Dicas para escrever comunicações abertas de inscrição

A cada ano, a inscrição aberta permite que os empregadores ofereçam benefícios em grupo a seus funcionários por um breve período, geralmente em torno de 30 a 45 dias. Durante esta janela crítica, os funcionários devem ser informados sobre os benefícios dos funcionários que podem se inscrever, quando fazer isso e onde se inscrever. Infelizmente, muitas equipes de recursos humanos lutam para comunicar as informações necessárias aos funcionários para que possam perder.

O email pode ser uma poderosa ferramenta de comunicação para educar os funcionários durante períodos abertos de inscrição quando usado corretamente. Por ser amplamente aceito e acessível como uma ferramenta de comunicação, essa pode ser uma boa maneira de alcançar todos os funcionários. Aprenda dicas de especialistas para comunicar benefícios durante a inscrição aberta, para que seus funcionários aproveitem ao máximo as ofertas de benefícios de grupo este ano.

Comunicar benefícios antes, durante e após a inscrição aberta

Meses antes da data de inscrição aberta, é importante ter um sólido plano de comunicação para fornecer as informações pertinentes aos funcionários antes da matrícula, durante a inscrição ativa e, uma vez que a inscrição termina. Isso pode ser uma série de e -mails que incentivam os funcionários a tomar ações específicas, com links para o site de inscrição e informações de benefícios.

Atribuir um representante de comunicação de benefícios centrais

A capacidade de resposta é crítica durante a inscrição aberta, porque os funcionários terão inúmeras perguntas durante esse período. Certifique -se de atribuir pelo menos uma pessoa que servirá como ponto de contato para todos os e -mails recebidos de funcionários que têm dúvidas e preocupações. Deve ser alguém muito familiarizado com detalhes, taxas e prazos do plano.

Use um sistema interno para coleta de informações e análises relacionadas ao benefício

Sua empresa rastreia ativamente inscrições, inscrições parciais e outros aspectos do processo de inscrição? Caso contrário, um sistema interno pode ser útil para permanecer no topo do gerenciamento de matrículas em toda a organização. Use um servidor de e -mail gratuito como o Outlook para configurar alertas de email para alterações de dados.

Crie uma série de mensagens para pontos de contato semanais com funcionários

A inscrição aberta pode ser facilitada e mais produtiva quando há uma troca constante entre a equipe de RH e os funcionários. Como parte de sua estratégia de comunicação por e -mail, crie uma série de mensagens que falam sobre tópicos de saúde e bem -estar, os recursos dos programas de benefícios e outros assuntos relacionados. Envie em e -mails semanais de ponto de toque para todos.

Dê aos gerentes uma conta semanal dos esforços de inscrição de benefícios

É sempre uma coisa boa obter uma adesão completa dos gerentes durante os esforços de matrícula de benefícios. Por que? Os gerentes podem ajudar os funcionários a priorizar a se inscrever em seus benefícios para o próximo ano do plano e podem compartilhar como os benefícios apoiam as metas dos funcionários. Use uma campanha de e -mail focada para os gerentes durante os períodos de OE para mantê -los a par de tarefas e datas importantes.

Faça benefícios e -mails divertidos

O período de inscrição aberto não precisa ser estressante. Na verdade, pode ser uma oportunidade de se divertir um pouco. Desenvolva e -mails que incluem alguns jogos divertidos, como perguntas de trivia, fatos interessantes sobre a empresa e brindes gratuitos de lanches saudáveis.

Garanta a gramática correta e a ortografia em e -mails

Antes de enviar e -mails de benefícios, verifique se a gramática e a ortografia são verificadas completamente. Pode garantir que nenhum erro de digitação vá para os leitores e que os e -mails façam sentido. Erros de digitação podem confundir funcionários e parecem não profissionais.

Use um modelo de email padrão e deixe de fora o HTML

Ao desenvolver e -mails para comunicação de benefícios, os especialistas dizem que é melhor manter o modelo de email padrão e simplificar. O Stray HTML pode interferir em alguns programas de leitura de e -mail, especialmente em dispositivos móveis.

Escreva linhas de assunto poderosas

Os e -mails só serão lidos depois de serem abertos. E isso não acontecerá se a linha de assunto não obrigar os destinatários. Ao escrever e-mails, mantenha o foco na criação de uma linha de assunto de e-mail que intrigue os destinatários para abrir o email com palavras de poder como "urgente", "sensível ao tempo" e "atenção" pode ajudar a atingir esse objetivo.

Use declarações totais de recompensa em e -mails sazonais

Para ajudar os funcionários a entender o valor total dos benefícios dos funcionários, use declarações totais de recompensas pelo menos uma vez durante este trimestre. Ele pode ser anexado como um PDF a e -mails individuais, ou um hiperlink pode ser incluído no email para executar uma declaração total de recompensas no conveniência dos funcionários.