Principais erros contábeis para evitar

Erros contábeis acontecem de tempos em tempos, mas muitos erros contábeis comuns podem ser evitados com o planejamento e a preparação adequados. Todos sabemos que geralmente leva mais tempo para corrigir um erro do que acertar na primeira vez. Curiosamente, também é mais barato identificar e corrigir erros no início de um projeto, em vez de esperar para corrigir o problema mais tarde.

Se você tratar seus negócios como um projeto de longo prazo, você deve ser proativo, tomando conhecimento dos erros comuns que os outros estão cometendo e os corrigem desde o início, o que não apenas economizará tempo, dinheiro e dores de cabeça da sua empresa, mas também Dê a você uma vantagem competitiva no mercado com mais operações simplificadas e melhor satisfação do cliente. A seguir, são seguintes erros contábeis comuns que todo CPA viu pequenos empresários cometerem.

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Não seguir os procedimentos contábeis

Mesmo proprietários de pequenas empresas, indivíduos autônomos e freelancers devem configurar procedimentos formais, documentados e detalhados para gerenciar procedimentos de contabilidade e contabilidade, bem como para executar outras tarefas de rotina.

Uma etapa útil é desenvolver formulários e listas de verificação padronizados para concluir para garantir consistência e precisão. Por exemplo, você deseja documentar um processo para configurar novos fornecedores.

Você precisará do nome, endereço, número de telefone do fornecedor e número de identificação do empregador (EIN), entre outros documentos, como certificados de seguro, cartas de recomendação ou contratos assinados. Então você precisará inserir essas informações em seu software de contabilidade para que você possa processar pagamentos.

Você deseja dedicar o tempo necessário para considerar as informações que você precisa reunir de seus fornecedores, desenvolver um formulário ou lista de verificação padronizada para garantir que você obtenha essas informações e depois ter uma política por escrito que seus funcionários possam seguir.

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Trabalhando sem orçamento

Crie um orçamento para que você tenha uma linha de base para julgar os resultados operacionais da sua empresa. Os orçamentos não são apenas úteis para conter o excesso de gastos, mas podem ser usados ​​para estabelecer objetivos financeiros realistas e escritos. Os orçamentos devem sempre ser fundamentados na realidade, mas você certamente pode usar seu orçamento para definir metas financeiras razoáveis, seja aumentando as receitas ou reduzindo as despesas operacionais.

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Fazendo erros de entrada de dados

Erros de entrada de dados ocorrem de tempos em tempos. Embora você não possa impedir todos os erros de entrada de dados, você pode ter uma política para executar várias reconciliações em tempo hábil para garantir que as entradas de dados sejam detectadas rapidamente e podem ser corrigidas.

Por exemplo, você deseja realizar reconciliações bancárias mensais, bem como reconciliações a receber e pagáveis. Você também pode executar variações orçamentárias para identificar possíveis erros na classificação de receitas ou despesas ou executar recibos de clientes ou relatórios de pagamento de fornecedores periodicamente para garantir que todos os recibos e desembolsos pareçam razoáveis.

Transações incomuns devem ser revisadas para garantir que nenhum erro de entrada de dados tenha sido cometido e que as transações sejam precisas.

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Não conseguindo fazer backup de software de contabilidade

Você precisa fazer backup do software de contabilidade da sua empresa e outros dados regularmente. Muitos programas de software de contabilidade de pequenas empresas têm um recurso que permite configurar um backup automático do seu programa de contabilidade.

Use-o. Você também deve reservar um tempo para verificar seus arquivos de backup, chegando a usar o arquivo de backup para ver se você pode administrar seus negócios como de costume com ele.

Às vezes, arquivos corrompidos; Às vezes você não faz backup de todos os dados que precisa. Uma verificação rápida pode identificar problemas com seu processo de backup para que você possa garantir que você tenha tudo o que precisa para continuar operando seus negócios se a necessidade surgir.

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Fazendo muito

Terceirizar tarefas administrativas que não agregam valor à sua empresa podem ser uma vantagem.

Por exemplo, um contador de impostos provavelmente é melhor versado na lei tributária do que você, portanto, a terceirização de planejamento tributário e preparação para o seu contador permitirá que você diminua sua responsabilidade tributária, aumente a conformidade tributária e deixe você com mais tempo para se dedicar à geração de receita Atividades.

Muitos proprietários de pequenas empresas não querem delegar responsabilidade a outros profissionais capazes, mas a terceirização de contabilidade, jurídica, TI e outras funções administrativas pode reduzir erros e aumentar a lucratividade se você usar o tempo recém -descoberto com sabedoria com sabedoria.

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Não categorizar adequadamente as receitas e despesas

O método de contabilidade da caixa de sapatos provavelmente não é uma boa opção para pequenas empresas com mais do que apenas algumas transações por ano. Todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio deve ser atribuído à categoria apropriada.

Os empresários que permanecem no topo de seus registros contábeis não se deparam com erros. Eles saberão quem foi cobrado, quanto e se o cliente pagou ou não.

Você também descobrirá que sua preparação de impostos de final de ano será muito mais suave do que tentar remontar os registros necessários para preparar a declaração de imposto de renda da sua empresa logo antes do retorno ser devido.