O que os empregadores não devem manter nos registros de pessoal dos funcionários

Os empregadores nunca devem colocar itens específicos em seus registros de pessoal geral. O conteúdo de seus arquivos e registros de pessoal de funcionários geralmente são acessíveis à equipe de recursos humanos, ao funcionário e ao gerente ou supervisor do funcionário, em algumas empresas.

Em outros, o acesso é limitado à equipe de RH e os funcionários podem solicitar acesso aos seus registros. Os advogados também podem intimar o conteúdo dos registros de pessoal para ações judiciais e as queixas da Comissão de Oportunidades de Emprego Igual (EEOC). Um ex -funcionário também pode solicitar uma cópia de seus registros de pessoal.

A melhor prática torna o arquivo de pessoal acessível apenas pelos membros da equipe de recursos humanos. Você precisa manter os arquivos de pessoal sob bloqueio e chave em uma área de armazenamento que os torna inacessíveis para outros funcionários.

Com todos esses usos potenciais e potenciais espectadores de seus registros de pessoal de funcionários, um empregador deve tomar cuidado para manter a documentação factual imparcial e factual do histórico de emprego de um funcionário em seus registros de pessoal de funcionários.

Consequentemente, você deseja aplicar essas diretrizes gerais à documentação que você mantém nos registros de pessoal da sua organização.

Diretrizes para o conteúdo do arquivo de pessoal dos funcionários

Informações em registros de pessoal devem ser factuais.

As opiniões da equipe do gerente ou de recursos humanos; notas aleatórias; fofoca; rumores infundados; perguntas, relatórios ou alegações de Tattletale de outros funcionários que não são explorados; alegações não perseguidas, investigadas e concluídas; e qualquer outra informação não-factual, comentário ou anotações deve ser excluída do arquivo de pessoal de um funcionário.

Um dos piores exemplos de comentários ofensivos que um gerente de RH encontrado apresentado em um registro de pessoal de funcionários envolveu as notas de entrevista de um gerente de contratação. Um afirmou: “Possivelmente gorda demais para subir e descer as escadas conforme necessário.”Imagine o funcionário, um advogado e até futuros funcionários e supervisores lendo comentários como estes.

Em outra empresa, o gerente encontrou notas não fundamentadas de que os gerentes e outros haviam colocado nos arquivos do funcionário como "Mary está com raiva porque ela não recebeu um aumento. Ela desacelerou seu trabalho propositadamente para chegar ao gerente dela."Veja o problema?

Os registros de pessoal devem ser atribuídos cuidadosamente aos seus locais de arquivo apropriados.

Determine um protocolo para os registros de pessoal da sua empresa com base em leis estaduais e federais, leis de trabalho, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) e melhores práticas de empregadoras.

Em seguida, fique com o protocolo. Você não quer encontrar desculpas do médico aleatório escondido no arquivo de pessoal quando eles pertencem a um arquivo médico. Nem, você quer a lógica e a justificativa para a promoção de um funcionário no arquivo de folha de pagamento.

Você também não deseja os registros de uma decisão de contratação que envolve verificações de antecedentes ou notas de discussões com ex -empregadores no arquivo de pessoal.

Supervisores, gerentes e outros funcionários que colocam a documentação em registros de pessoal precisam de treinamento.

Qualquer pessoa que tenha acesso e possa colocar documentos em um arquivo de pessoal de funcionários precisa de treinamento para escrever adequadamente a documentação.

Afirmando em uma repreensão de funcionários que o funcionário era um deadbeat completo não ganhará seu pessoal registros de nenhum prêmio. Mas, sabe -se que os supervisores não treinados escrevem declarações semelhantes e as colocam em arquivos de pessoal de funcionários.

Melhor ainda, limite o acesso aos arquivos à sua equipe de RH, responsável pelos registros e sabe o que deve e não deve ser colocado em um arquivo de pessoal. Sua equipe de RH pode verificar toda a documentação antes de prendê -la para garantir que seja factual e corretamente escrito. O processo de revisão e feedback ajudará seus gerentes a aprender sobre como escrever documentação apropriada.

Equilibre as informações que você coloca em registros de pessoal.

Inclua os aspectos positivos e negativos do histórico de emprego de um funcionário. Com muita frequência, os registros de pessoal enfatizam toda ocorrência negativa e perdem os componentes positivos que todo funcionário experimenta. Pense em salvar evidências de aumentos, promoções, recompensas por excelente desempenho e cópias de louvor e notas de agradecimento.

Reconheça a diferença entre as anotações pessoais de um supervisor sobre a equipe de relatórios e os registros oficiais da empresa.

As notas do supervisor que são usadas para melhorar o desempenho, rastrear projetos e conclusão de metas e para determinar de maneira justa os planos de desenvolvimento de aumentos e desempenho, por exemplo, pertencem ao arquivo privado de um supervisor, não nos registros oficiais da empresa.

Reconheça também a necessidade de treinar supervisores em como fazer anotações e manter a documentação em seu arquivo de gerenciamento. Os mesmos critérios para fatos, não opiniões e exemplos específicos, não de boatos, se aplicam a notas particulares.

As notas particulares do supervisor podem ser intimadas no caso de um processo, então a cautela é recomendada mesmo para notas particulares. Além disso, a prática de alguns supervisores ou gerentes para manter cópias de registros que existem no arquivo de pessoal oficial do funcionário em seu arquivo de gerenciamento não é recomendado.

A documentação de contratação e as notas da entrevista apresentam um dilema.

A melhor prática é manter um arquivo separado para cada posição que você preenche, que inclui toda a documentação relacionada ao preenchimento dessa posição da postagem de emprego para as verificações de referência. Os currículos dos candidatos, cartas de cobertura e aplicativos pertencem a este arquivo, exceto que você deve mover o pedido do funcionário contratado para o arquivo de pessoal do funcionário.

De acordo com a Society for Human Resource Management (SHRM). "Um arquivo de contratação inclui os documentos e ações tomadas para a contratação de cada posição. Estão incluídos anúncios de emprego, currículos, pedidos de emprego, ordens de emprego submetidas a qualquer agência, avaliações de entrevistas, verificações de referência, resultados de exames físicos, resultados dos testes de emprego, relatórios de crédito, documentação de validade dos testes usados ​​no processo de seleção, dados de candidatos não Contratado e informações relacionadas."

Este arquivo também possui as listas de verificação e formulários oficiais que você usa para se esforçar para a representação imparcial das qualificações de um funcionário em potencial e apoiar sua decisão de contratar o candidato mais qualificado. As opiniões e anotações do gerente de contratação que foram feitas durante o processo de contratação não pertencem a este arquivo.

Recursos humanos podem coletar essas notas para manter a documentação completa sobre uma decisão de emprego, mas não pertencem aos registros de pessoal.

Documentação factual sobre decisões de emprego.

Esta documentação inclui decisões como promoção, transferência para uma oportunidade lateral e aumentos salariais e eles pertencem aos registros de pessoal. As opiniões do supervisor ou RH sobre o funcionário não. Documentação de ação disciplinar oficial, como um aviso por escrito, também pertence ao arquivo de pessoal do funcionário.

Exemplos específicos de documentação que não devem estar em registros de pessoal

As seguintes informações não devem ser colocadas em registros de pessoal. A documentação pode exigir um arquivo separado, pode ser classificado como notas de supervisão ou gerenciamento, ou não deve ser mantido por um empregador.

• Qualquer informação médica pertence ao arquivo médico.
• As informações da folha de pagamento pertencem ao arquivo da folha de pagamento.
• Documentos que incluem números de previdência social dos funcionários ou informações sobre as classificações protegidas de um funcionário, como idade, raça, sexo, origem nacional, deficiência, estado civil, crenças religiosas, composição genética, peso e assim por diante, nunca devem ser mantidas nos arquivos de pessoal.
• Documentação de supervisão com o objetivo de gerenciar o trabalho de um funcionário, estabelecer metas, feedback fornecido e assim por diante deve ser arquivado em uma pasta privada, supervisora ​​ou de propriedade de gerente.
• Material de investigação, incluindo a queixa dos funcionários, entrevistas com testemunhas, entrevista aos funcionários, descobertas, recomendações de advogados e resolução, além de acompanhamento para garantir que não seja retaliação, deve residir em um arquivo de investigação separado dos registros de pessoal.
• Arquive os formulários do funcionário I-9 em um arquivo ou local I-9, longe dos registros de pessoal dos funcionários. (No caso de uma revisão federal de seus I-9s, você não deseja expor nenhuma outra informação relacionada aos seus funcionários.)
• Coloque as verificações de antecedentes, incluindo histórico criminal, relatórios de crédito e assim por diante, e os resultados do teste de drogas em um arquivo confidencial separado que supervisores, gerentes e o funcionário não podem acessar. O SHRM recomenda esse arquivo confidencial separado ou, alternativamente, que essas informações também possam ser arquivadas no arquivo médico confidencial do funcionário.
• Registros de igualdade de oportunidades dos funcionários, como formulários de auto-identificação e relatórios governamentais, não devem ser mantidos no arquivo de pessoal nem em qualquer lugar que o supervisor tenha acesso.

A linha inferior

Se você seguir estas diretrizes, sua organização está armazenando efetivamente histórico de emprego factual e apoiante e registros de pessoal nos locais apropriados.

Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por um público em todo o público e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e país para país. Por favor, procure assistência legal ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.