US $ 10.000 é encontrado, você pode retirar a oferta e explicar que foi um erro de digitação por um funcionário inexperiente. Mas por que abrir a empresa para uma situação em que uma oferta de salário alterada deve ser estendida? Um novo funcionário infeliz ainda pode aceitar o emprego, ou você pode perder um candidato perfeitamente adequado que está esvaziado e ferido, por causa de um erro. Além disso, poderia abrir sua empresa para uma ação legal em potencial.
• Para honrar a oferta de emprego incorreta, usando o mesmo exemplo, é igualmente desagradável. Antes da empresa ampliar a oferta, alguém em RH pesquisou o mercado, revisou o que outros funcionários em empregos semelhantes estão fazendo e concluiu com uma oferta de emprego apropriada. Portanto, as ramificações estão alcançando ainda mais se outros funcionários aprenderem sobre o diferencial salarial.
• Independentemente do nível de experiência de um assistente de RH que deveria, em um escritório de RH, preparar a oferta de envio, um segundo par de olhos que revisam qualquer coisa que possa obrigar a empresa financeiramente ou abrir a porta para uma ação legal, é inteligente. As organizações esperam mais vigilância e supervisão de funcionários que são intitulados gerente ou diretor.
• Uma falha na comunicação pode resultar em termos e condições de emprego incorretos que não foram negociados ou prometidos a um candidato. Por exemplo, o assistente de RH pode saber que o trabalho pagaria US $ 40.000, mas no processo de negociação, o candidato recebeu mais um bônus de assinatura e, no cotidiano ocupado, o gerente não disse ao assistente de RH. Quando um candidato a emprego recebe uma oferta incorreta, ele ou ela está reavaliando a integridade da sua empresa. Você cria uma barreira à aceitação que era desnecessária à medida que o candidato se preocupa sobre como lidar com a situação.
• Documentos que vão para as pessoas que você está tentando recrutar para sua empresa devem ser perfeitas. Eles sinalizam uma mensagem para o funcionário em potencial sobre a cultura da sua empresa. Até um erro de digitação pode dar uma pausa a um candidato. Uma cópia do documento também viverá nos arquivos da sua empresa por anos. Portanto, na maioria dos casos, o segundo par de olhos que revisam o documento é uma prática inteligente.

A revisão e a supervisão dos documentos que obrigem a empresa financeira ou potencialmente, legalmente, não é uma crítica ao conhecimento, experiência ou diligência de um assistente de RH. É uma prática de negócios inteligente por todos esses motivos.

Nota sobre ofertas de emprego: o RH deve pedir ao advogado que revise o formato e o processo da carta de oferta para garantir que eles sejam adequados, legais e forneçam ao empregador proteção legal. A menos que a letra de oferta seja diferente do formato padrão, no entanto, geralmente não há necessidade de pedir a um advogado para revisar cada carta de oferta individual.

Leia mais: Recursos humanos, gerenciamento e perguntas e respostas relacionadas ao trabalho

Isenção de responsabilidade: Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.