Habilidades de assistente de principal escritório com exemplos

As posições de assistente de escritório podem ser encontradas em todas as indústrias e compartilhar um grande conjunto de habilidades. Os assistentes de escritório às vezes são conhecidos como secretários ou assistentes administrativos, mas o que eles fazem é ajudar no funcionamento de um escritório.

Se o escritório pertence a um escritório de advocacia, uma prática médica, uma instituição educacional ou uma corporação, as necessidades são semelhantes: alguém precisa arquivar registros, manter cronogramas e cuidar da comunicação rotineira em nome das pessoas que usam o escritório.

Alguns assistentes de escritório trabalham remotamente. Assistentes virtuais normalmente trabalham em casa, executando tarefas que um assistente administrativo ou secretário normalmente faria.

Responsabilidades de Trabalho Assistente de Escritório

Embora as posições de assistente de escritório geralmente sejam semelhantes entre si, o trabalho ainda é variável-ele varia de um dia a dia, e não do escritório para o cargo. Hoje você pode atuar como recepcionista, amanhã pode exigir reparar a impressora e, no dia seguinte, você terá que transferir todo o gabinete de arquivamento para a nuvem. Você precisará de uma habilidade muito ampla para ter sucesso.

Os assistentes de escritório estão entre os grandes heróis desconhecidos do mundo dos negócios, porque quando você faz seu trabalho certo, ninguém percebe o escritório. Mas algumas pessoas gostam do trabalho em ritmo acelerado, mas flexível, a sensação de estar no coração de tudo. Uma boa secretária pode encontrar trabalho em quase qualquer lugar, em qualquer tipo de organização.

Habilidades de assistente de alto escritório

Aqui estão algumas das principais habilidades que os empregadores procuram ao contratar funcionários do escritório.

Habilidades de comunicação verbal

A comunicação é uma habilidade suave crítica para um assistente de escritório. Você terá que interagir com seu supervisor, colegas do escritório, profissionais que você auxilia e possivelmente clientes ou pessoas em outros escritórios da mesma organização. Todos vocês trabalham em equipe, e você é o seu principal hub de comunicação.

Você precisará ser alegre, útil, bem informado, articulado e um bom ouvinte todos os dias.

• Atender telefones
• Relações com o cliente
• Comunicação
• Encaminhando chamadas telefônicas
• Mensagem tomando
• Roteando chamadas telefônicas
• Quadro de distribuição
• Telefone
• Comunicação verbal

Habilidades de comunicação escrita

A maioria dos assistentes de escritório escreve muito. Eles podem escrever memorandos, preencher formulários ou letras de rascunho ou e -mails. Alguns criam conteúdo para o site da empresa ou editam texto para outros. A comunicação escrita clara e profissional é uma obrigação.

• Correspondência
• E-mail
• Correspondência
• Correspondências
• Digitando
• Processamento de texto
• Comunicação escrita

Amizade

Um assistente de escritório pode ser a primeira pessoa que um cliente vê ao entrar no escritório. Se o ocupante principal do escritório estiver fora no momento, o assistente do escritório pode ser a única pessoa que o visitante interage com. Você deve estar pronto para cumprimentar todos os visitantes com um sorriso e uma palavra gentil e ajudá -los com o que eles precisam, tanto quanto você. Então, boas habilidades interpessoais são uma necessidade.

• Atendimento ao Cliente
• Direcionando visitantes
• Flexível
• Amigável
• Cumprimente os hóspedes
• Interpessoal
• Atitude positiva
• Confiabilidade
• Bem -vindo aos visitantes

Habilidades tecnológicas

Antigamente, os secretários faziam muita digitação. Os tempos mudaram e a tecnologia também, mas os assistentes de escritório ainda podem esperar gastar muito tempo na frente de um teclado. Em vez de uma máquina de escrever, você precisará saber uma variedade de aplicativos de software. Saber como fazer algum suporte técnico leve e como consertar uma impressora recalcitrante também não dói.

• Computador
• documentos Google
• Google Drive
• Formulários do Google
• Folhas do Google
• Google slides
• Gmail
• Internet
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPint
• QuickBooks
• Folga
• Tecnologia
• Vídeo conferência
• Ampliação

Organização

Os assistentes de escritório devem ser extremamente organizados para conciliar efetivamente suas muitas tarefas. Você precisará ajudar a manter outras pessoas organizadas também de manter calendários para manter o escritório em ordem.

• Suporte administrativo
• Compromissos
• Cobrança
• Calendários
• Clerical
• Entrada de dados
• Entregando e -mail
• Preenchimento eletrônico
• Relatório de despesas
• Arquivamento
• Operações da recepção
• Manuseio de dinheiro
• Deveres de escritório
• Equipamento de escritório
• Inventário de suprimentos de escritório
• Material de escritório
• Apoio ao escritório
• Organização
• Papelada
• Envio

Habilidades para resolver problemas

A resolução de problemas ou as habilidades de pensamento crítico são importantes para qualquer assistente de escritório, pois você costuma ser a pessoa que outras pessoas vêm com perguntas ou problemas.

• Coordenar as atividades do escritório
• Encontros
• Habilidades para resolver problemas
• Responda a consultas
• Agendamento
• Triagem e direção de chamadas
• Planilhas
• Trabalho em equipe
• Gerenciamento de tempo
• Acordos de viagem

Resumo e exemplos de cartas de apresentação

Revise os exemplos de currículo e carta de apresentação e obtenha modelos para download, para uma variedade de posições no escritório:

• Resumo do Assistente Administrativo
• Carta de apresentação do assistente administrativo
• Resumo do assistente pessoal
• Recepcionista currículo
• Carta de apresentação da recepcionista
• Exemplos de currículo de negócios

Como mostrar suas habilidades

• Os nomes dessas habilidades funcionam como palavras -chave, então use o máximo possível ao escrever seu currículo.
• Você pode usar essas mesmas palavras -chave em sua carta de apresentação. Concentre -se especificamente naqueles que seu possível empregador se importa com a maioria.
• Certifique -se de ter pelo menos um exemplo de tempo em que demonstrou habilidades de cada categoria pronta para compartilhar com os entrevistadores.