10 principais maneiras de fazer uma reunião remota eficaz

Antes da crise do coronavírus, as empresas decidiram por conta própria se quisessem que os funcionários trabalhassem remotamente ou tivessem um requisito de presença em tempo integral no escritório. De repente, o mundo virou de cabeça para baixo e a maioria das empresas foi obrigada a mudar e se adaptar a um modelo de trabalho remoto.

No entanto, mesmo quando as ordens que ficam em casa acabar. Também é provável que essa experiência de trabalho remoto seja menos parte de, se não todo o tempo, receberá alguns apoiadores. Aqui estão 10 maneiras de ajudá -lo a tornar suas reuniões remotas mais eficazes.

Você precisa de ótimas ferramentas de tecnologia

Quando você trabalha dentro de uma cultura de Device (BYOD), as pessoas terão uma variedade de sistemas e capacidades. Seus funcionários, porém, podem não ter o que precisam para participar de uma videoconferência de sucesso. Considere padronizar laptops ou pelo menos definir um padrão mínimo para que a videoconferência seja clara e eficaz.

Você deseja ter vários tipos de tecnologia que são acordados para reuniões remotas para que os funcionários se tornem eficientes e experientes. Isso também pode significar investir em fones de ouvido de qualidade, o que pode ajudar a bloquear o ruído de fundo, além de impedir o feedback de outras pessoas na videoclipe.

Atenha -se ao básico da reunião bem -sucedida para reuniões remotas

Conversas secundárias e bate-papo antes que uma reunião presencial seja comum, mas nem sempre funciona tão bem em situações virtuais. Os especialistas em reunião Bob Frisch e Cary Greene sugerem ter uma estrutura formal, um facilitador designado, uma agenda e definir prazos para manter sua reunião virtual funcionando sem problemas.

Como em qualquer reunião bem -sucedida, você também precisará ser franco sobre o motivo pelo qual está convocando, a meta e o que você espera que a decisão, saída ou resultados pareçam depois.

Não subestime o fator de socialização

Existem várias razões pelas quais os funcionários remotos podem querer realizar reuniões: compartilhando informações, brainstorming soluções, atividades de coordenação e apenas geralmente construindo a equipe. Mas um motivo importante para realizar uma reunião remota é a socialização. As equipes remotamente localizadas precisam construir laços sociais para trabalhar melhor juntos. No momento, pode ser necessário realizar mais reuniões do que em tempos "normais", porque muitas pessoas estão se sentindo isoladas e desconectadas uma da outra.

"Quanto mais você pode construir um senso de comunidade agora, melhor para a saúde emocional e o desempenho do trabalho de todos", diz o autor e agência digital Exec Howard Tiersky. "Uma reunião bem executada pode realmente ser um ponto positivo em um dia sombrio e deprimente."

Um quebra -gelo ou atividade virtual também ajudará você a iniciar a reunião remota com uma nota positiva e incentivará um seguimento sensato para o tópico principal do que a conversa ociosa. Até um divertido quebra -gelo ajuda a aquecer a conversa do grupo.

Mudo quando necessário

Ruídos de fundo, como pessoas que tomam anotações em seus laptops, acrescentam um tremendo ruído a uma reunião virtual. Lembre os participantes de acertar mudo se estarem digitando (a menos que estejam falando) ou se tiverem outro ruído em segundo plano, como crianças, TVs, tráfego e animais de estimação.

Compartilhe suas reações

Mesmo que você possa ver os membros da sua equipe, quanto mais pessoas existem na reunião remota, menos você pode ver as dicas faciais um do outro e ler componentes essenciais da linguagem corporal da comunicação em tal ambiente. Isso pode levar a uma experiência desconfortável.

Com as pessoas em mudo, em conjunto com a falta de linguagem corporal e o constrangimento geral da situação remota de reuniões, você pode ter problemas para dizer como as pessoas estão respondendo. 

Se alguém quebra uma piada, diga em voz alta, "isso é engraçado" porque pode não ver seu sorriso ou ouvir sua risada.

Tenha um código de vestimenta para reuniões remotas

Trabalhar em casa geralmente contribui para um dia de trabalho mais descontraído, mas algumas pessoas levam moderação longe demais. Por exemplo, um juiz na Flórida teve que lembrar aos advogados de sair da cama para obter audiências virtuais e colocar roupas regulares.Certifique -se de que seus funcionários saibam as expectativas da empresa para o traje de negócios deles.

Dê a todos os participantes a chance de falar

Em uma reunião regular, você pode esperar que as pessoas falem quando necessário. Devido à falta de pistas sociais e ao silenciamento recomendado, as pessoas podem ter dificuldade em dizer o que precisam dizer. O facilitador ou o líder da reunião deve pedir às pessoas especificamente que falem ou dar a todos os participantes a chance de fornecer feedback ou compartilhar idéias.

Em uma reunião remota, alguns funcionários se sentem mais confortáveis ​​falando e você não quer permitir que ninguém domine. Portanto, o facilitador pode querer chamar as pessoas pelo nome para permitir que cada membro da equipe se comunique. 

Use a função de bate -papo e os recursos de vídeo da ferramenta

Se sua ferramenta de reunião virtual tiver uma função de bate -papo, diga às pessoas para usá -la. A janela de bate -papo é um lugar valioso para observar idéias importantes e fazer perguntas sem interromper o apresentador.

Você também pode pedir aos participantes da reunião remota para ativar o componente de vídeo da ferramenta ou laptop. Esta é uma maneira útil de ajudar as pessoas a permanecer na tarefa e participar efetivamente em uma reunião remota. 

Se você pode se ver, sabe se seu colega de trabalho está ou não envolvido na reunião. Se você usar contato visual, peça aos participantes que se sentem em uma área de sua casa serena e não visualmente perturbadora.

Não tenha medo de resolver os problemas difíceis durante uma reunião remota

Como Frisch e Greene, da Harvard Business Review Alude, pode ser tentador sugerir que todos esperam até que estejam de volta ao escritório para abordar certos problemas de premente.Mas você precisa abordar os tópicos de preocupação de hoje agora. Adiar os problemas lhes permite acelerar, o que é contraproducente ao sucesso dos negócios.

Trate pessoas com bondade e respeito

Enquanto as pessoas tendem a ser mais conscientes na câmera do que em conversas presenciais, mostrar a cortesia é sempre um bom conselho para qualquer forma de reunião. Não critique as pessoas por sua iluminação, colocação da câmera ou outro problema visual durante a reunião. A hora de corrigir essas coisas é antes da reunião, uma a uma.

A linha inferior

Felizmente, essas dicas ajudarão suas reuniões remotas a se tornarem mais eficazes e que valem a pena. Eles não devem apenas servir como uma ferramenta para ajudar seus funcionários a se sentirem mais confortáveis ​​sentados na frente de uma câmera e participando, mas fortalecer sua capacidade de conduzir e gerenciar o fluxo de conversa. E, como muitos desafios de trabalho antes, suas reuniões virtuais melhorarão com o tempo, a prática, a persistência e a paciência.