Quando usar serviços de processamento de folha de pagamento

Quais são os motivos para terceirizar o processamento da folha de pagamento?

Mesmo se você tiver apenas alguns funcionários, pode decidir terceirizar sua folha de pagamento-entregue o processamento da folha de pagamento e outras responsabilidades da folha de pagamento para outra pessoa. Abaixo estão algumas considerações para ajudá -lo a decidir se deve terceirizar.

Primeiro, veremos situações em que você pode considerar a terceirização da sua folha de pagamento, depois algumas opções de terceirização.

A folha de pagamento de terceirização reduz os custos de emprego

Se você está simplesmente pagando trabalhadores de escritório, pode calcular o pagamento multiplicando horas por taxa e determine se alguma hora existente é devida.

Mas se você estiver produzindo um produto, precisar.

Deixe o serviço lidar com os vários estados, localidades

Se você tem funcionários em mais de um estado, deve cumprir os requisitos para pagar e relatar imposto de renda do estado. Se sua empresa operar em diferentes cidades, você também pode ter impostos de renda locais para reter, pagar e relatar.

Os cálculos retidos são complicados

Calcular os valores de retenção para os funcionários é complicado. Resumidamente, você deve:

• Determine a retenção de imposto de renda federal com base no formulário W-4 do funcionário (que pode ser alterado com tanta frequência que o funcionário deseja).
• Determine a retenção de estado para estados com imposto de renda, com base no estado W-4.
• Determine os impostos da FICA sobre os salários às 7.65% (e você deve observar funcionários altamente pagos para garantir que a retenção da seguridade social esteja limitada no máximo para o ano e começar a reter o imposto adicional do Medicare.

Mesmo fazendo a folha de pagamento por apenas um funcionário pode ser demorado, porque você deve fazer pagamentos e arquivar relatórios necessários da mesma maneira que se tivesse muitos funcionários.

Evite tentar acompanhar os prazos

O pagamento e a denúncia de impostos sobre a folha de pagamento (federal e estadual, retenção, impostos da FICA, desemprego e compensação dos trabalhadores e opções individuais de folha de pagamento do estado) podem ser intimidantes.

Lembre -se, no entanto, que um prazo perdido para pagamento ou relatório pode custar dinheiro em multas e multas. A folha de pagamento de terceirização, mesmo com apenas alguns funcionários, é uma opção que muitos empregadores consideram no início de seus negócios. Pode ser a opção certa para o seu negócio, dependendo das suas circunstâncias.

Como os serviços de processamento da folha de pagamento cobram?

Muitos serviços de processamento de folha de pagamento cobram uma taxa básica, de modo que, mesmo que você tenha apenas um funcionário, está pagando mais porque o serviço tem a todos os mesmos registros para um funcionário que faria por 10. Por exemplo, eles ainda teriam que registrar um formulário 941 a cada trimestre, mesmo se você tiver apenas um funcionário.

O custo incremental para cada funcionário adicional é muito pequeno. Com isso em mente, abaixo estão algumas informações sobre os serviços de processamento de folha de pagamento, com seus custos e o que eles fornecem.

Serviços de folha de pagamento assistidos 

Alguns serviços fazem todo o seu pedido para você. Por exemplo, empresas como Paychex e ADP cobra por cheque por período de pagamento, incluindo arquivamento, depósito direto e cheques cortados. Você pode inserir informações online e eles atribuem um especialista em folha de pagamento para ajudá -lo. Como exemplo, você pode ver a gama completa de serviços do ADP em seu site.

Folha de pagamento de autoatendimento online

Outros serviços ajudam você a fazer seu próprio arquivo. Por exemplo, o serviço de folha de pagamento on -line da Intuit permite preencher os formulários de folha de pagamento online. Antes de selecionar esses serviços, verifique se eles são compatíveis com seu sistema operacional e hardware. (Alguns não funcionam em sistemas Macintosh.)

Algumas empresas permitem que você faça sua própria folha de pagamento online. Eles cobram pelo número de funcionários e pelo número de estados.

Alguns podem ter recursos adicionais necessários para uma situação específica (entrada do Timecard, por exemplo). Leia as informações sobre os sites e entre em contato com os representantes das empresas. Esta é sempre uma boa maneira de dizer o quão amigável eles serão. Eu apresentei apenas alguns dos muitos serviços que você pode encontrar online, mas o IRS tem mais informações sobre serviços de folha de pagamento e provedores que você pode querer olhar.

A folha de pagamento de terceirização vale o custo?

Mesmo se você tiver apenas um funcionário, considere seriamente um serviço de folha de pagamento para ajudá -lo na preparação de contracheques e pagando e relatando impostos sobre a folha de pagamento. Lembre -se, uma multa ou penalidade por um pagamento ou relatório perdido pode ser mais do que um ano inteiro de serviço. Configurar um sistema de folha de pagamento para o seu negócio não é sua primeira prioridade, mas se você tiver um serviço, é uma coisa a menos que você deve pensar.

Para obter mais informações sobre serviços de folha de pagamento, consulte este artigo do IRS com uma lista de folha de pagamento e parceiros de profissional. Por exemplo, consulte o site da Associação Nacional de Agentes Inscritos para um agente inscrito para ajudar nas tarefas de folha de pagamento.

Aviso! A folha de pagamento ainda é de sua responsabilidade

Mesmo se você contratar um serviço de folha de pagamento, você como empregador ainda é responsável por depósitos fiscais de folha de pagamento e passivos fiscais federais. Se o serviço de folha de pagamento não fizer pagamentos federais de impostos, por exemplo, o IRS poderá avaliá -lo - não o serviço de folha de pagamento - por multas e juros devido.

Além disso, a parte responsável (talvez você, como proprietário) da sua empresa também pode ser responsabilizada pessoalmente por determinados impostos federais não pagos.