Dicas para aumentar a participação em eventos de negócios

Ao planejar uma reunião de negócios, conferência ou outro evento profissional, a participação é uma referência importante do sucesso. Você deseja atrair convidados suficientes para preencher assentos, satisfazer as expectativas e tornar o evento um sucesso financeiro. Os participantes querem aprender novas informações e interagir com colegas e líderes em seu campo.

Aumentar a participação e atrair as pessoas certas para um evento não acontece por acidente. As reuniões mais bem-sucedidas vão além das palestras repletas de estrelas e apresentações inspiradoras para criar um ambiente profissional, valioso e amigável para todos. Este processo começa nos estágios iniciais do planejamento.

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Crie uma agenda forte

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A agenda do seu evento é a primeira coisa que os participantes analisarão ao decidir se devem ou não participar. Escolha um forte tema central para ancorar seu evento e estruturar workshops, painéis, palestras e outras partes da agenda para fornecer conteúdo valioso e variado dentro desse tema.

Ao definir sua agenda, considere as necessidades de participantes e apresentadores. Deixe bastante tempo para pausas e refeições e organize o dia em torno dos grandes eventos que você deseja que todos participem.

Se você tiver vários workshops ou painéis de discussões de uma só vez, os eventos espaciais liderados por seus principais alto -falantes para que todos tenham a chance de ouvi -los.

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Considere logística

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Mesmo com a melhor agenda e os palestrantes mais interessantes, a logística vai afetar sua participação. Lembre -se das necessidades de seus participantes e de seu setor ao planejar datas, horários e locais para o seu evento.

• Quanto tempo dura o seu evento e quão locais são os participantes? Eventos curtos podem acontecer durante o dia de trabalho ou imediatamente depois. Eventos de vários dias podem precisar ser planejados em um fim de semana.
• Existem estações movimentadas em seu setor ou eventos populares que já foram estabelecidos? Planeje seu evento durante um tempo que terá menos competição para a participação.
• Os participantes precisarão viajar ou passar a noite? Escolha um local conveniente para hospedagem, aeroportos ou outros meios de viagem. Olhe para negociar uma taxa de hotel reduzida para os participantes, onde o evento está sendo hospedado ou por perto.
• Onde você está hospedando o evento? Se estiver no seu negócio, você precisará planejar assentos, comida e estacionamento. Se estiver em um hotel ou centro de convenções, escolha um local com experiência em planejamento de eventos semelhantes.

Se você espera estabelecer um evento anual ou repetido, seja sensível às necessidades dos participantes enquanto planeja sua logística. Tornando o evento fácil de participar e estabelecer uma reputação de iniciar e terminar a tempo.

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Use técnicas de marketing

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Trate seu evento como qualquer outra parte do seu negócio e desenvolva um mix de marketing para usar para publicidade e promoção.

1. Identifique seu público -alvo. Quem são os participantes ideais para o seu evento? Com o que eles se importam? Alguém na indústria pode comparecer, ou apenas aqueles que você convida pessoalmente? Você está tentando conectar indivíduos de classificação e experiência semelhantes ou atrair participantes em diferentes pontos de suas carreiras?
2. Estabeleça benchmarks de concreto. Quão grande será o seu evento? Quantos participantes você quer? Quais objetivos você está tentando alcançar?
3. Desenvolver um mix de marketing. Crie um plano para promover seu evento com base em seu público -alvo e objetivos de eventos. Você anunciará abertamente, online ou em revistas comerciais? Use otimização de mecanismo de pesquisa para levar as pessoas ao site do evento? Envie apenas convites pessoais para uma lista selecionada de convidados?

Como você gera juros dependerá do tamanho e escopo do seu evento. Mas não importa quão grande seja ou quem seu público -alvo, usando técnicas tradicionais de marketing e vendas, pode ajudá -lo a aumentar a participação.

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Convite cedo

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Uma das chaves para alcançar grande participação no seu evento é convidar as pessoas cedo e acompanhar. Um cronograma de convite pode incluir:

1. Convide e confirme quaisquer apresentadores de KeyNote ou palestrantes do painel o mais cedo possível no processo de planejamento.
2. Mencione o evento aos convidados que você (ou sua equipe) conhece pessoalmente antes de enviar convites.
3. Envie um artigo ou a data eletrônica para indivíduos ou organizações que você espera que participe.
4. Envie em papel ou convites eletrônicos, incluindo destaques da agenda e convidados especiais, com uma solicitação de RSVP.
5. Encaminhar o convite detalhado novamente com uma nota personalizada para colegas ou conhecidos que você conhece.
6. Acompanhe os convidados que ainda não enviaram um RSVP um mês antes do evento.
7. Envie uma confirmação de evento aos participantes uma semana antes do evento programado (eletrônico ou por telefone, dependendo do número de participantes).
8. Acompanhe após o evento por e -mail para convidar feedback ou anunciar quaisquer eventos que os participantes também possam estar interessados.

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Envie convites pessoais

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Não importa quem seja seu público -alvo, a extensão de convites pessoais pode ser uma maneira valiosa de garantir os participantes e gerar emoção sobre o seu evento. Os convidados que recebem convites pessoais têm maior probabilidade de confirmar sim, mesmo que ainda não o conheçam ou sua organização.

Envie um convite físico acompanhado por uma nota pessoal ou telefonema para amigos, colegas e conhecidos, além de convidados de alto nível que você não conhece, mas espero que participe.

Para alguns eventos, pode ajudar a compartilhar essa responsabilidade. A lista de convidados de um evento é frequentemente compilada a partir de listas de contatos que são mantidas por uma variedade de indivíduos, e os indivíduos com os relacionamentos mais próximos aos convidados devem estender um convite direto aos seus próprios convidados.

Se você está planejando um grande simpósio ou convenção com centenas de participantes, convidar todos pessoalmente não será viável. Mas ao planejar eventos maiores, até alguns convites pessoais podem percorrer um longo caminho. Identifique os principais players do seu setor com quem você deseja interagir ou quem pode aumentar o perfil do seu evento e, em seguida, alcance por telefone ou e -mail.

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Acompanhe e agradeça aos participantes

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Muitos participantes apreciam receber folhetos adicionais, slides de apresentação, leitura recomendada ou outros materiais que podem ter sido referenciados pelos apresentadores. O acompanhamento é uma excelente oportunidade para compartilhar essas informações, estender mensagens de agradecimento àqueles que compareceram e começar a divulgar quaisquer eventos adicionais que você planejou para o futuro.

E-mails e correspondências de acompanhamento também são um excelente momento para solicitar feedback sobre seu evento por meio de uma pesquisa on-line, formulário por correio ou comentários por e-mail. Por exemplo:

• Os participantes sentiram que o material abordado nas apresentações e palestras correspondia às suas expectativas?
• O evento ofereceu oportunidades valiosas para networking ou aprendizado?
• O evento atendeu às expectativas dos convidados?
• Onde havia espaço para melhorias?
• O que os participantes achavam que era o take -away mais importante do evento?
• Eles participariam de um evento semelhante no futuro?

Esse tipo de feedback pode ajudá -lo a entender onde seu evento foi bem -sucedido e onde ficou aquém, o que permite melhorar seu processo de planejamento para futuras reuniões ou conferências.