O que incluir em uma RFP de hotel

Não é segredo que os hoteleiros estão sempre procurando maneiras de encontrar planejadores de reuniões e eventos que podem selecionar hotéis e outros locais para reuniões, viagens de incentivo, conferências e exposições.

Muitos hotéis confiaram em sites online de hotel (solicitação de propostas), como o ConventionPlanit.com e sabretelrfp.com promover seus recursos de serviço e serviço de conferência. Eles também desenvolveram seus próprios formulários de RFP online.

Muitos planejadores relutam em enviar seus RFPs de hotel por meio de mecanismos de pesquisa de terceiros, preferindo enviar seus pedidos de ofertas de hotel diretamente para os centros de hotel e conferências.

Informações em um hotel RFP

O Conselho da Indústria da Convenção criou ferramentas úteis de troca de práticas aceitas (APEX) para ajudar na preparação da RFP.

Elementos básicos para uma RFP de hotel devem incluir o seguinte:

• Informações básicas de contato do solicitante (nome, título, organização, endereço, telefone, e -mail, etc.)
• Datas de evento (forneça pelo menos duas opções diferentes)
• Blocos de quartos necessários (datas e número de quartos)
• Solicitações de sala de reunião (datas, tamanhos de quartos, quantidades)
• Requisitos de comida e bebida
• Requisitos de acessibilidade
• Requisitos de envio e recebimento
• outra informação relevante

Aproveitando as ferramentas de RFP

Além disso, a Global Business Travel Association (GBTA) fornece a seus membros um extenso planejador de eventos de ferramentas de RFP de hotel pode querer considerar. Os elementos da RFP do GBTA Hotel incluem o seguinte:

• Informações sobre visão geral das instalações do hotel
• Informações sobre visão geral do solicitante RFP
• Detalhes do contrato do quarto de hóspedes
• Tamanho do espaço total de reunião de um hotel
• Número total de salas de reunião
• Tamanho do maior salão de festas de um hotel ou sala de reuniões
• Altura do teto para maior salão de festas ou sala de reuniões
• Disponibilidade de uma sala de reuniões permanente
• Número de pessoas da sala de reuniões acomoda
• Disponibilidade de espaço de exposição dedicado
• Tamanho do espaço de exposição
• Distância do centro de convenções da área
• Nome do centro de convenções
• Porcentagem de impostos sobre comida e bebida
• Porcentagem de cobrança de serviço de banquete
• Política tributária por cobranças de serviço de banquetes
• Disponibilidade de serviços audiovisuais internos (A/V)
• Política de desconto em serviços internos de A/V
• Capacidade de usar fornecedores externos de A/V
• Número de salas de reunião com Internet de alta velocidade sem fio
• Número de salas de reunião com videoconferência
• Taxa para usar fornecedores próprios A/V
• Métodos de pagamento aceitáveis
• Taxas de pacote de reunião

Além disso, é útil compartilhar com o pessoal de vendas de hotéis o tipo de evento porque isso fornece informações sobre os objetivos da reunião.

A boa notícia sobre como trabalhar com hotéis é que a maioria deve ter uma experiência com bastante experiência em eventos semelhantes, e um ótimo gerente de vendas ou catering poderá compartilhar mais detalhes sobre maneiras de ajudar a atingir os objetivos.