Dicas e ferramentas para registro de eventos

Os avanços da tecnologia tiveram um impacto significativo no planejamento e no registro de eventos em particular. Longe vão os dias de convites em papel que chegam em um envelope com um carimbo. O registro on -line é cada vez mais comum para todos os tipos de eventos, desde seminários de negócios e conferências anuais a festas de aniversário marcantes e funções de férias da empresa. Embora este processo online possa parecer simples, ainda requer trabalho.

Felizmente para planejadores de eventos, existem inúmeras ferramentas disponíveis para ajudar no registro de eventos. As opções incluem plataformas simples que abordam o básico do registro de eventos e aquelas que são mais avançadas, oferecendo aplicativos multifuncionais. Alguns programas de registro de eventos processam pagamentos de eventos. Alguns também fornecem reembolsos automáticos se o registro for cancelado. Outros pacotes criam tags de nomes de registrante. As ferramentas de registro de eventos também podem permitir a integração com um site de conferência ou empresa, bem como se conectar às suas plataformas de mídia social.

Infelizmente, com tantas opções, o processo de seleção da ferramenta de registro de eventos para o seu negócio pode ser esmagador. Aqui está um guia simples de seguir para selecionar as ferramentas de registro de eventos que melhor servem ao seu negócio de planejamento de eventos.

Escolhendo software de registro de eventos: onde começar?

Ao selecionar ferramentas de registro de eventos, é melhor começar com a determinação de suas necessidades e desejos. Pense nas suas prioridades de registro e no seu negócio de planejamento de eventos. Faça a si mesmo estas perguntas:

• Suas necessidades são simples e exigem apenas processamento de registros e pagamentos? 
• Você está oferecendo várias sessões no evento principal que exigem registros adicionais?
• Você precisa gerenciar reservas de hotéis ou arranjos de viagem?
• Você está apoiando um site de conferência?
• Você estará fornecendo tags de nomes, coordenando requisitos de áudio visual ou sediar sessões especiais de tração?
• Você gerencia mais de um evento simultaneamente?
• O seu evento é uma ocorrência anual ou um evento único?

As respostas a essas perguntas ajudarão você a encontrar o software de registro de eventos que melhor atenda às suas necessidades.

Ferramentas

Com tantas opções no software de registro de eventos, é fácil se envolver em recursos chamativos e as ferramentas mais recentes, independentemente de elas funcionarem para o seu evento ou se serão utilizadas de maneira alguma. Não seja atraído pelos mais recentes e mais recentes. Em vez disso, faça uma lista dos recursos que você emprega atualmente no seu processo de registro de eventos e adicione aqueles que você gostaria de incluir para otimizar o processo. Alguns recursos disponíveis incluem o seguinte:

• Registro on -line do evento
• Registro no evento no local
• Registro do Grupo de Participantes
• Auto-check-in do participante
• Processamento de pagamento de eventos
• Gerenciamento de participantes e relatórios
• Criação e gerenciamento de distintivos de participantes
• Registro para sessões individuais
• Desenvolvimento de formulários
• Gerenciamento de quartos de hotel
• Gestão de Marketing
• Mídia social
• Pesquisas e feedback de eventos

Preço

Muitas ferramentas de registro de eventos oferecem funções padrão a um preço razoável, que são adequadas ao gerenciar eventos diretos. Esses programas incluem formulários básicos de registro que podem ser vinculados ao seu site. Eles podem coletar informações de registro, incluindo informações de cartão de crédito, para registrar e processar os pagamentos com cartão de crédito. Além disso, as listas de registro de participantes podem ser compiladas ou exportadas. Dependendo do tipo de eventos que você planeja e da frequência dos eventos, essas ferramentas simples podem ser uma boa opção, fornecendo exatamente o que você precisa sem ser atolado com todos os tipos de recursos extras que não são utidos a você.

Recursos extras

Se o seu trabalho de planejamento de eventos tiver você planejando grandes conferências, as ferramentas de registro de eventos que oferecem funcionalidade adicional além do básico pode ser exatamente o que você precisa. As soluções incluem aqueles que processam o registro de eventos e combinam que aparecem com a capacidade de rastrear e relatar vários detalhes de um evento maior e mais complexo. Se os participantes do evento estiverem se registrando para a conferência e depois se inscrevendo em oficinas específicas em uma determinada sessão, existem ferramentas para permitir essa função.

Alguns softwares permitirão o processamento de vários participantes de uma organização com uma fonte de pagamento, além de oferecer diferentes estruturas de preços com base em descontos em grupo ou taxas antecipadas de registro. Se você precisar de relatórios personalizados, procure um pacote de registro de eventos que gerará automaticamente relatórios compilando listas de participação com base em workshops individuais ou em outros parâmetros que você seleciona. As conferências normalmente exigem nametags impressos, então coloque -o na sua lista de "deve ter" para que eles possam ser criados automaticamente como parte do processo de registro de eventos e procure personalização para refletir se o participante está registrado para toda a conferência, parte da semana ou apenas um dia específico.

Integração

Para os planejadores de eventos que conduzem inúmeros eventos, integrando dados de registro em seu banco de dados existente pode ser uma função crítica para sua organização. Considere os métodos atuais para adicionar registrantes ao seu banco de dados e identificar áreas de melhoria. É importante pensar em várias maneiras pelas quais essas informações podem ser integradas às informações existentes, como indivíduos que se ofereceram ou doados. A maioria dos aplicativos de registro de eventos fornece a capacidade de exportar manualmente dados. No entanto, esse método consome tempo, pois requer importação manualmente as informações em seu banco de dados novamente. Explore os pacotes que podem satisfazer não apenas as demandas de registro de eventos, mas também apóiam suas necessidades de gerenciamento constituinte.

Drive de teste antes de comprar

Depois de diminuir sua escolha de software de registro de eventos, determine se eles oferecem um período de teste gratuito. Isso lhe dará a oportunidade de não apenas testar os recursos, mas para ver se ele tem a funcionalidade que você precisa e se for um bom ajuste para o seu evento. Também é uma oportunidade de experimentar seu nível de atendimento ao cliente ao responder às suas perguntas ou trabalhar para resolver um problema que você está tendo.