Transforme esses 5 tipos comuns de reuniões de negócios em eventos produtivos

Você não precisa olhar muito longe para encontrar artigos de especialistas em gerenciamento de tempo. Gurus realizado e outros especialistas de rejeitar reuniões e sugerir que você evite, encolher ou dispensar esses desperdícios de tempo corporativo frequentemente trabalhoso.

No entanto, às vezes apenas temos que nos encontrar. Durante as reuniões, existem alguns métodos bem definidos para conduzir uma reunião produtiva. Algumas técnicas que você pode empregar ao usar esses métodos ajudarão suas reuniões a se tornarem mais produtivas e suaves.

Elimine as atualizações de “Vá ao redor da mesa”

Você conhece esta reunião. Crama dezoito pessoas em uma sala e depois exigem que todas as pessoas compartilhem uma atualização que normalmente soa como tentativas de justificar a existência.

CEOs e líderes seniores são notórios por administrar essas reuniões, acreditando ingenuamente que essa é uma ótima maneira de todos ouvirem o que está acontecendo em toda a empresa. Na realidade, as pessoas principalmente se sintonizam e se concentram em planejar sua própria atualização que ninguém ouvirá. 

Em vez disso, você pode compartilhar notícias relevantes, incluindo resultados financeiros, grandes vitórias de clientes ou atualizações sobre iniciativas em toda a organização. Além disso, estenda a oferta para os indivíduos levantarem questões importantes.

Se algo notável e não amplamente conhecido ocorreu, alguém deve compartilhar. Se um grupo precisar de ajuda de outro grupo, aumente o pedido. Caso contrário, não obrigue todos os participantes a compartilhar.

Atualizações via tecnologia

Não há necessidade de convocar uma reunião para algo que você pode olhar para cima. Aproveite as ferramentas tecnológicas do dia para garantir que suas equipes de trabalho mantenham uma atualização de status atual e visível, onde todos podem vê -lo com o clique de um mouse.

Se você precisar se encontrar, corte o tempo de reunião planejado pela metade ou use abordagens ágeis e execute sessões curtas de "stand-up". Seja draconiano sobre as digressões e distrações que alongam essas sessões. Concentre -se no compartilhamento de status 'e exige que as pessoas resolvam questões fora deste fórum.

Reuniões de brainstorming não estruturadas

Trabalhe para definir o tópico Brainstorming e compartilhá -lo com convidados antes da sessão. Colete suas contribuições e consolide e publique -o ou compartilhe -o sem atribuição às idéias. Use a sessão ao vivo para pular e construir as idéias enviadas, adicionando à lista.

Resista ao desejo de avaliar as idéias nesta sessão. Incorporar outras técnicas que minimizam as pressões de socialização, como a escrita cerebral. E acima de tudo, consolide as idéias e crie um processo de tipo que não se bem-entendeu para avaliá-las. Depois de serem devidamente avaliados, arquiva -os para facilitar a referência de grupo em futuras sessões e situações.

Revisões aprofundadas de operações

Mantenha os mergulhos profundos e os exames corporativos privados e concentre -se em compartilhar os principais indicadores operacionais, problemas e oportunidades. A reunião do grupo não é a hora ou o local para separar uma área de baixo desempenho ou individual.

Configure uma reunião de acompanhamento no local, mas não sujeite todos os outros ao seu interrogatório visível sobre esse assunto. Não recue a responsabilidade para melhorar, mas elimine a envergonhada pública de suas reuniões. 

Remova a tomada de decisão espontânea

Estranhamente, a sala de reuniões é um dos piores lugares para decisões rápidas. Levantar um problema pela primeira vez e pedir uma decisão coloca as pessoas no local. As decisões geralmente requerem informações e preparação. Eles podem não ter as informações apropriadas à sua frente ou foram feitas para acelerar o assunto.

Em vez disso, você pode trabalhar antes das reuniões do grupo para envolver os principais interessados ​​em questões e opções. Solicite a contribuição deles, ofereça suas perspectivas e trabalhe para intermediários interesses compartilhados. Use o fórum da reunião para validar os interesses das partes interessadas e identificar suas recomendações.

Embora você ainda não tivesse a decisão imediata sem mais uma ou duas etapas, você terá fortalecido suas relações de trabalho com seu trabalho de pré-sessão e economizou tempo no processo.

Pensamentos finais

Os seres humanos são criaturas comunitárias por natureza. Embora exista uma variedade de ferramentas tecnológicas que nos permitam conectar sem estar no mesmo lugar, às vezes ajuda a ser cara a cara.

Aproveite desta vez com sabedoria e mostre seu respeito pelos participantes, produzindo reuniões que minimizam o tempo investido e maximizam o compartilhamento de informações de alta qualidade em um ambiente não ameaçador.